Kerana semua ini, perancang mesyuarat memerlukan pemahaman yang tegas terhadap nombor katering untuk memastikan kualiti makanan dan menghindari bayaran penalti. Disenaraikan di bawah adalah tokoh-tokoh dan istilah-istilah penting untuk menjadi biasa.
Anggaran Anggaran
Ia adalah bilangan tetamu yang anda mulakan projeksi anda pada mulanya. Tidak ada kewajiban sebenar dengan perkiraan anggaran kerana lebih banyak "nombor kerja" yang digunakan untuk menganggarkan kos dan keperluan kakitangan.
Bilangan yang Diharapkan
Jumlah yang dijangkakan dikemukakan dua atau tiga minggu sebelum kejadian. Ini mewakili jumlah yang lebih tepat bagi tetamu yang dijangkakan, dan ia terikat secara kontrak ke kiraan akhir. Setiap operasi katering mempunyai dasar mereka sendiri untuk tuduhan yang diharapkan, tetapi secara umumnya, ia tidak boleh menyimpang oleh lebih daripada 15% daripada kiraan akhir.
Penghitung Akhir / Undian Dijamin
Ia adalah bilangan hidangan tetamu yang akan anda bayar, dan ia juga mewakili bilangan penentuan tempat yang akan ditetapkan oleh pasukan katering di dalam bilik.
Apa-apa perubahan yang dibuat ke nombor ini selepas tarikh tamat boleh dikenakan penalti atau bayaran lewat. Oleh itu, adalah penting bahawa perancang menetapkan tarikh RSVP yang jatuh sebelum tarikh akhir jaminan.
Percent Penurunan
Terdapat dua sudut untuk menurunkan peratusan. Yang pertama dikira dengan katering untuk melihat berapa banyak kiraan akhir anda telah menurun dari kiraan yang diharapkan.
Sekiranya peratusannya terlalu besar (lebih 20%), maka bayaran penalti boleh dikeluarkan untuk menampung perbelanjaan yang berkaitan dengan pesanan kakitangan dan penawaran. Perancang menggunakan persentase penurunan untuk menganggarkan berapa banyak "tidak menunjukkan" yang diharapkan. Kadar penurunan 2% adalah kira-kira purata bagi peristiwa berbayar atau yang diperiksa. Rata-rata itu dapat naik di atas 5% untuk acara-acara yang bebas. Seperti yang anda boleh bayangkan, peserta lebih cenderung untuk menunjukkan apabila mereka mempunyai wang yang dilaburkan dalam satu acara.
Kad makan
Sesetengah perancang menawarkan lebih daripada satu hidangan pada hidangan rasmi, dan ini membuat keperluan pengiraan yang lain. Hotel dan pusat jamuan tidak mahu terperangkap meneka berapa ramai tetamu yang memilih stik atau ayam, jadi terpulanglah kepada para perancang untuk mendapatkan perkiraan yang tepat setiap pilihan melalui sistem RSVP mereka. Pada hari acara, setiap peserta perlu mendapatkan kad makan berwarna yang boleh ditempatkan di atas meja, jadi pelayan secara automatik mengetahui hidangan yang mereka pesan.
Tiket Minum
Perancang acara boleh menggunakan tiket minuman untuk mengawal kos menjalankan bar terbuka. Ia dicapai dengan memberi tiket satu atau dua minuman pada setiap tetamu semasa pendaftaran. Bartender akan menerima tiket sebagai ganti minuman, dan tetamu yang memilih untuk minum di luar elaun tiket mereka boleh membayar tunai. Satu perkara yang perlu diperhatikan mengenai tiket minum adalah bahawa tempat itu akan mengenakan anda minuman berprestasi tertinggi bagi setiap tiket.
Atas sebab ini, masuk akal untuk menggunakan sistem ini dengan bir dan wain atau bar rumah kerana pilihan akan dihargai dengan lebih dekat.
Bekerja Dengan Sistem
Akhirnya terserah kepada perancang acara untuk memberikan perkiraan yang tepat kepada jabatan katering. Perancang-perancang yang mengabaikan dasar-dasar dan deadline yang dikeluarkan oleh penyedia mereka dapat membayar lebih dari yang seharusnya dalam bentuk penalti dan biaya lainnya. Cara terbaik untuk mengelakkan ini adalah membaca dasar katering sebelum merancang acara tersebut. Mengikuti peraturan mudah ini akan membantu anda memilih tarikh dan kos yang paling sesuai untuk disampaikan kepada tetamu.