Vendor Perancangan Parti Setiap Acara Pro Harus Tahu

by Rob keras

Para perancang acara terbaik tinggal semasa dengan tempat acara yang bergaya di kawasan mereka dari hotel ke resort ke restoran . Paling penting, mereka mewujudkan hubungan kerja yang mesra, mesra dengan pengurusan jualan dan katering di tempat tersebut kerana kedua-duanya akan membantu membuat atau memecah peristiwa. Hubungan tersebut juga akan membuktikan yang berharga untuk acara-acara masa depan dan semoga dapat menjadikan tugas anda lebih mudah.

Dalam urat yang sama, setiap perancang acara (sama ada bebas atau disewa sebagai perancang mesyuarat di sesebuah organisasi) perlu mempunyai rangkaian perniagaan peribadi vendor acara yang dipercayai dan pembekal yang boleh disewa untuk pelbagai acara.

Bukan sahaja jaringan itu akan dipotong pada masa yang khusus untuk mencari kontraktor, tetapi perancang acara akan belajar bagaimana untuk bekerja dengan syarikat dan individu untuk mendapatkan perkhidmatan terbaik untuk pelanggan mereka. Pada akhirnya, rangkaian sangat penting dalam industri-industri mesyuarat dan acara.

Apabila ia datang kepada rujukan, rangkaian anda (atau kekurangannya) boleh bermakna perbezaan antara mendarat kerja dan menontonnya pergi ke pertandingan. Berikut adalah vendor perkhidmatan acara, pembekal, dan kontraktor setiap perancang acara hebat harus ada di rangkaian mereka.

01 - Syarikat Pengurusan Destinasi (DMC)

Syarikat pengurusan destinasi (DMC) mungkin muncul di permukaan untuk menjadi pesaing kepada perancang acara tempatan, memandangkan fokusnya adalah untuk mengekalkan hubungan dengan semua tempat dan perkhidmatan perhotelan tempatan, tetapi pada hakikatnya, mereka boleh menjadi rakan kongsi yang baik untuk perancang acara.

Apabila merancang acara di luar bandar atau di luar kawasan kepakaran anda, DMC yang baik boleh menjadi kawan terbaik dan sekutu terdekat anda. Hubungan mereka dan pengetahuan tempatan yang luas sering merangkumi semua aspek perancangan acara. DMC biasanya disewa untuk membantu merancang dan melaksanakan semua aktiviti di luar tapak dan petang.

02 - Perunding Komunikasi

Sejumlah besar maklumat harus dikomunikasikan kepada pelanggan dan tetamu, tetapi banyak perancang acara tidak mempunyai keahlian yang unik untuk menghasilkan semua bahan komunikasi seperti undangan, agenda, bahan persidangan, dll.

Perunding komunikasi akan membantu membuat bahan template yang mengikut etika dan format yang sesuai untuk setiap jenis alat komunikasi.

Bekerjasama dengan penulis dan pereka grafik (atau melaksanakan tanggungjawab ini secara langsung), orang ini akan memastikan bahawa bahan-bahan tersebut menggabungkan tema acara, pesanan, dan standard jenama pelanggan. Mereka juga boleh membantu dalam pengeluaran dan pencetakan sebenar bahan-bahan ini.

03 - Pereka Alat tulis

Acara yang lebih intim, lebih fleksibel dengan gaya bahan kertas yang boleh digunakan. Kedai alat tulis tempatan atau dalam talian mempunyai pilihan yang luar biasa, dan kebanyakan kertas hari ini boleh dicetak menggunakan pencetak inkjet yang boleh menambah beberapa penjimatan kos.

Cuba bekerjasama dengan pemilik kedai. Dia perlu inventori beratus-ratus gaya secara langsung di kedai (dan mempunyai keupayaan untuk menempah bahan-bahan tersuai apabila diperlukan). Pereka alat tulis akan membuat cadangan dan membantu kata-kata dan mencetak bahan anda juga.

Petunjuk Stationary: Selain daripada alat tulis dan jemputan yang lebih klasik atau tradisional, pastikan inventori termasuk pilihan lain yang unik juga.

04 - Pengedar Produk Promosi

Salah satu peraturan dari sebarang acara adalah untuk tidak membiarkan tetamu pulang dengan tangan kosong. Tidak kira sama ada anda merancang mesyuarat pelanggan, seminar, persidangan, pameran perdagangan, perjalanan insentif, atau sebagainya, satu perkara tetap biasa: tetamu anda harus menerima dan membawa pulang barang hadiah yang relevan.

Hubungan produk promosi anda harus memberi anda akses kepada nama lencana, notepad, pen, pensil, pakaian, anugerah, dan sebarang item lain yang anda atau klien anda mungkin berminat untuk memberi kepada mereka yang menghadiri program anda.

Petua Hadiah: Selalu terbaik untuk memilih hadiah yang mencerminkan imej / jenama organisasi hosting. Apabila sesuai, anda mungkin mahu mempunyai keupayaan untuk memasukkan barangan tertentu dengan logo syarikat atau persatuan.

