Garis Panduan Perancangan Acara Awam atau Komuniti

Apa Perancang Acara Umum Boleh Belajar Dari Kota Chicago

Pertubuhan kejiranan di bandar-bandar di seluruh negara menganjurkan acara awam dan masyarakat khas seperti festival luaran, pameran jalanan, dan karnival. Kebanyakan acara awam ini - terutamanya yang berjaya - menjadi perayaan yang dijangka dan kadang-kadang menjadi titik kebanggaan untuk komuniti penyedia hosting. Walaupun terdapat aspek perancangan dan pelaksanaan acara yang dikongsi di semua jenis peristiwa dari majlis perkahwinan hingga persidangan korporat , acara awam cenderung mempunyai keperluan dan cabaran mereka sendiri. Salah satu faktor perancangan acara awam yang unik ini bekerja dengan dan menerima kebenaran daripada agensi kerajaan.

Kadang-kadang cara terbaik untuk belajar hanya untuk melompat masuk. Masa lain, adalah bernilai belajar dari pelajaran dan pengalaman orang lain. Dalam kes ini, kita akan belajar dari bandar Chicago. Berpengalaman dengan menganjurkan kira-kira 350 acara khas di seluruh Chicago, Pejabat Peristiwa Khas Datuk Bandar telah mencipta Panduan Sumber Acara Khas, dan Permit Permit Acara Khas , yang merangkumi idea-idea praktikal yang bandar-bandar dan bandar lain mungkin ingin dimasukkan ke dalam acara komuniti mereka. Berikut adalah petua utama untuk merancang acara komuniti yang berjaya dari tuan sendiri.

  • 01 - Mempunyai Proses Permohonan Formal

    Getty Sawaya Photography

    Di Chicago, kod perbandaran memerlukan organisasi yang ingin menjadi tuan rumah acara komuniti untuk mengemukakan permohonan formal yang bersetuju dengan garis panduan acara tertentu, seperti:

    • Tiada yuran boleh dikenakan untuk kemasukan (menetapkan jumlah sumbangan)
    • Penjual makanan mesti dilesenkan dan memiliki pensijilan
    • Penjual minuman keras mestilah dilesenkan (bir dan wain sahaja)
    • Penjual barangan mesti dilesenkan
    • Pihak Berkuasa Transit Chicago mesti diberitahu

    Mempunyai proses permohonan formal untuk acara khas awam dan komuniti boleh mengurangkan beban kerja dan menyelaraskan kelulusan, yang merupakan kemenangan untuk semua orang.

  • 02 - Memerlukan Permit Acara Khas

    Selain proses permohonan acara, kota Chicago juga memerlukan penganjur menyerahkan permohonan izin acara khusus, yang membawa keperluannya sendiri seperti:

    • Permohonan hendaklah dikemukakan sekurang-kurangnya 45 hari sebelum acara tersebut
    • Permohonan mestilah disahkan
    • Penganjur mesti mengemukakan sijil insurans untuk $ 1 juta dalam liabiliti am komersial yang menamakan City of Chicago sebagai insurans tambahan

    Walaupun pada mulanya, ia mungkin kelihatan bahawa Chicago hanya mewujudkan beberapa gegelung birokrasi untuk melompat ketika datang kepada acara komuniti, tanpa membuat aplikasi terlalu sukar, bandar telah memastikan bahawa semua acara awam akan memenuhi keperluan mereka - banyak yang berkaitan dengan keselamatan.

  • 03 - Memerlukan Peta Acara dengan Permohonan Permit

    Sebagai sebahagian daripada permohonan permit acara khas, penganjur perlu mengemukakan peta acara yang mengenal pasti kawasan penutupan jalan dan pelan semula laluan. Ia harus mempertimbangkan ruang garaj awam, akses jalan masuk, dan ruang lorong api. Tanda-tanda lencongan dan benteng mesti mematuhi keperluan bandar, dan penganjur dikehendaki mendapatkan bekalan tersebut secara langsung. Butiran berikut dipertimbangkan semasa mengeluarkan permit:

    • Keselamatan awam
    • Kedekatan acara lain di kawasan itu pada masa yang sama
    • Penerbitan izin untuk acara lain di peta lokasi yang sama
  • 04 - Memerlukan permit khemah dan kanopi

    Di Chicago, khemah atau kanopi yang lebih besar daripada 240 kaki persegi di acara awam memerlukan permit dari bandar. Jika lebih daripada 600 kaki persegi, lukisan mesti dicap oleh arkitek berlesen atau jurutera struktur, dan pelan keluar dan kecemasan termasuk tanda dan pencahayaan mesti dikemukakan. Sekiranya saiz melebihi 4,000 kaki persegi, permintaan permit mesti dikemukakan oleh syarikat yang bertanggungjawab untuk mendirikan struktur. Proses ini memastikan langkah keselamatan diambil dengan serius.

