Etika E-mel Perniagaan yang Berkesan

Dos dan tidak boleh menggunakan e-mel dalam perniagaan

E-mel telah menjadi begitu popular sehingga, dalam sesetengah kes, orang menggunakannya lebih kerap daripada telefon. Oleh kerana perkataan bertulis boleh dengan mudah disalahpahami, memahami etika e-mel yang betul adalah penting dalam persekitaran perniagaan.

Malangnya, ramai yang tidak faham cara menggunakan e-mel untuk kelebihan mereka, dan faedah yang dapat mereka berikan kepada perniagaan sering tidak dijawab. Peraturan etika e-mel perniagaan berikut boleh membantu pekerja anda untuk mengarang e-mel yang cekap dan berkesan.

  • 01 - Kirim Hanya E-mel Jelas dan Ringkas

    Peraturan pertama e-mel e-mel yang baik adalah untuk mengelakkan e-mel yang panjang yang mengandungi maklumat luaran dan fakta tidak relevan. Terangkan kepada subjek yang dikomunikasikan dan gunakan sebagai beberapa perkataan yang mungkin. Sekiranya anda memerlukan keputusan, mintalah. Jika anda memerlukan maklumat, mintalah. Jika anda mahu seseorang mengambil tindakan, mintalah. Jangan membuat pembaca anda tertanya-tanya mengapa anda menghubungi mereka. Apabila anda menulis e-mel, fikirkannya sebagai karya nonfiksi. Jangan buat misteri.
  • 02 - Sentiasa Gunakan Talian Tertentu yang Bermakna

    Jangan sekali-kali meninggalkan baris subjek kosong e-mel. Baris subjek kosong mungkin menghantar e-mel anda sebagai spam, dan ia tidak akan sampai ke tujuannya. E-mel dengan baris subjek kosong juga sering diabaikan, terutamanya jika penerima yang dimaksudkan biasanya menerima banyak e-mel pada hari tertentu. Sentiasa gunakan baris subjek yang memadai mencerminkan kandungan e-mel anda. Ia akan membantu penerima anda menyusun e-mel mereka dengan lebih cekap dan akan menggalakkan maklum balas yang lebih cepat kepada e-mel anda.

  • 03 - Elakkan E-mel Formatted Extravagantly

    Hantar e-mel dalam format profesional. Elakkan fon dan gambar berwarna untuk latar belakang. Mereka boleh mengalih perhatian pembaca atau membuat mesej sukar dibaca. Sebarang imej latar belakang yang anda tambahkan mungkin mengembang saiz fail e-mel anda. Itu boleh memaksa penerima dengan sambungan lambat untuk menunggu masa yang sangat lama untuk mesej anda untuk memuat imej latar belakang yang anda tambahkan mungkin mengembang saiz fail e-mel anda. Itu boleh memaksa penerima dengan sambungan lambat untuk menunggu masa yang sangat lama untuk mesej anda dimuat turun.

    Jika syarikat anda menegaskan bahawa anda menggunakan alat tulis e-mel tertentu untuk memperlihatkan rupa dan rasa yang konsisten, mengambil keuntungan daripadanya. Logo syarikat dan garis tandatangan boleh mempamerkan imej profesional ke e-mel anda.

  • 04 - Hantar Balas dengan tepat pada masanya

    Jangan buat orang menunggu balasan tepat pada masanya ke e-mel mereka. Bertolak dengan segera dengan mesej ringkas dan ringkas. Jika anda memerlukan lebih banyak masa untuk menyelidik jawapan atau mengumpulkan lebih banyak maklumat, beritahu pengirim email anda apabila mereka dapat mengharapkan balasan.

  • 05 - Gunakan Alat Balas Luar Pejabat

    Sekiranya anda hendak pergi dari pejabat dan tidak dapat membaca e-mel anda, gunakan alat luar sistem e-mel untuk bertindak balas secara automatik kepada sesiapa sahaja yang cuba menghubungi anda. Pastikan balasan automatik anda membolehkan pengirim tahu apabila mereka boleh mengharapkan untuk menerima respons.