05 - Jurugambar

Ini adalah item bajet yang banyak pelanggan ingin mengelakkan, tetapi seorang jurugambar yang hebat akan menangkap intipati acara atau berbilang program hari dan memberikan tetamu kenang-kenangan. Mempunyai beberapa jurugambar besar dalam rangkaian anda boleh sangat tidak ternilai apabila anda diupah untuk merancang acara yang lebih peribadi seperti perkahwinan.

Jurugambar anda juga harus mengekalkan rangkaian sumber seperti pengeluaran video, juruteknik A / V, dan jurugambar lain. Jurugambar yang merangkumi kepakaran teknikal dengan celik pemasaran adalah orang yang anda mahukan dalam rangkaian anda. Dia akan memahami rasional seni dan perniagaan untuk sebarang acara.

06 - Katering Persendirian

Tidak setiap acara berlaku di sebuah hotel atau restoran di mana perkhidmatan katering secara automatik disediakan. Pertemuan dan peristiwa dalaman seringkali dirancang di organisasi sendiri, dan katering diperintahkan dan dihantar. Antara tempat acara yang paling unik seperti galeri seni, bangunan mercu tanda, atau taman yang indah juga memerlukan perkhidmatan katering swasta.

Katering mungkin memiliki restoran, kemudahan jamuan atau kedainya sendiri. Di samping menawarkan pelbagai item menu yang akan merayu kepada pengalaman makan umum atau etnik, dia harus menawarkan pilihan yang luar biasa untuk sarapan, makan tengah hari, rehat dan / atau makan malam.

07 - Pemilik Kedai Wain / Sommelier

Katering anda mungkin akan menjaga keperluan bar untuk acara anda, tetapi perancang acara akan mempunyai alasannya sendiri termasuk ahli anggur dalam rangkaian mereka.

Pemilik kedai wain yang baik boleh menyediakan inventori (untuk kegunaan atau hadiah penghargaan) sebagai sumber langsung untuk pihak swasta, tetapi yang lebih penting, sommelier ini dapat membantu mendidik perancang tentang wain.

Petua Wain: Untuk bonus tambahan, lakukan hubungan langsung dengan pemilik kedai wain untuk menghantar inventori terus kepada pelanggan anda dan masukkan nota peribadi daripada anda.

08 - Chocolatier

Sama seperti kedai wain, chocolatier yang hebat benar-benar boleh membuat perancang acara kelihatan baik. Semua orang suka ganache coklat buatan tangan dan truffles.

Jika anda boleh, bekerjasama dengan chocolatier tempatan yang menggunakan semua bahan-bahan segar, tetapi terdapat banyak pembuat coklat gourmet yang akan menghantar terus ke acara anda. MarieBelle New York mencipta coklat yang dipamerkan dengan indah.

Petua Coklat: Jika anda benar-benar ingin mewah, seorang chocolatier yang hebat boleh memasukkan imej tersuai di atas coklat atau bahkan membuat arca coklat atau pusat. Ia juga bukan idea yang tidak baik untuk meminta kenalan anda untuk menyimpan kad perniagaan peribadi anda di kedai untuk penghantaran peribadi kepada pelanggan.

09 - Penjual bunga

Pengaturan bunga besar akan menambah warna, kecanggihan, dan wangian ke bilik. Banyak acara akan menggabungkan susunan bunga sebagai sebahagian daripada hiasan acara seperti pusat meja.

Kedai bunga yang baik akan menawarkan pelbagai idea yang mengatasi tema, warna, dan anggaran untuk acara anda. Dia juga akan menasihati mana-mana bunga yang akan diadakan paling baik untuk tempoh dan suhu acara anda (contohnya, acara luar) dan musim.

10 - Pembekal Sewa Parti

Walaupun kebanyakan tempat akan mengekalkan perhubungan secara langsung dengan firma pembekal sewa parti, adalah berguna untuk perancang acara mempunyai hubungan mereka sendiri dengan pembekal sewa parti yang boleh dipercayai.

Acara yang hebat boleh memasukkan sejumlah item untuk dekorasi, linen, lantai, lampu, peralatan audio / visual, peralatan makan, barang pecah belah, alat peraga, khemah, dan lain-lain. Syarikat penyewaan parti yang baik akan menawarkan semua ini dan banyak lagi. Pembekal sewa parti anda juga boleh menjadi sumber yang hebat untuk membantu merangsang cara terbaik untuk menyokong tema acara anda.

11 - Biro Konvensyen dan Pelawat (CVB)

Biro konvensyen dan pelawat (CVB) akan memberikan maklumat berharga mengenai destinasi acara, perkhidmatan dan kemudahannya. CVB akan menjimatkan masa dan tenaga untuk mana-mana perancang mesyuarat apabila memerlukan penyelidikan perkhidmatan tempatan. Sesetengah CVB juga menawarkan alat dalam talian untuk perancang untuk meminta maklumat dari hotel yang mengambil bahagian dan perkhidmatan dan tempat lain.

CVB bertanggungjawab untuk mempromosikan destinasi tempatan dan umumnya boleh memberikan maklumat mengenai sejarah dan ciri-ciri unik destinasi. Perancang acara harus menjangkau CVB dan kakitangannya sebagai satu sumber untuk maklumat terperinci tentang perjalanan dan pelancongan tempatan.