  • 05 - Memerlukan Perkongsian dengan Pegawai Keselamatan Awam

    Acara khas di Chicago mesti melibatkan jabatan polis dan bomba. Pihak penganjur mesti bertemu dengan komander polis (dan / atau wakilnya) untuk menangani isu-isu seperti lorong trafik untuk kenderaan kecemasan, pelan keselamatan, dan pos arahan yang ditetapkan di majlis tersebut. Penganjur harus menetapkan individu yang akan bertindak sebagai penghubung ke jabatan polis, jabatan bomba, jalan-jalan dan jabatan sanitasi, pejabat acara-acara khas, dan lain-lain. Ia akan membantu seseorang yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam pasukan anda berkhidmat sebagai titik penyelarasan untuk semua jabatan awam ini.

  • 06 - Menyediakan Senarai Semak Keselamatan Kod Kebakaran

    Penganjur acara festival dan luaran di Chicago disediakan senarai semak dan diperlukan untuk memenuhi keperluan kod keselamatan kebakaran tertentu, termasuk:

    • Khemah hendaklah dibuat daripada bahan api api (perakuan diperlukan)
    • Pemadam kebakaran diperlukan di setiap gerai
    • Barisan tempat duduk sementara hendaklah duduk 5 hingga 14 orang (maksimum)
    • Lorong tempat duduk sementara hendaklah minimum 36 inci
    • Cecair mudah terbakar tidak boleh disimpan dalam mana-mana khemah, kanopi atau gerai
    • Sampah tidak dibenarkan untuk dikumpulkan
    • Kord elektrik perlu dirakam, dan beberapa saluran disyorkan
    • Lorong banjir untuk kenderaan kecemasan adalah disyorkan (lorong api 10 kaki)
    • CPR asas dan kursus pertolongan cemas disyorkan untuk ahli kakitangan

    Para perancang acara awam yang berpengalaman atau baru semuanya menghargai senarai semak yang baik.

  • 07 - Memastikan Amalan Pengendalian Makanan Selamat

    Bandar Chicago menghendaki penjual menghadiri kelas oleh Jabatan Kesihatan sebelum mengemukakan sebarang permohonan. Juga, vendor mesti mendapatkan Latihan dan Sijil Sanitasi Festival Musim Panas (yang ditawarkan oleh Persatuan Restoran Illinois). Pegawai kesihatan, yang menentukan sama ada vendor akan menerima permit untuk operasi, mengekalkan kuasa untuk menggantung apa-apa permit pada bila-bila masa.

    Bandar menggariskan peraturan terperinci untuk makanan, bekas, label, perlindungan makanan, kebersihan kakitangan peribadi, peralatan makanan, sisa, pembinaan bilik dan bahan toksik. Ia juga memerlukan vendor untuk menghadiri seminar sanitasi mandatori.

    Pada acara pecial note yang berkaitan , lesen minuman keras mesti diterima 20 hari sebelum acara tersebut.

  • 08 - Mempunyai Pelan untuk Perkhidmatan Kota Berjanji

    Kontraktor awam atau swasta mesti disewa untuk pelbagai perkhidmatan, termasuk memaparkan tidak ada tanda tempat letak kereta , menyediakan barikade, menunda, menolak gendang, drum kitar semula, pelapis, menyapu, pengumpulan sampah, perkhidmatan elektrik, dan / atau peralatan bunyi. Di Chicago, Jabatan Jalan dan Sanitasi tersedia untuk menyediakan perkhidmatan sedemikian pada yuran jam yang dijadualkan berdasarkan kepakaran.

    Juga, program kitar semula diperlukan sebagai sebahagian daripada pakej permit acara khas di Chicago. Dengan peningkatan populariti peristiwa hijau , ini bukan idea yang buruk!

  • 09 - Memerlukan Permit Haiwan

    Sekiranya haiwan terlibat dalam acara dengan apa-apa cara, bandar Chicago memerlukan nama seorang doktor haiwan tempatan yang akan hadir di acara itu hendaklah dikemukakan dengan permohonan acara tersebut. Orang ini akan bertanggungjawab untuk menyediakan sebarang haiwan yang sakit atau cedera. Juga, Suruhanjaya Penjagaan Haiwan dan Kawalan boleh memeriksa haiwan sebelum penggunaannya dalam aktiviti awam.

  • 10 - Menguruskan Signage Acara dan Promosi

    Penganjur acara awam di Chicago berpeluang untuk mendapatkan pendedahan acara tambahan dengan spanduk tiang cahaya. Sudah tentu, bandar ini menguruskan permintaan-permintaan ini yang memerlukan penganjur menyempurnakan permohonan permit banner yang merangkumi salinan grafik spanduk yang dicadangkan, tarikh kejadian, dan aspek penting lain dari permintaan itu. Jabatan jalan dan sanitasi menguruskan jenis permintaan ini.

  • Terima kasih yang istimewa

    Terima kasih kepada Pejabat Peristiwa Khas Datuk Bandar di Chicago kerana memanjangkan kebenaran untuk menyerlahkan Panduan Sumber dan keperluan Permohonan Permit.