Tidak Bermula Cukup Awal
Penangguhan adalah musuh anda. Ini adalah salah satu kesilapan perancang acara paling biasa yang anda ingin elakkan.
Gagal memulakan proses perancangan acara pada awalnya boleh menyebabkan pelbagai masalah di bawah garis. Sebaik sahaja tarikh dipilih dan anda mempunyai ruang lingkup umum acara anda dan belanjawan, dapatkan kerja. Hotel-hotel dan tempat-tempat lain menempah jauh sebelum ini secepat mungkin. Kegagalan berbuat demikian akan mengehadkan pilihan tempat anda dan anda, malangnya, akan ditinggalkan dengan apa sahaja venue yang ada. Penceramah tamu dan hiburan secara langsung juga membuat tempahan lebih awal dari tarikh acara sebenar. Setelah tarikh acara anda selamat, lakukan penyelidikan anda dan apabila anda memutuskan pilihan pelaku anda, dapatkan kontrak yang ditandatangani dengan segera.
Menguruskan diri dengan senarai semakan perancangan acara adalah satu lagi tugas yang harus ditangani dengan segera. Dengan memetakan semua langkah dalam proses perancangan acara, menentukan apabila mereka perlu diselesaikan, dan membangunkan jadual bagi setiap orang, anda akan mempunyai panduan yang berharga untuk memulakan anda dan memastikan anda berada di landasan yang betul.
Bermula terlambat adalah salah satu kesilapan perancangan peristiwa yang paling biasa.
Tidak Memeriksa Acara Bersaing
Pernahkah anda menjadualkan acara anda hanya untuk belajar - apabila proses perancangan telah bermula dan tarikh acara ditetapkan - bahawa terdapat satu lagi acara bersaing pada hari yang sama? Hanya satu acara yang akan menarik orang ramai supaya tidak mengambil peluang anda dan menyeberang jari anda bahawa mereka yang dijemput akan memilih acara anda.
Elakkan keadaan sama sekali.
Dapatkan ketekunan wajar anda dan periksa sebarang konflik peristiwa sebelum terlambat. Lihat jadual untuk perhimpunan industri (baik besar dan kecil), berdekatan dengan cuti, acara sukan utama dan perhimpunan tempatan yang boleh mendatangkan malapetaka bagi mereka yang memandu ke acara tersebut. Sebaik sahaja anda telah memutuskan tarikh untuk acara anda, dapatkan perkataan itu kepada tetamu anda. Penyenaraian "Simpan Tarikh" dan "Acara Akan Datang" memberi mereka yang berminat untuk menandakan acara anda pada kalendar mereka.
Tidak Mengesahkan Vendor
Kontrak penjual yang ditandatangani adalah perjanjian yang mengikat secara sah dan memberi anda sesuatu secara bertulis untuk memegang vendor yang bertanggungjawab terhadap perkhidmatan yang mereka berikan. Walau bagaimanapun, tidak ada apa-apa untuk anda pada masa kejadian apabila anda menyedari vendor itu tidak hadir. Kontrak acara di tangan tidak akan menyampaikan makanan kepada tetamu yang lapar atau menyampaikan jadual dan kerusi ke ballroom kosong. Sahkan dengan setiap vendor tidak sekali, tetapi dua kali. Ya, dua kali . Sahkan penerimaan kontrak yang ditandatangani anda pada masa anda bersetuju dengan terma tersebut. Sahkan sekali lagi sebelum acara itu sendiri. Ini bukan percakapan yang akan anda peroleh mengenai butiran mengenai penghantaran makanan atau hiasan; ini adalah susulan khusus untuk memastikan bahawa acara anda masih dalam kalendar mereka.
Peniaga acara menempah pelbagai acara dan sangat mudah untuk dokumen anda tersesat dalam shuffle atau salah oleh orang lain dalam syarikat. Oleh itu, pastikan bahawa tidak berlaku dengan mengelilingi mereka untuk mendaftar masuk dan mengesahkan bahawa acara dan spesifik mengenai tarikh, masa dan perkhidmatan yang disediakan adalah sebenarnya pada jadual mereka. Dan pastikan kontrak vendor itu tersedia.
Tidak Mempunyai "Pelan B"
Mempunyai pelan kontingensi adalah satu kemestian untuk sebarang acara tetapi khusus untuk acara-acara yang dijadualkan diadakan di luar rumah. Keadaan cuaca tidak dapat diramalkan dan jika taufan, penasihat angin berat atau ribut hujan badai mengancam untuk membatalkan acara anda, mempunyai rancangan cadangan. Tarikh hujan, tempat acara alternatif, dan jadual aktiviti diubahsuai adalah semua pilihan jika acara luaran anda - atau sebahagian daripadanya - mesti dipindahkan ke dalam rumah.
Selain bersiap sedia untuk ketidakpastian cuaca, keadaan lain yang luar biasa juga boleh ditangani lebih awal daripada masa. Gagal kuasa boleh dikurangkan dengan mempunyai penjana di tapak. Tempat letak kereta limpah boleh dipindahkan ke lokasi yang lain, disusun semula. Isu dengan ketersediaan bilik hotel boleh diselesaikan dengan mengekalkan beberapa bilik tambahan di rizab di dalam blok hotel anda. Pertimbangkan spesifik acara anda dan beri pemikiran kepada kawasan-kawasan yang lebih mudah terdedah kepada isu-isu yang timbul. Dengan merancang dan membangunkan senario alternatif, anda boleh mengelakkan salah satu kesilapan perancangan peristiwa yang paling mahal.
Tidak Memperoleh Bantuan yang Cukup
Ketika datang untuk menyewa kakitangan acara, lebih baik lagi. Ia akan menyebabkan anda lebih banyak wang tetapi ia boleh menjimatkan acara anda. Gambar ini: sandaran kereta yang menunggu untuk memasuki tempat letak kereta sementara para petugas letak kereta bersusah payah cuba bersaing. Barisan tetamu yang frustrasi menunggu untuk memesan minuman sebagai satu pelayan berjuang untuk bersaing dengan permintaan. Para pekerja pendaftaran acara diliputi oleh banyak tetamu yang baru tiba, meninggalkan pelancong yang lelah menunggu terlalu lama untuk mendaftar masuk. Anda mendapat idea itu. Mempunyai kakitangan acara tambahan di tangan untuk membantu semasa sibuk, menyediakan perkhidmatan tambahan ke kawasan yang memerlukan, menyelesaikan masalah yang timbul, atau menjadi kehadiran mengalu-alukan tetamu yang datang dengan pertanyaan dapat meningkatkan acara anda dari acara yang baik ke acara yang luar biasa.
Semasa menyewa kakitangan acara , cari kakitangan yang berpengalaman bekerja jenis acara yang anda sedang merancang. Sewa hanya kakitangan yang profesional dan sangat disyorkan. Mendidik mereka tentang apa acara anda, tetamu yang akan menghadiri, jangkaan anda, dan siapa hubungan mereka harus mempunyai soalan atau masalah. Kakitangan acara - walaupun mereka disediakan oleh vendor luar - mewakili anda dan perniagaan perancangan acara anda. Perjumpaan negatif dengan kakitangan acara akan disiarkan dalam ingatan kedua-dua tetamu dan pelanggan dan boleh memerah walaupun acara paling terancang.