Bagaimana Membuat Payroll di Kanada
Bagaimana Membuat Payroll di Kanada
Sebagai majikan Kanada, terdapat lima langkah untuk menjalankan gaji:
1. Membuka dan mengendalikan akaun gaji dengan Agensi Pendapatan Kanada (CRA).
2. Mengumpulkan maklumat yang diperlukan daripada pekerja, seperti nombor insurans sosial mereka (SIN) dan borang TD1 persekutuan dan wilayah yang lengkap.
3. Membuat potongan gaji Kanada yang sesuai daripada gaji pekerja setiap tempoh bayar.
4. Mengembalikan potongan gaji ini, bersama dengan sumbangan majikan bagi caruman Pelan Pencen Kanada (CPP) dan premium Insurans Pekerjaan (EI), kepada Agensi Pendapatan Kanada seperti yang diperlukan.
5. Melaporkan pendapatan dan potongan setiap pekerja pada slip T4 atau T4A yang sesuai dan memfailkan pengembalian maklumat pada atau sebelum hari terakhir bulan Februari tahun kalendar berikutnya.
Mari lihat butirannya, kemudian.
Langkah 1) Membuka dan mengendalikan akaun gaji dengan Agensi Pendapatan Kanada (CRA).
Anda memerlukan akaun program potongan gaji CRA untuk mengembalikan potongan gaji anda ke Agensi Pendapatan Kanada.
Sekiranya anda sudah mempunyai Nombor Perniagaan dan sebelum ini mendaftar untuk akaun program CRA yang lain (seperti GST / HST), anda akan menambah akaun pemotongan Payroll ke akaun program anda yang ada.
Sekiranya anda tidak mempunyai Nombor Perniagaan , anda perlu mendapatkannya terlebih dahulu, yang boleh anda lakukan dalam salah satu daripada beberapa cara:
- daftar dalam talian menggunakan perkhidmatan Pendaftaran Perniagaan Online (BRO)
- hubungi Agensi Hasil Kanada melalui telefon di 1-800-959-5525
- mel atau faks Borang RC1, Meminta Nombor Perniagaan ke pejabat perkhidmatan cukai terdekat (TSO) atau pusat cukai (TC)
Sebaik sahaja anda mempunyai Nombor Perniagaan, anda boleh mendaftar untuk akaun program melalui perkhidmatan Pendaftaran Perniagaan Online (BRO), termasuk:
- potongan gaji
- GST / HST
- cukai syarikat
- import- ekspor
Langkah 2) Kumpulkan maklumat yang diperlukan daripada pekerja, seperti nombor insurans sosial mereka (SIN) dan borang TD1 persekutuan dan wilayah yang lengkap.
Sebagai sebahagian daripada proses pengambilan pekerja , anda harus memeriksa setiap kad SIN pekerja baru dan merekodkan nama pekerja dan SIN sama seperti yang ditunjukkan pada kad. (Ingatlah untuk menonton Nombor Insurans Sosial yang bermula dengan nombor '9' apabila anda melakukan ini, kerana nombor ini memberi isyarat kepada orang yang tidak boleh anda sewa; dia bukan warganegara Kanada atau penduduk tetap dan diberi kuasa untuk bekerja hanya untuk majikan tertentu dengan kebenaran pekerjaan yang sah yang dikeluarkan oleh Kewarganegaraan dan Imigresen Kanada.)
Anda juga harus mempunyai pekerja baru mengisi borang persekutuan dan wilayah yang sesuai TD1, Pulangan Kredit Cukai Peribadi, yang menentukan berapa banyak cukai yang akan ditolak daripada pendapatan pekerjaan seseorang.
Langkah 3) Buat potongan gaji yang sesuai daripada gaji pekerja untuk setiap tempoh bayar.
Tambah faedah bercukai pekerja anda terlebih dahulu.
Adakah anda menyediakan pekerja dengan lembaga dan penginapan, penggunaan kereta syarikat, tempat letak kereta atau pinjaman faedah rendah? Apa-apa sahaja yang anda berikan kepada pekerja selain wang boleh dianggap sebagai manfaat yang boleh dikenakan cukai.
Dan jika gaji pekerja melibatkan manfaat yang boleh dikenakan cukai, keperluan ini akan ditambah kepada pendapatan pekerja setiap tempoh bayar sebelum anda membuat potongan gaji, kerana jumlah pendapatan menentukan jumlah jumlah yang tertakluk kepada potongan sumber, dan manfaat kena cukai mungkin tertakluk kepada caruman CPP, premium EI dan potongan cukai pendapatan seperti pendapatan lain.
Panduan Agensi Pendapatan Kanada T4130, Panduan Majikan - Faedah dan Elaun Kena Pajak memberikan butiran mengenai cara mengira nilai manfaat ini dan manfaat yang dikenakan cukai adalah tertakluk kepada CBP / HST.
