Sebelum anda mula menulis buku panduan anda, satu nota berhati-hati:
Pastikan anda mempunyai seorang peguam yang pakar dalam bidang undang-undang pekerjaan meninjau buku panduan anda untuk memastikan bahawa tidak ada yang dapat menyebabkan masalah. Membayar seorang peguam untuk memberikan ulasan ini dapat menyelamatkan anda daripada memasukkan sesuatu yang dapat disalahfaham oleh pembaca.
Pengenalan kepada Buku Panduan Kakitangan anda adalah lebih daripada sekadar beberapa perkataan mengenai syarikat anda.
Ia membolehkan pekerja anda memahami pentingnya buku panduan dan merangkumi kawasan untuk pekerja menandatangani untuk mengakui mereka telah membaca buku panduan tersebut. Berikut ialah maklumat lanjut mengenai bahagian Pengenalan termasuk:
- Sejarah Perniagaan Anda
Secara ringkas, huraikan perniagaan anda, termasuk bagaimana ia bermula dan peristiwa penting dalam sejarahnya. - Kenyataan Penyata Tujuan atau Misi anda.
Jika anda telah membuat pernyataan visi atau misi untuk perniagaan anda, bincangkan di sini. Menyatakan visi anda membantu pekerja melihat apa yang anda percayai, dan membuat mereka teruja dengan bekerja untuk syarikat anda. - Surat Selamat Datang
Sertakan surat selamat datang, bercakap terus kepada pekerja dan memberitahu mereka betapa pentingnya anda berfikir mereka kepada organisasi. - Kenyataan "Ini bukan Kontrak"
Dalam surat selamat datang atau kenyataan berasingan, berikan pernyataan untuk memberitahu pekerja bahawa mereka tidak diberi sebarang jaminan:"Buku Panduan ini tidak merupakan kontrak pekerjaan, dan tidak memberikan jaminan pekerjaan."
- Halaman Tandatangan
Sertakan kenyataan bahawa semua pekerja baru mesti menandatangani buku panduan untuk menunjukkan bahawa mereka telah membaca dokumen itu dan memahaminya.
Pengenalan adalah bahagian penting buku panduan pekerja anda. Pastikan peguam anda menyemak bahagian ini khususnya.
Mewujudkan Buku Panduan Kakitangan
Bahagian utama pertama buku panduan pekerja anda mengandungi dasar pekerja.
Dasar-dasar ini memberi maklumat kepada pekerja mengenai jangkaan anda terhadap mereka.
Manfaat pekerja
Bahagian terakhir Buku Panduan Pekerja menggambarkan manfaat dan masa anda memberi pekerja:
- Kehadiran dan Ketepatan
Sertakan seksyen yang menyatakan bahawa pekerja dijangka akan bekerja setiap hari dan tepat pada waktunya. Tentukan "ketidakhadiran" yang berlebihan dan kebiasaan "kebiasaan". - Cuti, waktu makan tengahari, ruang tamu
Bolehkah kakitangan mengambil rehat pada bila-bila masa atau ada masa rehat tertentu? Bagaimana dengan makan tengah hari? Terangkan protokol untuk penggunaan ruang tamu. - Perisian dan dokumen komputer
Buat pekerja sedar tentang undang-undang hak cipta yang berkaitan dengan dokumen. Dokumen apa yang tidak boleh disalin? Apa salinan yang boleh dibuat daripada perisian? Di mana lesen perisian dan apa yang mereka katakan? - Kerahsiaan; hadiah
Dasar negara yang berkaitan dengan urusan perniagaan dan prosedur proprietari. Pekerja tidak boleh mengambil hadiah daripada pelanggan kecuali token yang sangat kecil. - Disiplin / penamatan
Terangkan prosedur untuk disiplin, termasuk amaran, bertulis dan lisan. Termasuk proses rayuan, walaupun untuk sebuah pejabat kecil, sehingga para pekerja merasakan mereka memiliki "tempat untuk pergi." Terangkan keadaan di mana pekerjaan boleh dihentikan. Berapa banyak notis yang diberikan? Bagaimana cuti terkumpul dibayar?
- Penggunaan dadah dan alkohol; dasar merokok
Nyatakan bahawa penggunaan dadah atau alkohol di premis syarikat adalah disebabkan oleh pemecatan segera. Adakah anda membenarkan merokok di premis syarikat? - Pernyataan EEOC
Anda tidak mendiskriminasi sesiapa pun atas sebarang sebab; anda juga boleh membincangkan tempat penginapan untuk pemeliharaan dan dasar agama mengenai pemohon dan pekerja kurang upaya. - Bayar yang sama
Anda menilai gaji pekerja anda bergantung pada tahap kedudukan dan prestasi, bukan pada faktor luaran seperti seks. - Penilaian
Beritahu pekerja bagaimana dan bila anda menjalankan ulasan prestasi. - Status pekerja (sepenuh masa berbanding separuh masa; percubaan).
