Bagaimana Meninggalkan Mesej Suara Profesional

Pastikan anda menyampaikan hormat kepada pelanggan dan pemanggil lain

Voicemail telah menjadi sebahagian standard bagi setiap sistem telefon kelas perniagaan . Bukan sahaja akan mengetahui bagaimana untuk meninggalkan mesej telefon mel suara profesional mencerminkan positif pada syarikat anda, ia juga penting untuk imej profesional anda juga.

Setiap pekerja yang menggunakan telefon sebagai sebahagian daripada tugas mereka harus mengetahui cara meninggalkan mesej telefon profesional. Berikut adalah beberapa tip untuk pekerja baru atau tidak berpengalaman untuk meninggalkan jenis mesej telefon yang profesional dan sopan yang akan dikembalikan.

  • 01 - Pikirkan Pertama

    Sebelum anda mengambil telefon, jeda sebentar dan lakukan latihan mini (di kepala anda jika lebih sesuai). Kurangkan tujuan panggilan dalam satu atau dua ayat. Lebih daripada 50 peratus panggilan pergi ke mel suara, jadi bersiaplah untuk apa yang akan anda katakan jika orang yang anda panggil tidak naik. Anda harus bersedia untuk meninggalkan mesej suara ringkas yang menyatakan tujuan anda dan tidak membuang masa seseorang.
  • 02 - Memperkenalkan Diri Anda

    Mulailah setiap mesej voicemail dengan memperkenalkan diri anda, jadi penerima tahu siapa yang memanggil segera. Ia harus memasukkan nama penuh dan nama syarikat anda. Contoh: "Ini adalah Jane Doe yang memanggil dari Syarikat X untuk Suzy Jones mengenai akaun anda." Pastikan anda tahu bagaimana untuk menyebut nama orang yang anda panggil, anda tidak mahu menghina mereka sebelum anda bercakap dengan mereka.

  • 03 - Bercakap Lambat

    Bercakap dengan perlahan sehingga orang yang menerima mesej itu dapat mendengar setiap perkataan. Ia sangat mengecewakan apabila anda pergi untuk mendapatkan mesej hanya untuk mendapati bahawa orang lain bercakap terlalu cepat untuk difahami. Pastikan jika anda meninggalkan nombor panggil balik anda ulangi dua kali supaya orang itu boleh mencatatnya.

  • 04 - Bercakap dengan jelas

    Bercakap terus ke corong telefon anda dengan suara nada yang jelas dan memadai. Jangan pegang telefon di antara pipi dan bahu anda supaya mulutnya diletakkan di leher anda; itu baik ketika anda mendail atau ketika telefon berdering di ujung yang lain, tetapi tidak sekali Anda terhubung.

  • 05 - Keep It Short

    Anda tidak perlu meninggalkan setiap butiran pada mesej mel suara anda. Kebanyakan sistem telefon perniagaan mempunyai satu hingga batas waktu dua minit untuk mesej sebelum menamatkan panggilan. Tinggalkan ringkasan ringkas sebab panggilan anda dan tutup dengan permintaan untuk panggilan balik.

  • 06 - Tamatkan Ia Secara Profesional

    Sama seperti surat perniagaan profesional, akhir dengan memberikan maklumat hubungan anda. Jika anda orang yang tidak dikenali dengan anda atau mungkin menghadapi masalah meletakkan anda, ulangi nama dan syarikat anda dengan cara terbaik untuk menghubungi anda. Sekiranya anda sudah mempunyai hubungan kerja yang kuat, anda mungkin dapat melangkau nama anda, tetapi pastikan anda memberi nombor yang terbaik untuk menghubungi anda kembali, dan berapa kali anda akan tersedia.

  • 07 - Dropped Call?

    Sekiranya anda percaya mesej mel suara anda digugurkan oleh sistem mel suara sebelum anda selesai, cuba panggil semula dan berlepas dengan memberitahu orang yang anda percaya mesej anda sebelum ini mungkin telah dijatuhkan. Cuba simpannya ringkas; anda tidak mahu mencari seperti perosak. Sebutkan nama anda sekali lagi dan biarkan nombor anda, dengan ucapan seperti "Saya hanya mahu pastikan anda mendapat mesej saya, ia terdengar seperti kami terputus. Terima kasih!"

  • 08 - Mengamalkan dan Menguji Diri Anda

    Jika anda tidak pasti atau merasa gugup tentang meninggalkan mesej perniagaan, e, berlatih dengan kawan atau rakan sekerja. Biarkan mereka menghantar mesej voicemail sampel dan minta mereka untuk kritik: Adakah anda bercakap dengan cepat, atau adakah anda sukar difahami? Ia mungkin bernilai meninggalkan diri sendiri sebagai mel suara untuk mendengar bagaimana anda berbunyi.