Petua di bawah ini akan membantu anda menyempurnakan kemahiran komunikasi anda supaya anda dapat menjimatkan masa, mengurangkan tekanan dan menjadi lebih produktif dengan berkomunikasi dengan berkesan dalam setiap interaksi yang anda miliki dalam perniagaan kecil anda.
Hadkan gangguan dan Dengar
Mendengar adalah kunci kepada komunikasi yang berkesan, tetapi ia tidak selalu mudah. Salah satu cara untuk menjadi pendengar yang lebih baik ialah cuba mengehadkan gangguan semasa perbualan anda yang membuatnya sukar untuk mendengar dan menyerap apa yang dikatakan orang lain. Ini mungkin bermakna menutup pelanggan e-mel anda, mematikan telefon bimbit anda, atau menutup pintu pejabat anda. Dengan melakukan perkara-perkara kecil ini, anda memastikan bahawa orang yang anda bercakap mempunyai perhatian penuh anda.
Ia juga penting untuk menghadkan gangguan dalaman, iaitu segala-galanya yang berlaku dalam fikiran anda. Apabila anda mempunyai beberapa topik untuk menangani semasa mesyuarat atau perbualan bergegas melalui mereka untuk mendapatkan semua idea anda mungkin menggoda, tetapi ini menyebabkan kekeliruan dan boleh membuat orang lain merasa seperti inputnya tidak penting.
Perlahankan dan ingat bahawa komunikasi adalah jalan dua hala. Menetapkan saranan yang membolehkan kedua-dua pihak mengatakannya.
Jadilah Responsif
Salah satu perkara paling buruk yang boleh anda lakukan apabila konflik timbul, atau seseorang yang mempunyai aduan tentang perniagaan, produk, perkhidmatan, dan lain-lain adalah mengabaikannya. Dalam kebanyakan kes, beberapa jenis tindak balas harus dikeluarkan dengan serta-merta, walaupun hanya pernyataan singkat yang anda akan melihat isu tersebut.
Jika anda menunggu sehingga anda mempunyai semua maklumat yang diperlukan sebelum menjangkau pesta yang tidak berpuas hati, mereka mungkin bukan hanya tidak berpuas hati tetapi kini juga marah. Pastikan garis komunikasi terbuka dalam semua situasi dengan menjadi responsif yang mungkin dan pastikan orang yang menghampiri anda merasakan isu mereka penting bagi anda.
Tanya soalan yang betul
Jadi banyak komunikasi bergantung kepada mendapatkan maklumat yang anda perlukan, dan banyak kali ini bermakna anda perlu bertanya jenis soalan yang betul. Terdapat petunjuk tentang soalan yang perlu anda tanyakan di setiap bahagian perbualan yang anda ada. Anda perlu mendengar dan tidak memahami petunjuk tersebut untuk mencari tahu soalan yang akan membongkar maklumat yang anda perlukan.
Pertimbangkan kes pekerja yang belum memenuhi matlamat dan secara amnya tidak berpuas hati di tempat kerja. Sekiranya anda tidak menanyakan soalan yang betul, anda mungkin tidak akan mendapat akar masalah, yang boleh jadi apa-apa dari isu peribadi yang tidak dicabar.
Buat sebahagian besar mesyuarat
Mesyuarat adalah terkenal kerana menjadi penyihir masa jika mereka tidak dirancang dengan baik dan teratur. Jika anda penganjur, perkara pertama yang perlu anda lakukan adalah menghormati masa semua orang dan membuat mesyuarat anda semaksimum mungkin adalah untuk menjadualkannya terlebih dahulu.
Kemudian, luangkan masa untuk menyediakan agenda yang menggariskan titik tumpuan dan menetapkan struktur untuk mesyuarat.
Berikut adalah beberapa tip mesyuarat pintar yang akan membantu anda memastikan mesyuarat anda menjadi produktif:
- Sahkan masa mesyuarat di zon waktu yang sesuai satu hingga dua hari sebelum mesyuarat.
- Berikan mesyuarat moderator yang menguruskan mesyuarat dan memastikan peserta berpegang kepada agenda.
- Galakkan input dan soalan dari semua orang dalam mesyuarat.
- Ambil nota, atau tentukan orang lain untuk mengambil nota, untuk menangkap butiran penting mesyuarat itu.
Menggabungkan Kaedah Komunikasi
Komunikasi tatap muka atau suara ke suara hebat untuk menghapuskan cabaran masa yang sering datang dengan e-mel. Tetapi ia juga boleh membuat lebih banyak soalan dan kekeliruan jika semua pihak yang terlibat tidak berada pada halaman yang sama.
Walaupun kebanyakan komunikasi anda berlaku melalui telefon atau pada acara rangkaian , anda boleh membuat ringkasan e-mel yang menggariskan apa yang dibincangkan, apakah langkah seterusnya dan siapa yang bertanggungjawab untuk apa. Ia boleh menjadi cara yang baik untuk menggabungkan kaedah komunikasi yang berbeza untuk komunikasi yang lebih maju (dan kurang mengelirukan) komunikasi bergerak ke hadapan.
Tumpukan pada Perkhidmatan Pelanggan
Perkhidmatan pelanggan yang baik bergantung kepada komunikasi dua hala. Selalunya apabila timbul konflik dengan pelanggan, kunci penyelesaian akan berkomunikasi untuk mengungkap masalah, kemudian terus berkomunikasi sehingga penyelesaian dikenal pasti.
Salah satu cara untuk mengekalkan hubungan jangka panjang dengan pelanggan anda adalah dengan mengekalkan komunikasi terbuka. Ini bermakna meminta input tentang bagaimana keadaan berlaku dan bagaimana perasaan mereka terhadap produk dan perkhidmatan yang anda berikan. Ia boleh dicapai pada akhir projek, semasa perbualan sehari-hari, dengan kumpulan tumpuan , atau melalui tinjauan rasmi.
Gunakan Maklum Balas yang Anda Terima
Jika anda sudah berkomunikasi dengan pelanggan anda, anda mungkin akan menerima maklum balas dengan kerap, walaupun anda tidak mencarinya melalui kaedah formal. Ia boleh menjadi maklumat penting mengenai bagaimana perniagaan, produk, dan perkhidmatan anda dilihat oleh pelanggan dan pelanggan yang berpotensi. Untuk menjadi berkesan, bagaimanapun, anda perlu menggunakan data ini untuk mengubah dan memperbaiki proses anda. Buat proses untuk mengumpulkan maklum balas yang anda terima di satu tempat, kemudian sisihkan masa setiap bulan atau dua untuk menganalisis data dan membuat rancangan untuk melaksanakan dan menjejaki penambahbaikan.
Akhirnya, komunikasi yang berkesan boleh menjadi salah satu kemahiran yang paling penting yang anda gunakan dalam perniagaan anda. Jika kemahiran komunikasi anda boleh menggunakan beberapa penalaan halus, ambil masa untuk menganalisis bagaimana anda berkomunikasi, dan hasil komunikasi anda. Kemudian fokus pada cara yang anda boleh memperbaikinya dari masa ke masa. Anda mungkin terkejut betapa berubahnya hubungan anda dengan kakitangan, pelanggan dan rakan sekerja.