Menghantar e-mel perniagaan profesional turun untuk mewujudkan tabiat yang memberi tumpuan kepada komunikasi yang jelas, ringkas dan tepat.
1. Gunakan Alamat E-mel Perniagaan
Apabila anda adalah pemilik perniagaan, menjalankan perniagaan bagi pihak syarikat anda, pastikan anda menggunakan alamat e-mel perniagaan. Idealnya, ini bermakna anda mempunyai alamat perniagaan (iaitu, yourname@yourbusiness.com) yang anda gunakan untuk semua komunikasi perniagaan.
Jika itu tidak mungkin, anda boleh membuat alamat e-mel percuma yang merangkumi nama perniagaan anda (iaitu, yourbusinessname@gmail.com). Menggunakan alamat e-mel peribadi yang jelas tidak berkaitan dengan perniagaan anda boleh, paling teruk, menyakiti profesionalisme anda dan dalam banyak kes anda mungkin tidak dianggap serius.
2. Simpan Mesej Pendek dan Suka
Tidak ada yang salah dengan menjelaskan perkara dengan terperinci; ia dapat memberikan kejelasan dan mengurangkan salah faham. Tetapi apabila mesej e-mel mula kelihatan seperti novel, anda dengan cepat boleh kehilangan perhatian penerima dan mengelirukan masalah dengan maklumat yang tidak relevan. Untuk mengelakkan ini, berpegang dengan satu subjek per e-mel, dan apabila anda perlu memasukkan lebih banyak maklumat, gunakan subtitle yang berani supaya perincian yang paling penting adalah jelas.
3. Gunakan Talian Subjek Deskriptif
Pernahkah anda membuka mesej e-mel berdasarkan subjek, dan akhirnya benar-benar keliru dan sedikit marah apabila ia tentang sesuatu yang sama sekali berbeza? Oleh kerana anda sudah menyimpan setiap e-mel yang anda tulis terhad kepada satu subjek di atas hujung di atas, anda juga harus memastikan baris subjek anda mencerminkan topik itu dan tidak ada yang lain.
Ini bukan sahaja akan membantu penerima, tetapi ia juga akan memudahkan anda menguruskan peti masuk e-mel anda sendiri .
4. Nada Ia turun
Sangat mudah untuk membiarkan perkara terbang apabila anda menghantar e-mel kerana anda mungkin merasa seperti anda dilindungi oleh skrin komputer anda, tetapi beberapa perbualan mudah difahami oleh e-mel. Sebenarnya, tanpa isyarat komunikasi lisan untuk mengamuk mesej yang anda hantar, sebarang e-mel boleh diambil dengan cara yang salah. Jika anda menghantar mesej yang mungkin dipersoalkan, baca semula sebelum menghantar dan jika anda masih tidak pasti, anda mungkin lebih baik memilih telefon.
5. Buat Tanda Tangan E-mel Anda Berguna
Petikan, promosi dan pendaftaran surat berita dalam tandatangan e-mel mungkin berkesan dalam beberapa situasi, tetapi barang-barang tersebut tidak boleh dipenuhi dengan menggunakan tandatangan e-mel anda untuk apa yang dimaksudkan untuk digunakan - memberikan maklumat hubungan anda. E-mel atau balasan awal anda harus memasukkan tanda tangan e-mel dengan nama penuh, syarikat dan URL anda sekurang-kurangnya. Nombor telefon, tajuk dan menyatakan alamat e-mel anda tidak menyakitkan sama ada.
6. Semak Ejaan dan Proofread anda
Pemeriksaan ejaan adalah mudah. Jadikannya tetapan lalai dalam klien e-mel anda untuk memeriksa semua mesej sebelum anda menghantarnya.
E-mel adalah lebih tidak rasmi dan terdapat sedikit kelonggaran dengan kesilapan ejaan dan tatabahasa, tetapi ia kelihatan mengerikan untuk menghantar mesej yang penuh dengan kesilapan. Perkara terakhir yang anda mahukan adalah untuk membuat kesan buruk kerana anda bergegas untuk menghantar e-mel dan melangkau menyemak ejaan dan tatabahasa anda.
E-mel adalah kaedah komunikasi penting dalam perniagaan, walaupun bukan pilihan utama anda. Mengikuti amalan terbaik e-mel perniagaan ini akan membantu anda memastikan komunikasi e-mel anda profesional dan produktif , dan anda boleh yakin bahawa kesan yang anda buat adalah yang baik.