Kemudian anda sudah bersedia untuk membuat potongan gaji Kanada anda. Secara amnya, majikan perlu membuat tiga program pemotongan kerajaan berikut dari gaji pekerja:
- Cukai pendapatan
- Caruman pensiun Kanada (CPP)
- Premium Insurans Pekerjaan (EI).
Anda mungkin mempunyai potongan pekerja lain khusus kepada organisasi anda seperti faedah kesihatan, insurans hayat, pelan persaraan, dll.
1) Mengurangkan Cukai Pendapatan
Untuk mengetahui berapa banyak cukai pendapatan yang anda perlu dedahkan dari gaji pekerja, anda menggunakan jadual provinsi atau wilayah untuk wilayah atau wilayah di mana pekerja melaporkan untuk bekerja. Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah menggunakan Kalkulator Atas Talian Pengurangan Gaji Agensi Pendapatan Kanada, yang akan mengira semua potongan gaji lain yang perlu anda buat juga.
Walau bagaimanapun, jika anda tidak boleh menggunakan Kalkulator Atas Talian Penggajian, semua jadual potongan gaji yang anda perlukan boleh didapati melalui halaman Payroll Agensi Pendapatan Kanada.
2) Melupuskan Sumbangan Dana Pencen Kanada (CPP)
Umumnya, anda perlu memotong caruman CPP jika pekerja berumur 18 tahun ke bawah dan berumur 70 tahun ke atas, bekerja berpencen, tidak dilumpuhkan dan tidak menerima pencen CPP atau QPP (Pelan Pencen Quebec).
Anda akan menemui pautan kepada kadar caruman CPP, carta maksima dan pengecualian dan maklumat berguna lain mengenai caruman CPP pada halaman Pelan Pencen Kanada ini dari Agensi Pendapatan Kanada.
Sekiranya Anda Majikan di Quebec
Perhatikan bahawa wilayah Quebec mempunyai pelan pencen provinsi sendiri, Pelan Pencen Quebec (QPP), Pelan Insurans Ibu Bapa Quebec (QPIP) dan cukai pendapatan daerahnya sendiri -
"Majikan dengan pekerja di Quebec harus memotong sumbangan untuk QPP dan bukan CPP, jika pekerjaan berpencen di bawah QPP. Majikan perlu mengambil potongan untuk kedua-dua QPIP dan EI, jika pekerjaan itu boleh diinsuranskan" T4001 Panduan Majikan - Potongan dan Kiriman Penggajian (Agensi Pendapatan Kanada).
Lawati laman web Revenu Québec untuk maklumat lanjut.
3) Mengurangkan Premium Insurans Pekerjaan (EI)
Biasanya, anda menolak premium EI daripada gaji pekerja atas setiap dolar pendapatan boleh diinsuranskan sehingga maksimum tahunan. Sumbangan EI majikan ialah 1.4 kali premium EI yang ditahan untuk setiap pekerja. Perhatikan bahawa tidak seperti CPP, tiada had umur untuk menolak premium EI. Apabila potongan EI pekerja anda mencapai jumlah maksimum tahunan, anda berhenti memotongnya.
Rujuk carta kadar premium EI dan maksimum untuk menentukan potongan EI untuk tahun tertentu. Perhatikan bahawa terdapat carta yang berasingan untuk Quebec, yang mempunyai struktur kadar yang berbeza.
Pada tahun 2017 Pendapatan Maksimum Boleh Diinsuranskan Maksimum $ 51,300 dan potongan gaji akan dibuat pada Kadar Persekutuan sebanyak 1.63% (1.27% di Quebec) dengan Premium Federal Pekerja Tahunan Maksimum sebanyak $ 836.19 ($ 651.51 di Quebec). Premium Majikan Persekutuan Tahunan Maksimum 2017 ialah $ 1,170.67 ($ 912.11 di Quebec).
Seperti dengan potongan gaji lain, anda boleh menggunakan Kalkulator Online Pengurangan Gaji Agensi Pendapatan Kanada untuk mengira jumlah Insurans Pekerjaan yang anda perlu tolak untuk sebarang tempoh bayar.
Anda juga boleh menggunakan jadual yang disediakan oleh Agensi Pendapatan Kanada, Panduan T4302, Jadual Pengeluaran Payroll dan Panduan T4008, Pengurangan Jadual Pengambilan Gaji atau mengira mereka secara manual menggunakan kaedah ini.
Beberapa manfaat dan pembayaran yang anda berikan kepada pekerja tidak tertakluk kepada Insurans Pekerjaan; lihat senarai Agensi Pendapatan Kanada ini.
Sebagai majikan Kanada, mungkin terdapat juga keadaan khas yang mempengaruhi potongan EI anda; lihat halaman Insurans Pekerjaan Agensi Kanada untuk maklumat tentang topik seperti pekerjaan di luar Kanada, pembayaran khas, dan menyewa ahli keluarga.
