Apakah keperluan syarikat anda dari perisian perakaunan perniagaan kecil?
Perisian perakaunan adalah suatu keharusan untuk setiap usaha kecil untuk menjejaki pendapatan, belanja, informasi pelanggan, dan data keuangan lainnya. Ia juga merupakan alat yang hebat untuk membuat keputusan kerana laporan yang tepat pada masanya dan alat analisis belanjawan yang datang dengan kebanyakan program perisian perakaunan memberi peluang kepada para pemilik perniagaan untuk mundur dan mempunyai pemahaman keseluruhan tentang kewangan syarikat. Tetapi di dalam laut program dan jenama perisian, bagaimana anda memilih perisian perakaunan yang tepat untuk perniagaan kecil anda?
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Anda Beli Perisian Perakaunan
Oleh kerana perisian perakaunan sangat penting untuk perniagaan kecil anda, adalah penting untuk memastikan bahawa anda melakukan penyelidikan sebelum membeli apa-apa jenis pengurusan kewangan atau perisian perakaunan tertentu. Mengambil perhatian dengan keperluan syarikat anda akan membolehkan anda mengukur keperluan fungsi hari ke hari yang anda perlukan. Berikut adalah beberapa perkara yang harus dilakukan dan perlu diingat sebelum anda komited untuk membeli perisian perakaunan.
Lakukan Analisis Keperluan
Sebelum membuat keputusan mengenai program perakaunan tertentu, anda harus menjalankan analisis keperluan untuk menilai ciri-ciri, fungsi, dan laporan yang anda perlukan program yang perlu dilakukan. Luangkan masa untuk berfikir tentang apa urus niaga perakaunan penting bagi perniagaan anda supaya anda boleh memilih program yang dapat mengendalikan mereka dengan cekap. Sebarang laporan yang anda perlukan untuk menjana kawalan yang anda perlukan atau integrasi yang anda mahukan dengan aplikasi pihak ketiga harus disenaraikan.
Analisis keperluan ini akan menjadi asas bagi anda memulakan proses pemilihan.
Baca Ulasan Perisian Perakaunan
Membaca ulasan pelanggan lain tentang produk akan memberi anda idea yang lebih baik tentang apa yang anda beli. Banyak laman web pengguna seperti Amazon, mempunyai banyak ulasan yang membincangkan kemudahan penggunaan, pelaporan, sokongan, keserasian sistem pengendalian, dan harga.
Cari Apa yang Suai Keperluan Anda
Kebanyakan perniagaan kecil boleh menggunakan perisian perakaunan perniagaan kecil seperti QuickBooks out-of-the-box. Kebanyakan vendor menubuhkan ciri dan templat pelaporan supaya anda boleh membuat hampir apa-apa laporan yang anda perlukan dengan mudah. Walau bagaimanapun, anda mungkin mendapati bahawa anda memerlukan perisian khusus industri, seperti perisian perakaunan bukan keuntungan , perisian perakaunan pembinaan , atau perisian perakaunan titik jualan untuk memenuhi keperluan perakaunan dan pelaporan unik industri anda.
Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan
Anda atau kakitangan anda perlu belajar menggunakan perisian perakaunan yang anda beli. Anda mungkin mempunyai perolehan kakitangan sepanjang tahun. Oleh itu, anda harus mempertimbangkan untuk memilih pakej perisian perakaunan yang tidak hanya memenuhi keperluan anda tetapi mudah dipelajari memandangkan masa dan sumber yang dapat anda lakukan untuk melatih pekerja mengenai cara menggunakan perisian. Jika anda mempunyai sedikit sumber untuk mendapatkan pekerja dan menjalankan program anda ketika terdapat perputaran, maka memilih program perangkat lunak perakaunan yang mudah dan mudah digunakan seperti QuickBooks atau Peachtree mungkin cara untuk usaha kecil Anda. Walaupun mungkin terdapat program perisian perakaunan yang lebih baik di pasaran, perniagaan kecil anda tidak akan melihat manfaat dari program ini jika staf anda tidak tahu bagaimana menggunakannya dengan baik.
