Etiquette Perniagaan Attendan Automatik
Cara terpantas dan paling mudah untuk program dan merakam ciri atendan automatik sistem telefon anda adalah untuk menulis skrip pada program pemproses kata. Pilih seseorang untuk merakam skrip yang mempunyai suara mesra, boleh bercakap tanpa gagap atau teragak-agak dan boleh mengucapkan dan menzahirkan setiap perkataan dan nama dengan jelas.
Salam Pengendali Awam
Bahagian pertama skrip akan menjadi ucapan. Ini adalah peluang anda untuk membentangkan syarikat anda kepada penelepon anda dan secara lisan mengalu-alukannya ke dalam syarikat anda.
Greeting Attendant Automated Do's
- Mulakan dengan penghargaan untuk panggilan atau perniagaan mereka
- Jangan simpan ucapan yang singkat sehingga penelpon yang kembali tidak ditangguhkan setiap kali mereka memanggil
- Gunakan tagline, slogan syarikat dan nama laman web anda, atau kedua-duanya jika anda memilikinya.
Tuntutan Pesakit yang Diundang secara Automatik
- Jangan gunakan lebih daripada dua atau tiga ayat untuk menyambut pemanggil anda
- Jangan mempromosikan laman web anda jika ia tidak mempunyai nilai untuk ditawarkan kepada pelanggan anda
- Jangan buat slogan atau slogan untuk mengisi ucapan.
Pilihan Atendan Automatik
Bahagian terpenting dari atendan automatik adalah menyampaikan pilihan yang perlu dipilih oleh pemanggil anda untuk mendapatkan orang yang mereka perlu bicarakan. Terdapat dua jenis pemanggil: (1) orang yang tidak dikenali dengan syarikat anda dan memerlukan bimbingan dan (2) pemanggil yang tahu dengan tepat siapa yang mereka perlukan untuk berbicara dan mengetahui pelanjutan mereka.
Pilihan Pengendali Automatik Do
- Gunakan pilihan yang biasa diterima. Sebagai contoh, "Tekan sifar untuk Resepsionis," "Tekan kekunci pound untuk kembali ke menu sebelumnya."
- Beritahu penelepon anda secepat mungkin apabila mereka boleh menghubungi sambungan parti mereka jika mereka sudah tahu.
- Biarkan pemanggil anda tahu di depan jika pilihan menu anda telah berubah baru-baru ini. Keluarkan notis ini selepas tiga minggu.
- Sediakan pilihan yang paling sering dipanggil dahulu.
- Berikan penerangan pilihan sebelum anda memberikan nombor pilihan. Sebagai contoh, "Untuk Sokongan Pelanggan, tekan '5'."
- Periksa dokumentasi sistem anda untuk nombor pilihan menu reserved. (contohnya, semua sambungan bermula dengan nombor "8" dan oleh itu "8" tidak boleh digunakan sebagai pilihan menu).
Larangan Opini yang Diambil secara Automatik
- Jangan katakan "Sila" sebelum anda membentangkan setiap pilihan (misalnya, "Sila tekan 1 hingga ... Sila tekan 2 untuk ... Sila tekan 3 ..." dan lain-lain)
- Jangan berikan lebih daripada enam pilihan pada satu masa. Jika anda mempunyai lebih daripada enam pilihan, buat struktur menu pelbagai peringkat. Sebagai contoh, "Untuk pilihan Jualan dan perkhidmatan, tekan 5."
- Jangan menganggap semua orang mempunyai telefon touchtone. Sekiranya pilihan menu tidak dipilih dalam tempoh tiga saat dari akhir ucapan, sambungkan pemanggil kepada penyambut tetamu.
Contoh Skrip Atendan Automatik
- Terima kasih kerana memanggil The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan perniagaan bersatu." Jika anda tahu pelanjutan pihak anda, anda boleh mendailnya pada bila-bila masa. Jika tidak, pilih salah satu daripada pilihan berikut. Untuk Perkhidmatan Pelanggan, tekan '1'. Untuk Sokongan Teknikal, tekan '2'. Untuk waktu perniagaan biasa kami, tekan '3'. Untuk perakaunan, tekan '4'. Untuk Pembelian, tekan '5'. Untuk mencari lokasi berhampiran anda, tekan '6'. Jika tidak, tekan '0' untuk resepsi atau tinggal di barisan dan seseorang akan membantu anda tidak lama lagi.