Jelaskan jam mingguan yang diperlukan untuk pekerjaan sepenuh masa (32? 35? 40?). Adakah pekerja sepenuh masa mempunyai faedah (seperti insurans kesihatan) yang tidak berpatutan? Adakah separuh masa menerima percutian berbayar?
- Gangguan
Nyatakan bahawa syarikat anda tidak bertolak ansur sama ada di antara pekerja atau pelanggan. Bincangkan bagaimana aduan gangguan akan dikendalikan. - Polisi yang menyewa
Terangkan bagaimana anda mengiklankan kedudukan, secara dalaman dan luaran, dan proses wawancara anda. - Kod Pakaian Pejabat
Anda mungkin ingin menyertakan pernyataan umum mengenai pematuhan kepada dasar pakaian, termasuk rambut, solek, perhiasan. Sekiranya pekerja dikehendaki memakai pakaian seragam khusus, siapa yang membayar untuknya? Siapa yang membayar untuk pembersihan? Bahasa yang busuk atau kasar boleh menjadi "sebab yang tepat" untuk penamatan. - Orientasi / latihan pekerja baru
Terangkan program latihan dan orientasi kerja syarikat anda. Adakah masa orientasi dibayar? - Bayar masa / masa pembayaran / gaji / masa lampau
Berapa kerapkah pekerja dibayar? (Setiap dua minggu atau dua kali sebulan adalah tipikal.) Tekankan masa kad / kad masa mesti dikekalkan oleh semua pekerja; Bilakah mereka mesti berpaling? Nyatakan bahawa gaji termasuk maklumat mengenai pemotongan, maklumat terkini. Nyatakan apabila pekerja layak untuk bekerja lebih masa. - Tempat letak kereta untuk pekerja
Terangkan tempat letak kereta anda dan apa-apa sekatan ke atas penggunaannya. Adakah pekerja memerlukan kad letak kereta untuk memasuki lot? Bagaimanakah banyak dipantau? - Panggilan telefon peribadi dan pelawat
Terangkan dasar anda pada pelawat dan panggilan telefon peribadi. - Tempoh percubaan
Adalah idea yang baik untuk memasukkan tempoh masa, biasanya tidak lebih dari 90 hari, di mana pekerja baru dinilai dan pekerjaan "sementara" atau "pada kehendak." Anda boleh menyesuaikan gaji selepas tempoh percubaan ini, untuk memberikan insentif kepada pekerja baru. Biasanya, pekerja percubaan tidak menerima faedah, tetapi akankah anda membayar pekerja percubaan untuk cuti berbayar yang jatuh dalam tempoh percubaan? Adakah pekerja percubaan mulai menimbulkan masa ke arah pengiraan gaji bercuti pada masa ini? - Pengunduran diri
Meminta pekerja yang ingin meletak jawatan memberi anda notis sekurang-kurangnya dua minggu. - Hari cuaca
Terangkan bagaimana dan bila anda akan memberitahu pekerja jika perniagaan ditutup untuk cuaca buruk. Sertakan satu pernyataan tentang bagaimana anda akan meluangkan masa kerja untuk cuaca ketika perniagaan masih terbuka. - Tempoh menunggu
Mesti kakitangan menunggu masa tertentu untuk menerima faedah? Bolehkah pekerja percubaan mula mendapat faedah (terkumpul)? - Waktu berbayar (percutian, hari peribadi, masa sakit)
Bahagian ini ditangani dengan pelbagai cara. Tidak ada undang-undang persekutuan yang mengharuskan anda membayar pekerja untuk waktu yang lama, termasuk percutian, cuti, waktu peribadi, atau masa sakit, walaupun "waktu off" tinggi pada senarai jangkaan pekerja. Pekerja mempunyai pilihan untuk mengambil masa tanpa gaji. Sebarang masa berbayar akan memberi kesan langsung kepada produktiviti dan perkhidmatan pelanggan anda. Salah satu cara untuk mengendalikan ini adalah untuk memberi manfaat "masa berbayar" secara keseluruhan yang berkumpul dari masa ke masa hingga maksimum "x" jam. Masa berbayar boleh digunakan untuk apa-apa tujuan. Prosedur ini memberi ganjaran kepada pekerja yang bekerja setiap hari, memberikan mereka kesempatan untuk bercuti atau hari-hari peribadi yang kadang-kadang. Memerlukan pekerja untuk menjadualkan PTO dengan baik terlebih dahulu, kecuali untuk penyakit. Apabila anda telah menyelesaikan bahagian ini, anda hampir bersedia untuk menunjukkan kepada pekerja. Tetapi sebelum anda melakukannya, bawa ke peguam anda atau peguam yang pakar dalam undang-undang pekerjaan untuk semakan.
