Dihantar Dari Meja (Masukkan Nama)
Dari waktu ke semasa saya akan mendapat e-mel dari seorang peguam yang menghantar e-mel atas nama mejanya. Berikut adalah beberapa masalah dengan pendekatan itu untuk e-mel.
Pertama, indeks paparan Kotak masuk kebanyakan sistem e-mel tidak akan memaparkan nama yang panjang. Kebanyakan orang hanya akan melihat sebahagian daripada "dari meja," dan mungkin beberapa huruf nama pertama orang itu. Lebih penting lagi, ia kelihatan konyol dan agak megah. Meja tidak menghantar e-mel. Jika seorang peguam akan menghantar e-mel, ia sepatutnya berada di dalam namanya.
Kesan Fancy
Sesetengah peguam suka kreatif dengan kemunculan e-mel mereka. Pada hari yang lain saya melihat blok tandatangan peguam dan seketika saya fikir saya mengalami masalah penglihatan. Ternyata bahawa huruf kabur disengajakan. Kesan khas mungkin kelihatan menghiburkan, tetapi apa-apa yang menjadikan kata-kata yang sukar dibaca adalah idea yang tidak baik. Terutama jika apa yang sukar dibaca ialah nama peguam dan alamat e-mel.
Lebih teruk daripada kesan khas pada surat-surat adalah ketika peguam-email melontarkan e-mel mereka dengan karya seni atau grafik mewah. Ini menjadikan mesej lebih perlahan untuk dimuat turun, lebih lambat dibuka, dan lebih mudah untuk dibaca.
Matlamat e-mel adalah untuk menyampaikan maklumat, bukan kemahiran artistik. Pastikan ia mudah.
Tiada Blok Tandatangan
Tidak sukar untuk mendirikan blok tandatangan automatik dalam kebanyakan sistem e-mel. Ia tidak perlu rumit, dan pendapat berbeza-beza mengenai berapa banyak maklumat yang dimasukkan ke dalam blok tandatangan. Sesetengah peguam mengalihkan pengirim e-mel mereka ke dalam iklan mini yang keluar dalam setiap e-mel, sementara yang lain mengambil pendekatan yang sangat minimalis dengan hanya nama dan alamat e-mel atau nombor telefon mereka.
Kebanyakan meletakkan beberapa jenis notis privasi atau penafian undang-undang di bahagian bawah footer. Semua ini adalah penggunaan blok tandatangan e-mel yang boleh diterima. Apa yang tidak boleh diterima ialah menghantar e-mel yang tidak mengenal pasti penghantar. Penerima e-mel tidak perlu meneka siapa yang menghantar e-mel tersebut. Peguam harus jelas mengenal pasti diri mereka dalam setiap komunikasi yang mereka hantar, dan jika peguam pintar, e-mel akan memasukkan notis privasi juga.
Menulis E-mel Walaupun Marah
Salah satu manfaat sistem lama menghantar surat kepada orang ramai adalah terdapat tempoh "penyejukan" terbina di antara apabila surat akan ditulis dan apabila ia benar-benar akan keluar kepada penerima. Jika peguam itu menaip surat itu sendiri, ia masih mungkin duduk di atas meja selama beberapa jam sebelum pergi ke pejabat pos. Jika ia ditentukan, pada masa itu setiausaha selesai menaipnya peguam mungkin telah mendapat apa yang membuatnya begitu marah di tempat pertama.
Perlindungan itu tidak wujud dalam e-mel. Dengan e-mel, peguam boleh memecahkan sebuah pernyataan yang marah dalam beberapa saat dari apa yang mencetuskan kemarahan. 99.99% masa ini akan menjadi idea yang tidak baik. Tiada siapa yang fikir jelas apabila dipandu oleh kemarahan. Pergi melakukan sesuatu yang lain, dan kembali kepada masalah yang menyinggung kemudian apabila beberapa kemarahan telah hilang.
Ia boleh membuat perbezaan antara menyimpan atau kehilangan pelanggan, rakan, dan wang.
Tidak Membuat Respons Tepat
Sesetengah peguam merasakan bahawa "peraturan 5 hari" lama untuk menjawab surat-menyurat perniagaan juga terpakai untuk e-mel. Ia tidak. Tidak peduli betapa menyusahkannya, realitinya ialah orang ramai mengharapkan maklum balas yang lebih cepat terhadap e-mel daripada yang mereka lakukan kepada surat yang dihantar melalui surat. Sekiranya pelanggan atau peguam lain menghantar e-mel, cuba balas dalam tempoh 24 jam sekiranya mungkin. Sekiranya ia adalah satu perkara yang rumit yang tidak dapat diberikan perhatian pada masa ini, sekurang-kurangnya menghantar pengakuan dan biarkan orang tahu bila mengharapkan tindak balas. Kebanyakan pelanggan akan menghargai mesej mesra yang mengatakan e-mel diterima dan akan dijawab dalam masa terdekat. Dalam menghadapi keheningan, pelanggan dibiarkan berspekulasi sama ada peguam itu mendapat e-mel, sama ada tindak balas sedang dalam perjalanan, atau kebimbangan klien hanya diabaikan.
