Memutuskan Jika Anda Sentiasa Memerlukan Mesyuarat
Pertama, tentukan jika merancang sesuatu mesyuarat adalah perlu.
Sering kali, kita memikirkan mesyuarat formal sebagai cara terbaik untuk berkongsi maklumat atau membincangkan topik. Tetapi jika berita anda boleh dihantar menerusi e-mel atau panggilan persidangan, atau hanya dengan meraikan beberapa orang di pejabat anda selama 15 minit, kemudian luncurkan mesyuarat rasmi.
Hanya Jemput Orang Yang Benar-benar Perlu Di Sana
Pernah dijemput ke mesyuarat dan tertanya-tanya - separuh jalan - mengapa anda berada di sana? Jangan buang masa orang dengan menjemput mereka ke mesyuarat yang mereka tidak perlu hadir. Itu bukan mesyuarat yang berkesan. Adakah seseorang dari perakaunan perlu hadir di mesyuarat untuk menjawab soalan anggaran? Kemudian jemput seorang individu dari perakaunan yang sesuai untuk tugas itu.
Sekiranya rakan sekerja atau penyelia perlu dimaklumkan mengenai apa yang dibincangkan pada mesyuarat, anda tidak perlu menjemput mereka ke mesyuarat sebenar. Cukup sediakan ringkasan mesyuarat dan hantarkan kepada mereka selepas itu. Mereka akan menghargai penjimat masa dan anda mempunyai jaminan bahawa - kerana anda meletakkan maklumat secara bertulis - bahawa mereka telah dimaklumkan sepenuhnya tentang perbincangan.
Hantar Peringatan Peringatan
Kehidupan sibuk dan kalendar cepat ditempah dengan aktiviti yang dijadualkan. Hantar peringatan mesyuarat susulan dua hari sebelum mesyuarat anda. Ini akan mengesahkan orang-orang yang menanggapi bahawa mereka akan hadir dan juga membolehkan anda tahu lebih awal jika jadual telah berubah dan peserta utama tidak boleh membuat masa mesyuarat yang dijadualkan.
Mempunyai Agenda
Untuk merancang mesyuarat yang berkesan, anda mesti terlebih dahulu merancang apa yang akan dibincangkan. Apakah matlamat mesyuarat? Apa yang anda ingin capai? Mengembangkan agenda mesyuarat terlebih dahulu dan mengedarkannya kepada peserta. Tunjukkan masa permulaan dan sertakan senarai pendek tajuk yang perlu ditangani. Jangan rogol pertemuan anda dengan agenda yang terperinci dan terperinci. Nyatakan dengan namakan mana-mana individu yang akan bertanggungjawab untuk melapor di kawasan tertentu.
Jadilah jelas mengenai jangkaan
Apabila anda mula-mula menghantar pemberitahuan mesyuarat, jelas tentang tujuan dan jangkaan anda. Adakah mesyuarat berputar di sekitar persembahan dan peserta perlu bersedia untuk mengambil nota? Atau apakah sesi ceramah ini di mana para peserta dijangka hadir dengan idea dan cadangan?
Di sesetengah budaya korporat, pekerja dikumpulkan untuk mendengar sahaja dan kemudian kembali ke ruang kerja mereka. Di syarikat lain, para pekerja bebas berpartisipasi. Di tempat kerja kolaboratif hari ini, interaksi dan perkongsian idea tidak hanya dialu-alukan semasa mesyuarat; ia sering menjadi tujuan mesyuarat itu sendiri.
Mulakan pada Masa
Jika anda adalah orang yang biasanya muncul untuk mesyuarat tepat pada masanya, maka anda faham betapa mengecewakan apabila mesyuarat sebenar tidak berjalan selama 15 minit ketika orang menetes ke dalam bilik.
Apa yang tidak dapat dielakkan adalah, ke depan, semua orang tahu bahawa pertemuan-pertemuan ini tidak pernah bermula tepat pada masanya jadi setiap orang mula muncul lewat. Mengurus mesyuarat anda. Mulakan dengan segera pada masa mula yang diberikan. Tutup pintu dan mulakan. Mereka yang stragglers dengan cepat akan mendapat mesej bahawa mereka tiba terlambat dan mereka hanya perlu membuat kesilapan sekali.
Keep It Short and Simple
Kebanyakan mesyuarat dijangka selama satu jam ketika - dalam banyak kes - 30 minit atau bahkan 45 minit akan mencukupi. Apabila terlalu banyak masa diperuntukkan, hasil yang biasa adalah masa yang sia-sia. Orang berlama-lama selepas mesyuarat berakhir atau menghabiskan terlalu lama pada item agenda tertentu. Tetaplah pertemuan singkat dan ke titik.
Tinggal di Topik
Satu agenda sahaja tidak akan menjalankan mesyuarat anda dengan cekap. Terus agenda dan terus perbincangan dari mengembara pada tangen.
Alamat apa-apa soalan luar topik, menyatakan bahawa ia adalah topik untuk mesyuarat lain, ia akan ditangani secara persendirian, atau sebagainya. Tiada sesiapa yang suka mesyuarat yang tidak jelas di mana tujuan mesyuarat mengambil tempat duduk belakang untuk perbualan lain.
Mengambil Mesyuarat Lebih Kecil Di Luar Bilik Persidangan
Duduk di bilik persidangan akrab yang sama berkumpul di meja biasa yang biasa - itu biasa. Untuk menggalakkan pekerja berinteraksi, berfikir secara kreatif, dan mengadakan perbincangan yang meriah, pertimbangkan untuk mengambil mesyuarat di luar bilik persidangan standard.
Pertimbangkan pertemuan di luar meja jika cuaca dan cuaca membenarkan. Cuba berkumpul di kawasan umum yang mempunyai sofa dan meja kecil dan bukannya meja persidangan besar dan kerusi berputar.
Jangan Takut untuk Memperoleh Pendekatan yang berbeza
Jika pendekatan ke mesyuarat tidak berfungsi, jangan takut untuk bertukar kursus. Sebagai contoh, jika sesi brainstorming menghasilkan bilik yang tenang dengan dialog yang sangat sedikit, menukar arah. Menjadi fleksibel dan perhatikan bagaimana keseluruhan mesyuarat sedang berjalan.
Gunakan Teknologi
Merancang untuk menggunakan teknologi untuk memastikan para peserta terlibat. Dalam dunia digital hari ini, kebanyakan orang digunakan untuk melihat grafik atau video untuk menyokong perkataan yang mereka dengar. Rayuan ke minda itu dan masukkan audiovisual semasa merancang mesyuarat anda.
Komputer yang diunjurkan ke skrin besar dan pembentangan Smart Board yang menggalakkan interaksi adalah perubahan yang dialu-alukan daripada persembahan PowerPoint yang panjang.
Hantar Ringkasan Mesyuarat
Dalam sehari selepas mesyuarat, hantar ringkasan ringkas mengenai apa yang dibincangkan. Menyebarkan ini melalui e-mel kepada semua yang hadir, yang tidak dapat menghadiri pertemuan, dan mereka yang perlu dimaklumkan. Juga termasuk sebarang perkara tindakan, menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap item serta tarikh yang perlu dibayar.