Memandangkan Rasa Chicago pertama kali bermula pada tahun 1980, para perancang Rasa mempunyai pengalaman yang luas dengan merancang festival makanan masyarakat. Pejabat Acara Khas Datuk Bandar menguruskan program dan mengawasi perancangan dan pelaksanaan. Pasukan pengurusannya menawarkan tip berikut untuk mereka yang mungkin membuat festival yang sama untuk pertama kalinya atau memperluaskan elemen pengaturcaraan untuk festival yang ada.
01 - Tips Pengurus Besar Festival
Pengurus Besar adalah orang yang menguruskan pelbagai elemen perayaan. Mary Slowik, pengurus besar untuk Rasa Chicago, menawarkan cadangan berikut:
- Kenal pasti penonton anda dan tentukan apakah mereka mahukan perayaan.
- Jika program yang sama sudah wujud, elakkan pertindihan.
- Dapatkan pembelian masuk di mana anda ingin mengadakan acara tersebut.
- Bincang pengaturcaraan untuk acara penonton umum.
- Pastikan ruang boleh menampung orang ramai.
- Pastikan vendor boleh mengendalikan jumlah peserta.
- Buat belanjawan dan dapatkan tawaran daripada syarikat yang bereputasi.
- Sekiranya ini merupakan perancangan kali pertama anda, majikanlah vendor perayaan luar.
02 - Tips Pengurus Operasi Festival
Pengurus operasi mengawasi penyediaan tapak, peringkat dan pengeluaran, sokongan acara dan keselamatan. John Truck, pengurus operasi untuk Rasa Chicago selama 19 tahun yang lalu, menasihati yang berikut:
- Perayaan memerlukan kerja dengan orang, jadi bersedia untuk kekal dinamik dan cair.
- Lebih pasti anda mendapat peralatan yang baik pada harga yang baik.
- Pastikan anda menyewa pementasan dan perancah yang dijual secara struktural.
- Dapatkan tawaran dan semak sejarah semua vendor, termasuk rujukan.
- Pastikan piawaian yang tinggi dan pastikan semuanya tetap terkawal.
- Bertemu dengan vendor setiap hari semasa program untuk menguruskan kru kerja.
- Menjadi benar dengan kata dan penjual, penghibur dan makanan orang akan kembali dan bekerja dengan anda.
03 - Tips Pengurusan Tontonan Festival
Pengurus penajaan adalah orang yang bekerja untuk memperoleh dolar pemasaran untuk menyokong acara tersebut. Christine Jacob, pengurus penajaan untuk Rasa, menawarkan nasihat berikut:
- Menyiasat peristiwa setanding di tempat lain dan meniru kejayaan mereka.
- Penaja sasaran untuk menawarkan wang tunai, barangan dan nilai pengiklanan.
- Buat kategori penaja persembahan.
- Buat kategori penajaan utama (iaitu, auto, kewangan, minuman, media, dll.).
- Buat kategori penaja untuk setiap kawasan pengaturcaraan.
- Jangan biarkan penaja untuk berkeliaran di tempat semasa acara tersebut.
- Mengenalpasti keperluan penaja awal seperti elektrik, air, dan sebagainya, dan memberitahu pasukan operasi untuk menentukan lokasi terbaik.
04 - Tips Pengurusan Konsert / Bakat Festival
Pengurus bakat adalah orang yang berunding untuk membawa pemain ke festival. Jenenne Brown Mosely, pengurus bakat untuk Rasa Chicago, menawarkan tip berikut:
- Ketahui anggaran anda: seniman nama besar boleh antara $ 500,000 dan $ 1 juta selama 60-90 minit.
- Jangan melebih-lebihkan artis tunggal untuk acara berbilang hari.
- Bekerjasama rapat dengan penaja media anda untuk membantu mengimbangi perbelanjaan.
- Rundingan dengan artis yang mungkin sudah berada di kawasan sekitar acara anda.
- Biarkan bakat tahu jika anda menawarkan konsert mereka sebagai pertunjukan percuma (mungkin mengurangkan bayaran).
- Bersekutu dengan penaja seperti syarikat penerbangan dan hotel untuk mengimbangi perbelanjaan artis.
- Selamatkan nama hebat untuk hari pembukaan, pertengahan dan akhir anda.
05 - Tips Pemasaran Pengurusan Pemasaran
Pengurus pemasaran adalah orang yang menguruskan semua komunikasi yang berkaitan dengan perayaan. Cindy Gatziolis, pengurus pemasaran untuk Rasa, mencadangkan yang berikut:
- Rakan kongsi media akan membantu anda mengurangkan keperluan untuk perbelanjaan pengiklanan.
- Menggabungkan perayaan ke dalam pengiklanan, perhubungan awam dan kempen pemasaran yang sedia ada.
- Jadual pengeluaran cetakan brosur acara akan membantu memacu tarikh akhir perancangan perayaan.
- Buat siaran pers individu pada setiap elemen pengeluaran untuk perayaan.