Yang diperingatkan untuk dijaga. Sebelum menghantar borang W-2 kepada pekerja dan memfailkan borang ini dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial (bersama-sama dengan borang transmisi W-3 ), semak kesilapan yang biasa ini untuk mengelakkan masalah.
Borang W-2 Filing Lewat
Bermula dengan tahun cukai 2016, tarikh akhir pemfailan untuk borang W-2 (dan 1099 borang) telah dipindahkan sehingga 31 Januari. Oleh itu borang 2017 W-2 anda untuk pekerja mesti dikemukakan kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial tidak lewat daripada 31 Januari , 2018.
Terdapat penalti untuk pemfailan lewat. Baca lebih lanjut mengenai tarikh akhir yang baru untuk borang W-2 dan 1099.
Menggunakan Borang W-2 Tahun Salah
Gunakan borang W-2 untuk tahun ini pendapatan boleh dikenakan cukai, bukan tahun anda memfailkan borang. Sebagai contoh, untuk gaji pekerja pada 2015, gunakan borang W-2 2016 ; borang ini akan diberikan kepada pekerja dan difailkan dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial pada tahun 2017.
Tiada tarikh akhir pemfailan. Anda mesti memberikan borang W-2 kepada pekerja tidak lewat daripada akhir bulan Januari, dan anda mesti menyerahkan borang ini kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial tidak lewat dari akhir bulan Februari. Tarikh akhir berubah setiap tahun bergantung pada bila tarikh jatuh pada kalendar. Sekiranya tarikh akhir pada hujung minggu atau bercuti, tarikh dipindahkan ke hari perniagaan berikutnya. Berikut adalah tarikh akhir yang tepat untuk cukai gaji akhir tahun untuk tahun semasa.
Tidak menggunakan Borang W-2 yang Diluluskan
Anda tidak boleh memuat turun borang W-2, salin dan gunakannya.
Warna merah pada A adalah dakwat khas. Anda mesti mendapatkan borang yang diluluskan, dari syarikat bekalan pejabat, IRS, atau dari syarikat perisian. Baca lebih lanjut mengenai tempat anda boleh mendapatkan borang W-2 yang diluluskan.
Gagal Menghentikan Pemotongan Keselamatan Sosial
Penahanan Keselamatan Sosial mesti dihentikan pada gaji yang boleh dikenakan cukai maksimum untuk setiap tahun.
(Perubahan maksimum ini dalam kebanyakan tahun untuk mencerminkan kos sara hidup.) Walaupun ini tidak secara khusus kesalahan W-2, ia adalah perkara biasa dan akan menyebabkan anda melaporkan lebih tinggi gaji Sosial untuk pekerja. Anda mesti memberi kembali kepada pekerja tersebut dan membetulkan kedua-dua W-2 dan Borang 941 , laporan suku tahunan dan cukai bagi mana-mana pihak yang mencerminkan lebihan itu. Contohnya, jika pekerja mencapai maksima untuk penahanan Keselamatan Sosial pada bulan September, anda mesti menukar Borang 941 untuk suku ketiga.
Mengirim Borang W-2 ke IRS
Borang Keselamatan Sosial mesti diberikan kepada pekerja pada akhir bulan Januari dan difailkan dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial pada akhir bulan Februari, bersama dengan borang transmisi W-3, yang mengumpulkan semua maklumat dari semua W-2.
Gagal Dapatkan Pengecualian IRS untuk Tidak E-fling
Majikan memfailkan 250 atau lebih borang W-2 mesti mendapat pengecualian jika mereka tidak mahu e-fail. Baca lebih lanjut mengenai cara mendapatkan pengecualian daripada memfailkan borang W-2 secara elektronik (PDF).
Membuat Kesalahan Form Bersamaan di Borang W-2
Kesilapan bentuk yang paling biasa pada borang W-2 termasuk:
- Gagal menyertakan perpuluhan dan sen pada jumlah
- Gagal menggunakan dakwat hitam (membuat penyertaan terlalu ringan)
- Membuat penyertaan terlalu besar atau terlalu kecil. IRS mencadangkan anda menggunakan 12 pt. Fon jenis kurier untuk percetakan W-2s.
- Nama pemformatan salah laku. Nama pertama pekerja dan awal pertengahan masuk dalam kotak pertama, nama keluarga pekerja masuk dalam kotak kedua, dan sebarang akhiran (seperti "Jr") masuk dalam kotak ketiga.
Menggunakan perisian kewangan dapat membantu anda menghindari banyak kesilapan ini pada bentuk W-2, khususnya kesalahan bentuk, dan perangkat lunak Anda dapat memberi amaran kepada Anda ketika Anda mencapai jumlah upah maksimum Jaminan Sosial. Lihat artikel ini pada tahun 2012 program perisian perakaunan oleh Rosemary Peavler, Panduan Kewangan Perniagaan, memberi tumpuan kepada program yang merangkumi fungsi gaji.
Bagaimana Membetulkan Borang W-2
Anda mesti memberikan borang W-2 kepada setiap pekerja pada akhir bulan Januari setiap tahun (untuk tahun kalendar sebelumnya), tetapi anda tidak perlu menyerahkan borang ini kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial (SSA) sehingga akhir bulan Februari. Kelewatan ini memberikan masa untuk membetulkan kesilapan.
Jika anda boleh membetulkan ralat sebelum memfailkan dengan SSA, hanya buat pembetulan dan serahkan borang yang diperbetulkan.
Jika anda menemui ralat selepas anda telah memfailkan dengan SSA, anda mesti menyerahkan W-2 yang diperbetulkan bersama dengan bentuk pemindahan W-3c yang diperbetulkan).
Baca lebih lanjut tentang cara membuat pembetulan kepada borang W-2, selepas anda menyerahkannya kepada Pentadbiran Keselamatan Sosial.