Jadilah Fleksibel
Jangan mengunci diri anda pada tarikh tertentu. Bersedia untuk bergerak ketibaan dan / atau berlepas untuk menurunkan hari penghunian atau tempoh untuk menghasilkan kadar yang lebih baik.
Adakah Penyelidikan Anda
Jika satu lagi peristiwa besar ditetapkan untuk berlaku semasa tarikh anda, inventori bilik mungkin rendah dan kadar pada premium.
Berfikir di hadapan
Mula rundingan kontrak sejauh yang anda boleh. Ia merupakan pasaran perancang (sekarang) dan hotel tidak sabar-sabar untuk mengunci perniagaan masa depan. Tetapi, terus meninjau ramalan hotel. Oleh kerana tahap perniagaan menstabilkan dan mendaki begitu pula kadar harga bilik. Juga, pastikan anda mempunyai fleksibiliti untuk menyesuaikan kontrak jangka panjang untuk mengambil kira aliran kehadiran / tempahan baru.
Atau Hidup dalam Moment
Tempahan jangka pendek boleh menghasilkan penjimatan yang signifikan juga. Dalam ekonomi ini, sesetengah hotel menawarkan diskaun kepada perancang yang sanggup menganjurkan acara dalam tempoh masa yang ketat.
Jadikannya Mudah
Menjelaskan nilai anda dan apa yang anda mahu sebagai balasan. Menyediakan RFP terperinci (Permintaan Cadangan) memetik apa yang anda perlukan (penginapan, ruang pertemuan dan julat harga), apa yang anda mahu (konsesi) dan apa jawapan anda untuk jawapannya.
Biarkan Mereka Tahu Siapa Anda
Jangan anggap hotel tahu. Berikan butir-butir mengenai syarikat anda dan peserta anda untuk menunjukkan mengapa anda (dan mereka) bernilai usaha, terutama data ruang dan perbelanjaan dari tahun-tahun sebelumnya.
Counting Consistency
Telah menjadi pelanggan setia selama bertahun-tahun? Jangan takut untuk mengingatkan hotel mengenai dedikasi anda semasa (dan masa depan).
Tetapi, jangan biarkan pengabdian itu menghalang anda daripada berbelanja untuk memastikan anda mendapat harga terbaik untuk wang anda.
Dapatkan Konsesi
Hotel tidak akan dinaikkan pada kadar? Mungkin mereka boleh membantu dengan cara lain. Minta kemudahan seperti naik taraf bilik, yuran resort dikurangkan, gim percuma atau akses WiFi atau bahkan percuma. Anda tidak akan tahu apa yang mungkin anda dapatkan jika anda tidak pernah bertanya. Berhati-hati, walaupun, meminta lebih daripada apa yang masuk akal untuk saiz kumpulan anda dan jangan biarkan pertengkaran konsesi dapat dengan cara hubungan yang sebaliknya baik.
Perhatikan Cetakan Halus
Klausa perantaraan, yuran penalti, penamatan atau pembatalan - pastikan anda meneruskan cetakan kecil dengan berhati-hati. Bolehkah denda diketepikan, ditangguhkan atau dirundingkan? Bolehkah bilik dijual semula tanpa penalti?
Jadilah Proaktif
Minta hak audit supaya anda boleh menyemak senarai tetamu hotel dari senarai peserta anda. Bolehkah anda mendapatkan kredit untuk pendaftar lewat, pelepasan awal atau peserta yang menempah di luar blok? Ia juga mungkin untuk menerima kredit untuk penonton konvensyen yang "berjalan" ke hotel lain (apabila tetamu dihantar ke hartanah lain kerana menjual lebih banyak oleh hotel tuan rumah) atau untuk tidak menunjukkan.