Penerima salah dalam medan Kepada
Salah satu perkara yang hebat tentang fungsi auto-lengkap pada sistem e-mel ialah ia membenarkan peguam mencari alamat e-mel pelanggan atau rakan sekerja mereka dengan lebih cepat. Salah satu risiko fungsi auto-lengkap adalah bahawa peguam yang tidak berhati-hati boleh menghantar e-mel kepada orang yang salah. Dalam sesetengah keadaan, ini mungkin tidak lebih daripada rasa malu kecil, tetapi dalam sesetengah keadaan, ia boleh memberi kelalaian profesional. Jangan secara tidak sengaja e-mel komunikasi klien sulit untuk menentang nasihat atau bahkan kepada pelanggan lain.
Menggunakan pilihan "Balas Semua".
Penasihat menentang menghantar e-mel kepada anda dengan cadangan atau menegaskan posisinya mengenai isu. Anda mengemukakan e-mel kepada peguam lain di firma anda yang terlibat dengan kes itu untuk membincangkannya. Tidak lama lagi butang "balas semua" sedang digunakan dengan bebas, tanpa ada yang menyedari bahawa nasihat menentang disalin pada perbincangan dalaman di firma anda. Ia berlaku. Jika anda ingin mengemukakan e-mel untuk perbincangan, hapus maklumat penghantar sebelum meneruskannya. Dan, setiap kali menggunakan pilihan Balas Semua, periksa setiap alamat e-mel dalam senarai penerima sebelum memukul hantar.
8. Barisan subjek yang ceroboh. Ingat bahawa apa-apa yang dihantar kepada peguam lain dalam e-mel boleh diteruskan kepada orang lain. Berfikir dua kali sebelum menggunakan baris subjek seperti "pelanggan idiotik saya" atau "perintah hakim bodoh." Orang tidak tahu di mana salinan e-mel itu boleh didapatkan. Juga, jangan tinggalkan baris subjek kosong, kerana itu boleh menyebabkan peguam lain tidak menyedarinya ada e-mel mengenai kes anda. Garis subjek mudah "kes Parkerson" atau "perjanjian Smith yang dicadangkan" atau tajuk apa pun berkaitan dengan kandungan e-mel yang terbaik.
Dan sementara "klien idiotik" mungkin penerangan yang paling tepat tentang kandungan e-mel, ia adalah pilihan yang buruk untuk baris subjek.
9. Tonton nada anda - dan jangan salah baca orang lain. Apabila orang bercakap antara muka dengan muka, isyarat wajah dan nada suara biasanya membuat maksud seseorang jelas. Pada panggilan telefon, suara seseorang biasanya cukup untuk dapat memberitahu apabila seseorang sedang sarkastik, bergurau, atau serius. Tetapi dalam e-mel, ia sangat mudah untuk benar-benar salah baca niat seseorang. Banyak persahabatan telah rosak oleh seorang yang salah membaca niat orang lain dalam kenyataan dalam e-mel. Dan dengan peguam-peguam yang biasa digunakan untuk berdebat dengan satu sama lain, mudah untuk seorang peguam cepat untuk menganggap bahawa orang lain menjadi bermusuhan atau kasar.
Seperti yang dibincangkan di bawah "menulis e-mel semasa marah," mengambil masa beberapa minit untuk menyejuk sebelum menghantar maklum balas ke emel jerk itu.
Selepas satu jam berlalu, anda mungkin menyedari bahawa anda benar-benar salah membacanya di tempat pertama. Jangan mempunyai tindak balas pencetus rambut terhadap kenyataan yang dibuat dalam e-mel, dan jangan memadamkan respons sehingga menimbangkan sama ada kemungkinan penghantar mempunyai niat yang berbeza daripada yang mula-mula muncul. Jika nampaknya kenyataan boleh dibaca lebih dari satu cara, dan salah satu daripada cara itu tidak menyinggung, cuba memberi penghantar manfaat keraguan sebelum memotong kepalanya dengan e-mail yang mematikan.
Adakah terdapat kesilapan e-mel peguam lain yang sepatutnya membuat senarai Top 10? Beritahu kami mengenainya di Forum.