Cara anda menyambut pelanggan di telefon adalah penting untuk perniagaan anda
Sistem telefon hari ini yang canggih dapat membuat lebih mudah bagi perniagaan yang mempunyai jumlah panggilan yang tinggi, tetapi sistem yang sama sering membuat frustrasi untuk pemanggil yang hanya ingin bercakap dengan seseorang.
Apabila pelanggan akhirnya mencapai ahli kakitangan anda, sangat penting bahawa orang yang menjawab telefon merawat pemanggil dengan penuh ihsan. Ringkasnya: merawat penelepon anda dengan cara yang anda mahu dirawat pada panggilan perniagaan.
Berikut adalah beberapa perkara penting untuk diikuti semasa melakukan interaksi telefon profesional yang akan membantu anda dan pekerja anda membuat budaya telefon perniagaan di syarikat anda.
01 - Pemindahan Panggilan
02 - Meletakkan Pemanggil Pada Pegang
Apabila pemanggil diletakkan, satu minit sepertinya seperti selama-lamanya, tidak kira betapa menyenangkannya muzik pegang syarikat anda. Cuba tunggu sebentar dalam perbualan sebelum memberitahu penelepon yang anda simpannya-iaitu, elakkan daripada menangguhkan pemanggil sekiranya mungkin. Pastikan mereka memahami mengapa anda meletakkan mereka terus, dan menjadi jujur tentang berapa lama masa yang diperlukan. Mohon maaf atas kesulitan ini, dan jika mereka tidak dapat memegang, ia adalah yang terbaik untuk memanggil mereka kembali daripada meminta mereka memanggil anda kembali. Dan cuba menjadi empati kepada pemanggil anda; tiada siapa yang suka dipertahankan, jadi bersikap sopan kerana situasi itu dibenarkan.
03 - Menamatkan Panggilan
Terdapat beberapa sebab yang anda perlukan untuk menamatkan panggilan telefon sebelum pemanggil siap. Sekiranya pemanggil bersalah atau menggunakan bahasa kasar atau mengancam, anda tidak perlu bertolak ansur dengan tingkah laku tersebut. Katakan kepada mereka bahawa anda sedang menamatkan panggilan kerana bahasa yang menyinggung perasaan mereka, tetapi tidak melibatkan diri dalam penghinaan atau back-and-forth. Pastikan anda melaporkan panggilan tersebut kepada penyelia anda.
Sekiranya anda perlu menamatkan panggilan kerana penelepon hanya panjang-panjang (yang lebih kerap berlaku), tunggu jeda dan cuba mengakhiri perkara dengan sopan. Anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Ia telah bercakap indah dengan anda, tetapi saya perlu mengambil panggilan lain sekarang." Tanya jika pemanggil mempunyai pertanyaan lain sebelum membiarkan orang itu pergi, tetapi jelaskan bahawa anda sedang menamatkan panggilan.
04 - Mencipta Salam Suara Individu
Salam surat suara merupakan pernyataan siapa anda dan nilai syarikat anda. Sambutan mel suara pendek dan mendadak tidak menimbulkan kesan pertama yang baik, dan ucapan yang panjang, menarik keluar menggeletar pemanggil. Cuba dapatkan dengan tepat: nyatakan siapa nama anda, nama syarikat, dan mengapa anda tidak dapat menjawab panggilan (dari pejabat, panggilan lain, untuk jangka waktu tertentu). Anda tidak perlu memberikan terlalu banyak butiran-hanya cukup supaya pemanggil tahu dia telah didengar dan bahawa anda akan mengembalikan panggilan.
05 - Menulis Skrip untuk Atendan Automatik
Perkara pertama yang pelanggan anda dan rakan perniagaan mendengar apabila mereka memanggil syarikat anda akan menjadi atendan automatik sistem telefon anda. Hadirkan pilihan bernombor dengan mengandaikan bahawa pemanggil anda tidak biasa dengan syarikat dan memerlukan bimbingan. Pastikan pemanggil mengetahui bahawa jika mereka mempunyai sambungan langsung untuk orang tertentu, mereka boleh menghubungi orang tersebut secara langsung pada bila-bila masa.
Untuk semua pemanggil lain, cuba gunakan nombor yang paling biasa untuk setiap pelanjutan ("Tekan sifar untuk penyambut tetamu," contohnya). Jelaskan jabatan sebelum memberi nombor-contohnya, "Untuk sokongan pelanggan, tekan 5."
06 - Menulis Skrip Atendan Automatik untuk Selepas Waktu atau Penutupan Perniagaan
Jika perniagaan anda ditutup selepas waktu tertentu atau pada hujung minggu dan tiada sesiapa pun yang dapat menjawab atau membantu penelepon anda, buat ucapan perawat automatik selepas waktu. Beritahu penjaga anda di hadapan bahawa perniagaan ditutup, dan pada akhirnya, mintalah mereka memanggil semula. Ingat untuk memasukkan jam operasi biasa anda.
07 - Meninggalkan Mesej Telefon Profesional
Voicemail telah menjadi sebahagian standard dari setiap sistem telefon kelas perniagaan, dan mengetahui bagaimana untuk meninggalkan mesej suara voicemail profesional-sebagai tambahan kepada bagaimana untuk menjawab satu-satunya yang mencerminkan positif pada syarikat anda. Semua pekerja yang menggunakan telefon sebagai sebahagian daripada tugas mereka harus tahu cara meninggalkan mesej telefon profesional .