Etika telefon perniagaan yang betul boleh memberi kesan positif kepada pelanggan dan pelanggan anda. Memindahkan panggilan telefon adalah lebih daripada sekadar mengetahui butang yang akan ditolak pada sistem telefon anda. Etika telefon perniagaan yang anda dan pekerja anda menggunakan setiap hari adalah pantulan langsung dari syarikat anda. Anda boleh mengemukakan tanggapan profesional atau salah satu yang kurang. Sama ada pekerja anda adalah ketua pegawai kewangan atau yang dipertanggungjawabkan dengan menjawab telefon, pastikan semua orang di syarikat anda untuk mempercepatkan cara memindahkan panggilan secara profesional.
01 - Jelaskan Kenapa Anda Perlu Pindah Panggilan
Orang boleh memaafkan banyak perkara, tetapi kekasaran di tempat kerja bukanlah salah satu daripada mereka. Terangkan dengan jelas kepada pemanggil mengapa anda perlu memindahkan panggilan. Boleh jadi pemanggil mencapai jabatan yang salah atau lanjutan yang salah di jabatan yang betul. Satu lagi sebab untuk memindahkan panggilan adalah hanya satu jabatan yang boleh menjawab soalan itu, atau anda tidak mempunyai kuasa yang cukup untuk membuat keputusan yang dicari oleh pemanggil. Walau apa pun, pastikan pemanggil mengetahui dengan tepat mengapa panggilan perlu memindahkan supaya mereka tidak fikir anda hanya melepaskan wang itu. 02 - Memberi Maklumat Anda Pertama
Sentiasa berikan nama dan lanjutan pemanggil anda sekiranya anda terputus. Ini membolehkan mereka tahu bahawa anda secara peribadi mengambil berat tentang situasi mereka. Anda juga ingin mengelakkan situasi di mana pemanggil terputus dan harus bermula sekali lagi dari awal, menjelaskan situasi ini kepada wakil syarikat lain. Anda juga harus memberitahu pemanggil nama orang atau jabatan yang anda pindahkan ke, dan berikan nombor sambungan itu juga. Tidak kira apa perniagaan anda berada, semua orang berada dalam perniagaan perkhidmatan pelanggan yang baik. 03 - Meminta Kebenaran untuk Memulakan Pemindahan
Sebaik sahaja anda telah mewujudkan hubungan dengan pemanggil, minta pemanggil untuk mendapatkan kebenaran untuk memulakan pemindahan. Permintaan ini juga memberi peluang kepada penelepon untuk bertanya apa-apa soalan lain atau menyatakan sebarang kebimbangan lain kepada anda. Ia juga memberi peluang kepada penelepon untuk mengatakan bahawa mereka akan memanggil semula apabila mereka mempunyai lebih banyak masa. Kadang-kadang ia berlaku bahawa pemanggil tidak mahu dipindahkan. Jika ya, ketahui mengapa. Seterusnya, jelaskan bahawa pemindahan itu akan memastikan mereka mendapat bantuan secepat mungkin. Juga, jelaskan bahawa anda akan memberikan wakil seterusnya semua maklumat mengenai panggilan mereka setakat ini dan bahawa mereka tidak perlu menjelaskan keadaan mereka lagi
04 - Tunggu Jawapan
Jangan gunakan secara lalai memindahkan panggilan sebaik sahaja anda mendengar cincin telefon lain. Tunggu orang lain menjawab dan terangkan mengapa panggilan sedang dipindahkan. Langkah ini memberi peluang kepada pekerja seterusnya untuk mempersiapkan panggilan dan menghalang pemanggil harus menjelaskan keadaan atau masalah mereka sekali lagi. 05 - Buat Pengenalan
Kembali ke pemanggil dan umumkan nama dan / atau jabatan yang anda pindahkan ke. Terima kasih kepada penelepon untuk kesabarannya dan tanyakan jika anda boleh melakukan apa sahaja untuk mereka sebelum menggantung. Ia membantu jika anda boleh menggunakan nama pertama atau terakhir orang yang dipanggil pemanggil. Ini mengukuhkan sambungan peribadi yang telah anda tentukan dan terus mewujudkan perasaan bahawa penelepon sedang dijaga dengan baik. 06 - Lengkapkan Pemindahan
Lengkapkan pemindahan dengan menyambung pemanggil dengan orang lain atau jabatan. Ingat untuk mengakhiri sambungan anda dengan menggantung telefon atau memutuskan sambungan headset anda. Kerana sistem telefon boleh rumit, terutama di syarikat besar, anda ingin memastikan anda telah memutuskan sambungan anda sepenuhnya dari panggilan. Jika anda baru bekerja, ia membayar untuk eksperimen beberapa kali dengan rakan sekerja sebelum memindahkan panggilan. Terdapat beberapa sebab untuk menamatkan panggilan sebaik sahaja anda terlibat dengan pemanggil. Bagaimanapun, apa pun alasan yang anda miliki, tidak kira betapa sahnya, anda harus melepaskan diri secara profesional. Sebab yang paling biasa untuk menamatkan panggilan ialah anda telah menjumpai seorang pembicara yang berambut panjang-seseorang yang akan mengambil terlalu banyak masa anda dan menghalang anda daripada pergi perniagaan anda. Sebab lain yang kurang biasa ialah pemanggil menggunakan bahasa yang kasar, mengancam, atau kasar. Malangnya, orang yang menghadapi masalah pengurusan kemarahan merasakan mereka boleh melepaskan permusuhan mereka terhadap orang asing, terutama mereka yang berada dalam industri perkhidmatan atau dalam kedudukan perkhidmatan. Berunding dengan dasar dan prosedur syarikat anda tentang bagaimana menangani keadaan seperti ini untuk mengelakkan sebarang kesan undang-undang. Dan ingatlah, selalu lebih baik untuk meletakkan penelepon ditahan semasa anda mencari nasihat daripada mengatakan sesuatu yang mungkin anda menyesal nanti.
Kepentingan Etiket Telefon
Telefon ini sering kali menghubungi pelanggan atau pelanggan anda terlebih dahulu dengan perniagaan anda. Anda mahu pengalaman itu menjadi yang terbaik. Terutamanya, anda tidak mahu pelanggan menggantung dan memanggil persaingan anda, jadi ia berbaloi meluangkan masa dalam melatih kakitangan anda dalam etika telefon yang betul.