Pikirkan Mengenai Sokongan
Anda perlu membuat keputusan mengenai jenis sokongan yang ingin anda gunakan untuk membantu anda menggunakan produk tersebut. Kebanyakan vendor menawarkan pilihan bantuan penuh yang tersedia untuk anda - e-mel, telefon, dan sokongan dalam talian. Sesetengah vendor akan menawarkan sokongan percuma jika anda membeli program ini, sementara yang paling akan menawarkan pelan sokongan teknikal yang boleh anda beli selain program perisian perakaunan. Anda harus membaca mana-mana forum tentang pengalaman pengguna lain dengan sokongan pelanggan dari penjual perisian yang anda pilih kerana semuanya tidak sama. Penjual perisian perakaunan tertentu memberikan sokongan yang mencukupi, sementara yang lain tidak.
Pertimbangkan Skala
Berapa banyak pertumbuhan yang anda harapkan perniagaan anda berkembang dalam jangka pendek ke jangka? Selepas anda membuat unjuran anda mengenai pertumbuhan perniagaan anda, anda kemudian akan mahu melihat bagaimana berskala anda memerlukan program perisian perakaunan anda untuk memenuhi pertumbuhan ini.
Adakah anda memerlukan perisian perakaunan untuk berjalan pada komputer riba dan desktop atau peranti mudah alih juga? Adakah anda memerlukan perisian perakaunan yang mampu berjalan di rangkaian? Betapa mahalnya untuk menambah pengguna tambahan ke perisian perakaunan anda? Anda akan ingin mempertimbangkan soalan-soalan ini, dan jika perniagaan kecil anda akan berjalan di rangkaian, adalah idea yang baik untuk menghubungi profesional IT untuk memastikan bahawa perisian perakaunan yang anda pilih adalah serasi dengan perkakasan anda. Seorang profesional IT sepatutnya dapat memastikan bahawa anda memenuhi spesifikasi perkakasan / perisian, dan juga membuat cadangan rangkaian lain yang akan meningkatkan operasi perniagaan anda.
Adakah Anda Perlu Pengurusan Dokumen?
Sesetengah perniagaan kecil mahu beroperasi dalam persekitaran tanpa kertas, sementara yang lain lebih selesa dengan yang sedikit kuno. Apa sahaja proses yang anda pilih, anda harus memastikan bahawa perisian itu direka untuk memenuhi keperluan anda. Contohnya, jika anda mahu pejabat tanpa kertas, anda perlu menyemak ciri-ciri pengurusan dokumen perisian perakaunan anda. Sebagai alternatif, anda boleh membeli alat pengurusan dokumen pihak ke-3 dan anda boleh melihat jika terdapat program perisian perakaunan yang mengintegrasikan dengan sistem pengurusan dokumen anda untuk membantu menyelaraskan proses aliran perniagaan perniagaan anda.
Bolehkah Anda Menggunakan Pengurusan Alur Kerja?
Jika anda memilih untuk beroperasi di persekitaran pejabat tanpa kertas, maka anda perlu memilih program perisian perakaunan yang sama ada dengan proses aliran kerja terbina dalam atau membolehkan anda membinanya untuk memenuhi proses perniagaan anda. Memandangkan anda tidak akan mempunyai salinan kertas fizikal yang terapung di sekitar pejabat anda untuk semakan dan kelulusan, anda perlu mempunyai keupayaan untuk mereka bentuk proses yang diluluskan untuk tugas mudah dan rumit seperti kunci masa, vendor, atau kelulusan semakan.
Pertimbangkan Keperluan Keselamatan Data
Keamanan data perakaunan sentiasa penting kerana anda ingin memastikan maklumat peribadi anda, maklumat peribadi pekerja anda, dan maklumat pelanggan anda dilindungi. Walau bagaimanapun, anda boleh beroperasi dalam industri, seperti penjagaan kesihatan, di mana anda mempunyai keperluan pematuhan tambahan seperti HIPPA. Penalti untuk pelanggaran ini boleh melumpuhkan perniagaan anda, mencapai sebanyak $ 500,000 dalam beberapa kes. Walau apa pun tahap keselamatan yang diperlukan, anda pasti ingin memastikan reka bentuk dibina dalam program perisian perakaunan anda atau anda boleh memulakan ciri-ciri keselamatan yang diperlukan ke dalam pelan IT untuk memenuhi keperluan ini.