- Vacations.
Huraikan kelayakan bercuti; Berapa lamakah pekerja terpaksa bekerja untuk bercuti? Bagaimanakah panjangnya ditentukan? Bagaimana cuti berbayar? Apa yang berlaku jika seseorang meninggalkan; adakah dia menerima gaji untuk masa bercuti yang tidak digunakan? Kebanyakan majikan tidak membenarkan pekerja menerima bayaran daripada bercuti, kerana beberapa sebab. Jangan biarkan pekerja membawa pulang percutian ke tahun hadapan; setiap orang perlu bercuti setiap tahun. Bilakah pekerja mesti mengumumkan rancangan bercuti mereka? Siapa yang mendapat keutamaan dalam penjadualan? - Cuti.
Tiada undang-undang persekutuan yang memerlukan bayaran bercuti; jika pejabat ditutup, anda tidak perlu membayar untuk kali ini. Apa yang dibayar bercuti yang anda berikan? Senaraikan cuti khas untuk setiap tahun. Anda boleh memutuskan untuk menukar cuti dari tahun ke tahun, tetapi biasanya, anda perlu mengekalkan nombor yang sama. Mesti pekerja bekerja hari sebelum dan hari selepas bercuti untuk menerima bayaran bercuti? Anda tidak perlu membayar pekerja sambilan untuk cuti, walaupun pekerja sepenuh masa menerima mereka. Jika anda memutuskan untuk menutup pejabat pada hari tertentu dan tidak membayar pekerja, anda harus memberi mereka notis terlebih dahulu. - Masa yang sihat / Hari Peribadi
Kebanyakan pejabat kecil mendapati beban yang besar untuk membayar pekerja untuk masa tambahan, baik dari segi kakitangan dan kos kewangan. Anda mungkin ingin memberi pekerja beberapa hari yang terhad / sakit setiap hari, mengetahui bahawa mereka mungkin akan mengambilnya, sama ada mereka memerlukannya atau tidak. Anda mungkin ingin menetapkan hari ini secara kolektif sebagai hari "peribadi", termasuk hari sakit; jangan membuat orang berbohong tentang sakit untuk mendapatkan hari. Jangan biarkan pekerja membawa masa ke tahun lain; menggunakannya atau hilangkannya. Bolehkah pekerja mengambil ½ hari atau beberapa jam, bukan hari penuh? Pekerja sambilan biasanya tidak layak untuk masa yang sakit. Terangkan prosedur untuk meminta hari-hari peribadi / sakit. - Tugas juri
Anda dikehendaki memberi waktu kepada pekerja jika seorang pekerja menerima saman untuk tugas juri. Bagaimana anda menangani ini? Adakah anda akan membayarnya pada masa ini? Adakah anda memerlukan mereka untuk membayar gaji juri atau bolehkah mereka menyimpannya? Bilakah mesti mereka melaporkan kembali bekerja ("ketika pengadilan tidak bersidang" adalah umum)? Pastikan anda menganggap senario "terburuk" dalam bahagian ini. - Daun Ketidakhadiran
Walaupun anda tidak perlu memberikan cuti tanpa gaji, anda mungkin ingin mempertimbangkan peruntukan ini, terutama untuk pekerja yang berharga. Berapakah masa maksimum seseorang boleh mengambil cuti tanpa gaji dan masih terjamin dari kedudukan apabila kembali bekerja? Jika anda menyediakan insurans, bolehkah orang itu meneruskan insurans ini jika dia membayar premium? Apa yang berlaku apabila pekerja pulang; adakah dia menerima kedudukan bekas? - Cuti tentera
Akta Pekerjaan Pekerjaan dan Penguatkuasaan Seragam 1994 memerlukan majikan untuk membuat usaha yang sewajarnya untuk melatih semula atau menaikkan kemahiran pekerja yang kembali dari tugas ketenteraan. Bagaimana dengan pekerja yang pergi ke perkhemahan musim panas atau untuk kewajipan ketenteraan jangka pendek yang lain? Bagaimanakah pulangan mereka akan dikendalikan?
Apabila anda telah menyelesaikan bahagian ini, anda hampir bersedia untuk menunjukkan kepada pekerja. Tetapi sebelum anda melakukannya, bawa ke peguam anda atau peguam yang pakar dalam undang-undang pekerjaan untuk semakan.
Penafian: Saya bukan seorang peguam dan saya tidak memberikan nasihat undang-undang. Artikel ini disediakan untuk maklumat dan tidak boleh dipercayai. Rujuk peguam untuk dokumen ini dan semua dokumen jenis ini.