- Selamat datang ke Syarikat Operasi Tech. Untuk menyemak status akaun anda, lawati kami di web. Jika anda tahu pelanjutan orang itu, anda boleh mendailkannya pada bila-bila masa. Untuk direktori syarikat, tekan '1'. Jika anda tahu pelanjutan orang itu, anda boleh mendailkannya pada bila-bila masa. Untuk direktori syarikat, tekan '1'. Untuk Sokongan Teknikal, tekan '2'. Untuk Perkhidmatan Pelanggan, tekan '3'. Untuk Jualan dan Pemasaran, tekan '4'. Jika anda ingin bercakap dengan penyambut tetamu, tekan '0' atau tinggal di barisan dan salah seorang ahli kakitangan kami yang ramah akan membantu anda. Terima kasih kerana memanggil The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan perniagaan bersatu."
Selepas waktu Berlian, Hujung Minggu & Penutupan Holiday Automated Attendant Greeting
Sekiranya perniagaan anda ditutup selepas waktu tertentu atau pada hujung minggu dan tidak ada sesiapa yang menjawab atau membantu penelepon anda, mencipta ucapan teratur automatik selepas jam. Beritahu penelepon anda di hadapan bahawa perniagaan ditutup dan minta mereka memanggil semula pada akhirnya. Juga, termasuk jam operasi biasa anda.
Contoh Latihan Selepas Masa / Latihan Akhir Automated Attendant
- Terima kasih kerana memanggil Syarikat Operasi Teknikal. Kami sedang tutup. Kami dibuka dari pukul 9 pagi hingga 10 malam Isnin hingga Jumaat, dan 10 pagi hingga tengah hari pada Sabtu, Masa Masa Pusat. Jika anda tahu pelanjutan pihak anda, anda boleh mendailnya pada bila-bila masa. Jika tidak, sila hubungi semula semasa waktu perniagaan biasa supaya kami dapat membantu anda. Terima kasih kerana memanggil The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan perniagaan bersatu." Selamat tinggal.
- Terima kasih kerana memanggil Syarikat Operasi Teknikal. Kami sedang tutup. Jika ini adalah keadaan kecemasan, sila hubungi perkhidmatan menjawab kami di 585-555-1234. Jika anda tahu pelanjutan pihak anda, anda boleh mendailnya pada bila-bila masa. Sekiranya anda mempunyai akaun dengan kami, anda boleh menyemak status anda 24 jam sehari 7 hari seminggu di www.operationstech.about.com. Jam perniagaan normal kami adalah dari 9 pagi hingga 5 petang Isnin hingga Jumaat, dan 10 pagi hingga tengah hari pada Sabtu, Masa Masa Pusat. Jika tidak, sila hubungi semula semasa waktu perniagaan biasa supaya kami dapat membantu anda. Terima kasih kerana memanggil The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan perniagaan bersatu." Untuk mengulang mesej ini, tekan kekunci paun. {3 jeda kedua} selamat tinggal.
Ucapan Berkemungkinan Bermutu Berkala
Untuk mempromosikan spesial bermusim syarikat anda atau hanya untuk menyampaikan ucapan bermusim istimewa kepada semua penelepon anda, anda mungkin ingin mengucapkan salam kepada atendan automatik anda untuk masa yang terhad. Gunakan ini dengan berhati-hati dan hanya jika ia mencerminkan semangat syarikat anda. Sebagai contoh, ucapan bercuti bermusim yang menghendaki penelepon anda kegembiraan dan kemakmuran pada Tahun Baru tidak akan sesuai untuk agensi koleksi.
- Anda telah mencapai Syarikat Operasi Tech. Dari "keluarga kami" kepada "keluarga anda," kami ingin mengucapkan selamat hari raya dan Tahun Baru yang berjaya. Jika anda tahu pelanjutan pihak anda, anda mungkin ...
- Terima kasih kerana memanggil Syarikat Operasi Teknikal. Tanyakan perkhidmatan pelanggan anda tentang diskaun 4 Julai kami untuk semua perkhidmatan gantian. Jika anda tahu pelanjutan pihak anda, anda mungkin ...
Latihan dan Ujian
Sebelum anda merakam skrip atendan automatik anda, siapkan orang yang anda pilih untuk membacanya berlatih beberapa kali di hadapan anda. Gunakan ini untuk menyempurnakan sebutan dan penyataan. Selepas ucapan baru direkodkan, hubungi sistem telefon anda dengan segera untuk memeriksa rakaman untuk kesilapan dan pastikan semua opsyen mengumumkan kerja yang sesuai.