Langkah-langkah untuk Mencari Tempat Perjumpaan Sempurna
Dengan mengandaikan bahawa anda telah mengenalpasti jenis acara yang anda sedang perancangan dan tujuannya, terdapat banyak faktor lain yang harus dipertimbangkan ketika anda memulakan proses memilih tempat itu sendiri.
Pelan hala tuju berikut akan membantu membimbing anda melalui langkah-langkah dalam memilih ruang acara yang sempurna.
Kenal Pastor Sasaran Anda dan Kenali Senarai Tetamu Anda
Apabila perancangan tempat untuk acara, salah satu maklumat penting yang perlu anda ketahui ialah siapa tetamu anda dan berapa banyak yang anda harapkan untuk hadir. Walaupun jenis acara pasti akan memaklumkan pilihan tempat, salah satu faktor pengurangan terbesar untuk ruang acara adalah keupayaannya. Pastikan anda mengetahui sekurang-kurangnya perkiraan yang tepat (ia boleh menjadi julat) bilangan tetamu kerana ini akan mengehadkan segera pilihan tempat anda. Anda juga harus mempertimbangkan khalayak anda. Pastikan bahawa tempat itu tidak hanya mencerminkan acara itu tetapi rasa dan harapan para tetamu.
Mengenal pasti Tarikh Acara
Semak kalendar anda kerana masa akan mempengaruhi banyak keputusan, termasuk pilihan tempat anda. Selepas senarai tetamu anda, tarikh acara anda akan menjadi faktor menghadkan seterusnya.
Bergantung pada jenis acara yang anda sedang perancangan, anda mungkin mendapati bahawa anda harus fleksibel dengan tarikh acara anda untuk mendapatkan tempat yang anda mahukan atau anda perlu fleksibel dengan pilihan tempat anda untuk mendapatkan tarikh yang anda mahukan. Anda harus memulakan perancangan tempat mengetahui di mana anda atau pelanggan fleksibel.
Berikut adalah beberapa soalan yang perlu dipertimbangkan:
- Bilakah tetamu anda mungkin hadir untuk hadir berdasarkan jadual mereka?
- Tempat-tempat apa yang mempunyai ruang yang sesuai dan tersedia untuk masa-masa itu?
- Bilakah masa terbaik untuk pasukan pengurusan anda untuk mengadakan acara itu?
Kira Anggaran Anda
Dengan belanjawan terbuka, sesiapa sahaja boleh merancang acara yang hebat dan mempunyai pilihan pilihan tempat yang tak terbatas. Akan tetapi, lebih daripada mungkin, sumber kewangan anda adalah terhad dan anda harus sedar dari permulaan apa batasan kewangan anda - walaupun anggaran acara anda adalah sederhana anggaran atau jangkauan. Perancang acara sentiasa merancang satu peristiwa hebat dalam anggaran yang munasabah.
- Adakah tempat berada dalam parameter anggaran anda untuk perbelanjaan ruang, teknikal dan katering?
- Adakah anda telah berunding kadar yang baik untuk perkhidmatan dan menunjukkan nilai peranan anda?
- Adakah anda membenarkan kelonggaran dalam belanjawan anda dalam hal perbelanjaan item baris melebihi pelan?
Skop Keluar dari Lokasi yang berbeza
Sebaik sahaja nombor senarai tetamu dan tarikh acara mungkin disempitkan, penting untuk mengenal pasti lokasi di mana acara itu dapat diadakan. Hotel dan pusat acara atau persidangan adalah antara ruang peristiwa yang paling popular untuk acara korporat dan majlis perkahwinan, tetapi bukan satu-satunya pilihan.
Ini adalah masa untuk menjadi kreatif dalam pemikiran anda. Pertimbangkan yang berikut:
- Berdasarkan tema mesyuarat anda, apakah tiga lokasi terbaik yang perlu anda fikirkan?
- Di manakah tetamu anda lebih suka menghadiri mesyuarat ini?
- Apa yang paling sesuai untuk tetamu anda?
- Selain sebuah hotel, lokasi yang tidak dijangka dapat menaikkan kadar RSVP?