Langkah 4) Remit potongan gaji pekerja anda, bersama dengan caruman majikan, kepada Agensi Pendapatan Kanada.
Biasanya, Agensi Pendapatan Kanada menghantar anda borang pengiriman wang dalam mel pada setiap kali pengembalian potongan gaji akan dibayar. Walau bagaimanapun, sebagai majikan baru Kanada, anda tidak akan mempunyai borang pengiriman wang untuk pembayaran pertama anda, jadi anda perlu menghantar cek atau wang yang perlu dibayar kepada Penerima Umum dengan Nombor Perniagaan anda (BN) yang dicetak di belakang pusat cukai yang sesuai.
Dengan cek ini atau pesanan wang, anda perlu memasukkan surat yang menyatakan:
- bahawa anda adalah pengirim semula yang baru,
- tempoh kiriman wang anda meliputi,
- nama majikan anda, alamat, dan nombor telefon perniagaan anda; dan
- Nombor Perniagaan anda.
Majikan baru dikelaskan sebagai pengirim tetap oleh CRA, yang bermaksud anda perlu menghantar potongan anda supaya Agensi Pendapatan Kanada menerima mereka pada atau sebelum hari ke-15 bulan selepas bulan anda membuat potongan. Kemudian, apabila anda telah menubuhkan sejarah pengiriman wang, anda mungkin mendapati diri anda diklasifikasikan sebagai penghantar suku tahunan atau dipercepat dan perlu melengkapkan kertas kerja yang kurang.
Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang pengiriman wang, termasuk cara membetulkan kesilapan pengiriman gaji, lihat halaman pemotongan gaji CRA.
Langkah 5) Selesaikan semua slip T4 dan pulangan maklumat.
Akhir sekali, sebagai majikan, setiap tahun anda perlu melengkapkan Slip T4 untuk setiap pekerja dan melengkapkan borang Ringkasan T4.
Anda perlu memfailkan maklumat T4 kembali dan berikan slip T4 kepada pekerja pada atau sebelum hari terakhir bulan Februari berikutan tahun kalendar yang mana maklumat kembali digunakan.
Slip T4 boleh diisi secara elektronik menggunakan aplikasi T4 Web Agensi Agensi Kanada (yang membolehkan anda memfailkan satu hingga enam slip T4 asal atau dipinda) atau diisi secara dalam talian menggunakan borang T4 yang boleh diisi PDF.
Untuk maklumat lanjut mengenai slip T4, lihat halaman T4 - Maklumat untuk Majikan CRA.
Borang Ringkasan T4 juga boleh diisi dan difailkan secara elektronik. Anda juga boleh memfailkannya dalam bentuk kertas, dalam hal ini anda perlu menghantar ringkasan asli dan kaitan T4 yang berkaitan ke Pusat Teknologi Ottawa. Anda akan menemui pautan ke alamat ini dan garis mengikut arahan baris untuk mengisi borang Ringkasan T4 dengan mengikuti pautan pada permulaan perenggan ini.
Maklumat lanjut mengenai Running Payroll di Kanada
Semua rekod perniagaan anda, termasuk rekod anda yang berkaitan dengan gaji, mesti disimpan di tempat perniagaan anda atau di kediaman anda di Kanada melainkan Badan Pendapatan Kanada telah memberikan izin untuk menyimpannya di tempat lain.
Perhatikan juga bahawa rekod perniagaan dan dokumen sokongan "yang diperlukan untuk menentukan kewajipan dan hak cukai anda" mesti disimpan selama enam tahun.
Kegagalan untuk Mematuhi Keperluan Penggajian Kanada
Penalti untuk ketidakpatuhan keperluan gaji Kanada berkisar dari denda $ 1,000 hingga $ 25,000, penjara sehingga 12 bulan atau gabungan kedua-duanya. Halaman Penalti CRA memberikan butiran untuk kesalahan dan ketinggalan tertentu daripada gagal membuat potongan gaji yang sesuai untuk memfailkan borang maklumat lewat.
Lebih banyak Penggajian di Sumber Kanada
Agensi Pendapatan Kanada mempunyai banyak sumber yang berkaitan dengan gaji. Selain daripada sumber CRA yang disebutkan di atas, anda mungkin mendapati Panduan Pengusaha ini sangat bermanfaat:
- T4001: Panduan Majikan - Potongan dan Kiriman Gaji
- T4130: Panduan Majikan - Manfaat dan Elaun Cukai
Lihat juga:
Proses Menyewa: Cara Menyewa Pekerja di Kanada
Langkah-langkah untuk Memulakan Perniagaan di Kanada
7 Cara Membuat Pengambilan Pekerja Lebih Mudah