  • 06 - Jangan Menangis Wolf Dengan Bendera Prioriti Tinggi

    Kebanyakan sistem e-mel membolehkan anda membenderakan e-mel sebagai "Keutamaan Tinggi" atau "Rush." Jangan buat bendera e-mel lalai ini. Gunakannya dengan teliti, atau penerima anda akan mengabaikan bendera keutamaan. Apabila anda akhirnya menghantar emel yang benar-benar penting, ia tidak akan mendapat perhatian yang sewajarnya.

  • 07 - Pertimbangkan Sama "Balas Semua" Adakah Diperlukan

    Jangan naluri klik butang "Balas Semua" untuk setiap e-mel yang mempunyai banyak penghantar atau penerima. Pertimbangkan subjek dan tentukan siapa yang perlu membaca balasan anda. Berpegang teguh kepada semua orang yang tidak perlu akan segera mendapat reputasi sebagai "spammer perniagaan", dan orang mungkin mula mengabaikan emel anda sama sekali.

  • 08 - Mengasingkan Akaun E-mel Perniagaan dan Peribadi

    Kecuali jika keadaan kecemasan, jangan gunakan e-mel perniagaan anda untuk surat-menyurat peribadi. Walaupun anda memiliki perniagaan anda sendiri, adalah idea yang baik untuk mempunyai dua akaun e-mel berasingan. Ia akan membolehkan anda memprioritaskan e-mel anda dan menyimpan mesej peribadi yang tidak berkaitan daripada rangkaian perniagaan.

  • 09 - Gunakan Nama Akaun E-mel Profesional

    Gunakan nama anda sendiri sebagai sebahagian daripada sebarang alamat e-mel perniagaan. Contohnya james.bucki@example.com, atau jbucki@example.com. Elakkan nama panggilan, pemegang, moniker atau rujukan yang tidak jelas. Sebagai contoh, jangan gunakan soccer.mom@example.com atau baseball.nut@example.com.

  • 10 - Adakah E-mel yang Terbaik untuk Respons ini?

    Jangan gunakan e-mel sebagai alat komunikasi sahaja anda. Bukan semua mesej yang bersesuaian dengan e-mel, dan akan ada masa apabila panggilan telefon ringkas atau lawatan kantor ringkas dapat menjadi cara yang lebih efektif untuk menyampaikan pesan. Pertemuan atau bercakap melalui telefon boleh memperkenalkan elemen manusia ke dalam interaksi, dan itu boleh membuat semua perbezaan ketika anda cuba menerangkan sesuatu, atau anda ingin meyakinkan seseorang untuk mengambil tindakan.

  • 11 - Be Sensitive and Accessible

    Jangan sekali-kali menggunakan e-mel untuk menamatkan hubungan atau kontrak. Dalam koresponden perniagaan yang profesional, sentiasa masukkan garis tandatangan yang menyediakan cara alternatif untuk menghubungi anda. Sebagai contoh, anda mungkin termasuk pejabat, faks, dan nombor telefon mudah alih anda, dan alamat mel pejabat anda.

  • 12 - Elakkan Menghantar Emel Lampiran Massive

    Anda tidak pernah tahu bagaimana atau di mana penerima anda akan mengakses e-mel mereka. Peranti mudah alih mungkin mula memuat turun fail sebelum meminta pengguna mengesahkan muat turun. Ia boleh mengambil masa yang lama dan mengambil lebar jalur yang mesti dibayar oleh penerima. Pastikan saiz lampiran gabungan di bawah 50MB.

    Jika anda mesti menghantar fail besar, hubungi penerima terlebih dahulu dan tanyakan bagaimana mereka mahu menerima fail tersebut. Anda juga menggunakan perkhidmatan pemindahan fail untuk menghantar fail.

  • 13 - Fikirkan Sebelum Anda Hantar Email Itu

    Akhirnya, luangkan masa dan pertimbangkan apa yang telah anda tulis sebelum anda menekan butang "hantar". Adakah ia sesuatu yang tidak boleh dihantar dalam e-mel? Adakah ia bersifat peribadi dan tidak wajar menggunakan sistem e-mel syarikat? Adakah anda menulis e-mel semasa marah dan termasuk petikan anda boleh menyesal kemudian? Jika ya, tekan butang "hapus".