Cari Jenis Ruang Hak yang Tepat
Tempat yang anda pilih mesti mempunyai ruang yang sesuai untuk jenis acara yang anda sedang perancangan. Adakah acara anda memerlukan lantai tarian? Adakah anda memerlukan sistem PA? Bagaimana pula dengan podium speaker atau skrin projektor? Apakah jenis persediaan meja yang anda perlukan? Di samping mempertimbangkan pelbagai soalan, berikut adalah beberapa soalan perancangan tempat teratas untuk bertanya kepada diri sendiri:
- Adakah tempat acara memenuhi kriteria khas program atau acara anda?
- Bolehkah tempat menampung pengeluaran, hiburan, A / V, bunyi, dan keperluan teknikal yang lain?
- Adakah keadaan kemudahan mencerminkan piawaian tinggi organisasi anda?
Pertimbangkan Perkhidmatan dan Sekatan Tempat
Di samping mencari jenis ruang acara yang tepat, anda akan mahu melihat jenis perkhidmatan lain yang ditawarkan oleh tempat itu dan menentukan nilai mereka kepada acara anda. Sesetengah tempat juga akan mempunyai senarai vendor pilihan yang anda mesti bekerja untuk mencari vendor atau pembekal untuk perkhidmatan lain. Tempat-tempat lain mempunyai sekatan ke atas hiasan atau aspek lain pada acara itu sendiri. Beberapa soalan yang perlu ditanya termasuk:
- Adakah tempat ini menawarkan pilihan parkir atau valet yang baik?
- Adakah tempat ini menawarkan keselamatan?
- Adakah venue ini menawarkan perkhidmatan tambahan seperti katering, pengaturan bunga, linen dan sewa meja, dan lain-lain?
- Adakah tempat ini mempunyai persediaan dan pembersihan krew?
- Adakah tempat ini membataskan vendor lain yang anda bekerjasama?
- Adakah tempat ini mempunyai minimum makanan dan minuman?
Pertimbangkan Tempat Reputasi
Reputasi tempat untuk perkhidmatan adalah kritikal. Ini selalunya perbezaan antara mengadakan acara yang baik dan menghasilkan acara yang hebat. Cara tempat menguruskan kemudahan, kakitangan, dan pelanggannya akan sentiasa diingati. Untuk mendapatkan nilai reputasi tempat, pertimbangkan soalan berikut:
- Apakah tempoh pengurus persidangan, pengurus katering atau koki eksekutif?
- Adakah pihak pengurusan melayan anda seperti pelanggan VIP atau hanya sebagai satu daripada pelbagai program?
- Berapa banyak kelenturan adalah tempat yang bersedia untuk dilanjutkan kepada anda?
- Adakah mereka mempunyai testimoni atau ulasan yang tersedia?
- Adakah tempat menawarkan gambar daripada peristiwa yang sama dengan anda?
Jadualkan Lawatan Venue
Kecuali logistik dan masa yang benar-benar menghalangnya, setiap perancang acara perlu menjalankan pemeriksaan tapak sebelum menandatangani mana-mana tempat. Gambar boleh sangat membantu, tetapi terdapat banyak aspek yang hanya dapat dinilai secara langsung. Minta lawatan ke tempat itu termasuk segala-galanya dari tempat letak kereta ke pintu masuk dan ruang acara ke bilik mandi. Anda akan gembira awak lakukan!
Menggabungkan Keutamaan Pelanggan
Pada penghujung hari, perancang acara mesti mengemukakan cadangan tempat mereka kepada pelanggan mereka (sama ada pelanggan dalaman seperti eksekutif atau pengurusan syarikat atau pelanggan luaran) dan mendapatkan kelulusan. Satu-satunya soalan untuk bertanya kepada diri sendiri mengenai pelanggan semasa fasa perancangan tempat adalah pelanggan meluluskan cadangan saya? Untuk dapat menjawab soalan itu dengan sedikit keyakinan, anda mesti memastikan bahawa anda memahami jangkaan dan keinginan pelanggan dari awal.