Apabila ia datang kepada pengurusan masa , memikirkan cara menggunakan masa lebih produktif sering menjadi cabaran. Tempat yang baik untuk memulakan adalah pengurusan e-mel; ini adalah satu kawasan yang mendahului senarai pembunuh masa untuk banyak pemilik perniagaan kecil.
Oleh kerana e-mel adalah bentuk komunikasi yang berterusan, dan kami tidak mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas aliran masuk, kami perlu berusaha meningkatkan produktiviti kami dalam cara kami menerima, menyusun, membalas dan memikirkan e-mel. Petua di bawah ini akan membantu anda membuat sistem untuk mengurus e-mel anda dengan cara yang menyokong produktiviti dan bukannya memakannya.
1. Matikan pemberitahuan.
E-mel cenderung untuk masuk pada setiap masa siang dan malam, jadi penting bahawa anda mengawal bagaimana aliran mesej masuk sesuai dengan hari anda. Matikan pemberitahuan mesej baru pada kedua-dua komputer dan telefon pintar anda untuk mengelakkan gangguan yang berterusan dan gangguan pada jadual anda, dan semak e-mel apabila ia mudah untuk anda.
2. Putuskan cara menggunakan peti masuk anda.
Terdapat banyak falsafah yang berbeza ketika mengendalikan peti masuk e-mel anda. Anda boleh menggunakan peti masuk anda sebagai catchall, hadkan hanya kepada mesej keutamaan tinggi, atau buat senarai tugas kerja.
Kuncinya ialah untuk memilih satu tujuan untuk peti masuk anda dan melekatinya.
3. Buat senarai putih e-mel dan senarai hitam.
Kebanyakan pelanggan e-mel dan penyedia e-mel membenarkan pengguna membuat senarai alamat selamat untuk memastikan mesej-mesej tersebut melalui, menyenaraihitamkan, atau menyekat, apa yang anda anggap alamat spam. Luangkan masa untuk mengemas kini senarai ini dengan kerap untuk memastikan e-mel masuk anda bersih.
4. Tetapkan proses pemasa dan batch.
Sesetengah pemilik perniagaan kecil mendapat manfaat daripada mempunyai poket masa di hari mereka hanya untuk e-mel. Sekiranya ini berfungsi untuk anda, ketikkan jumlah masa yang tertentu pada siang hari untuk membalas mesej, gerakkan item tindakan ke senarai tugas anda, padamkan sampah dan dapatkan idea yang berpandangan sekilas tentang apa yang memerlukan perhatian anda seterusnya.
5. Gunakan peraturan untuk mengautomasikan proses.
Untuk menyelaraskan proses pengurusan e-mel lebih jauh, gunakan peraturan dalam klien e-mel anda yang menyusun, menandai, memindahkan dan menyusun mesej anda. Walaupun akan mengambil sedikit masa untuk membuat peraturan yang menyokong cara anda menggunakan e-mel, sebaik sahaja anda membuatnya, anda boleh mengurangkan sebahagian besar masa pemprosesan e-mel anda.
6. Dapatkan permulaan dari telefon pintar anda.
Banyak pemilik perniagaan kecil mempunyai telefon pintar supaya mereka dapat terus berhubung dan di atas kerja, walaupun ketika mereka keluar dari pejabat. Sekiranya anda sering menyemak e-mel pada peranti mudah alih anda, anda boleh menyimpan sejumlah besar masa dengan membaca dan mula memproses mesej semasa anda bergerak. Walaupun anda hanya membuat tabiat untuk memadam sampah dan mesej yang tidak perlu anda simpan, anda boleh mendapat manfaat daripada peti masuk yang diselaraskan apabila anda kembali ke pejabat.
7. Jika anda tidak membacanya, berhenti berlangganan!
Surat berita e - mel dan mesej pemasaran e - mel lain boleh menjadi cara terbaik untuk terus berhubung dengan pelanggan, rakan sekerja, rakan kongsi dan perniagaan lain yang anda minati, tetapi mesej-mesej ini dapat ditumpuk dengan cepat.
Sekiranya anda belum membaca surat pengulangan tertentu dalam beberapa isu, hentikan langganan anda. Mengehadkan surat berita e-mel dan mesej automatik lain hanya untuk orang yang anda kerap membaca boleh menjadi cara mudah untuk mengurangkan pukal dalam peti masuk anda.
Untuk lebih banyak alat untuk membantu anda menjadi lebih produktif dalam perniagaan kecil anda, terokai senarai ini 101 aplikasi produktiviti .