Sistem CCRRA - Tangkap, Semak, Semakan, Rekod, Akta
Berikut adalah lima langkah mudah dalam mencipta sistem penyimpanan rekod kewangan yang mudah: Tangkap, Semak, Rekod, Semakan, Akta.
Pertama, KUMPULAN maklumat.
Jika tidak ada, ia tidak wujud. Apabila anda memulakan perniagaan anda, dapatkan kebiasaan menangkap segala-galanya, sehingga menjadi automatik. "Tangkap" adalah yang paling sukar, dan bahagian paling penting dalam proses itu; ia adalah satu perkara yang membentuk tabiat mengumpul maklumat. Jejaki setiap jumlah yang anda belanjakan untuk perniagaan anda dan setiap jumlah yang anda ambil sebagai jualan. Jangan risau tentang perkara ini dengan melakukan apa-apa maklumat. Pastikan semua perkara yang anda ambil termasuk (a) perihalan item, (b) amaun, dan (c) tarikh.
Kedua, semak untuk memastikan maklumat itu lengkap dan betul.
Setiap dua minggu, menghabiskan satu jam melalui segala-galanya dan menyemaknya. Semak untuk melihat bahawa semua maklumat yang anda ada sedia untuk rakaman.
Pastikan anda telah memasukkan tarikh dan amaun, dan terperinci yang mencukupi mengenai perbelanjaan itu untuk anda boleh merekod dengan tepat. Sebagai contoh, nota untuk "kertas, $ 3.55, 7/12" mungkin tidak mencukupi maklumat. Apa kertas untuk? Adakah ini akhbar yang anda beli untuk pejabat? Atau adakah anda membeli rim kertas untuk komputer?
Sediakan masa tertentu untuk temu janji dengan diri anda pada akhir minggu ganti (setiap Jumaat lain, sebagai contoh) untuk memeriksa segala-galanya. Jangan tunggu terlalu lama; semakin lama anda menunggu untuk melakukan ini, semakin sukar untuk mengingat dan mengumpulkan maklumat.
Ketiga, rekod Maklumat untuk Simpan.
Rakaman bermaksud memasukkan maklumat kewangan anda ke dalam bentuk yang boleh digunakan. Setelah semua diperiksa, berikannya kepada pembukuan buku anda untuk mencatat, atau merekodkannya sendiri. Lakukan bulanan ini. Masukkan maklumat tersebut ke dalam perisian hamparan atau perakaunan. Anda juga mungkin mendapati bahawa perisian dalam talian berfungsi untuk anda, jadi anda dan penjaga buku anda boleh melihat maklumat tersebut dan membincangkannya. Pastikan anda mendapat semua yang direkodkan setiap bulan, jadi anda boleh menyemaknya.
Keempat, Konsolidasi dan TINJAUAN Maklumat.
Selepas maklumat kewangan anda direkodkan setiap bulan, cetak empat laporan:
- penyata imbangan
- penyata pendapatan (p & l)
- laporan penuaan akaun belum terima , dan
- akaun laporan hutang.
Untuk setiap laporan, sertakan perbandingan dengan maklumat laporan yang sama dari bulan lepas. Memberi perhatian khusus kepada maklumat tertentu dalam laporan ini.
Akhirnya, AKTA, Berdasarkan Apa Yang Anda Ketahui.
Dalam kebanyakan kes, "ACT" tidak bermakna melakukan apa-apa, jika semuanya kelihatan baik-baik saja.
Dalam kes lain, ia mungkin bermakna membuat perubahan. Buat "mata pencetus" di mana maklumat itu memaksa anda bertindak. Berikut adalah beberapa titik pencetus yang dicadangkan:
- Lembaran Imbangan . Jika anda melihat liabiliti meningkat setiap bulan selama tiga bulan (yang mungkin bermakna aset dan / atau perbelanjaan juga meningkat), potong perbelanjaan.
- Penyata Pendapatan . Jika anda melihat bahawa perbelanjaan tertentu meningkat sebagai peratusan jualan, tanya diri anda mengapa ia semakin meningkat. Jika kenaikan itu diperlukan, anda mungkin ingin mengurangkan perbelanjaan ke atas perbelanjaan lain, untuk mengekalkan tahap keuntungan anda.
- Penuaan Penerimaan Akaun . Jadilah tegas dalam menyusuli pembayar lambat. Semakin lama anda membiarkan hutang itu tidak dibayar, kemungkinan besar anda akan menerima wang itu. Sediakan sistem koleksi, seperti yang saya bahas di atas, untuk memastikan anda dibayar dengan segera dan pembayar yang lambat tidak dibiarkan untuk menganggap anda tidak mahu wang anda.
- Akaun Boleh Dibayar . Bayar apa yang anda boleh secepat mungkin. Cuba bayar awal untuk mendapatkan diskaun. Jika anda tidak boleh membayar semua bil anda, bayar yang akan menyebabkan anda dikenakan penalti, atau yang akan mempengaruhi penarafan kredit anda. Walaupun orang lain bertanggungjawab untuk membayar bil, anda adalah orang yang bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan hutang perniagaan anda dibayar.
Walaupun anda tidak biasa dengan sistem kewangan, anda sepatutnya dapat menetapkan gerakan ini dan terus berjalan. Bahagian yang paling sukar ialah mengumpul maklumat. Sebaik sahaja anda telah membentuk "tabiat koleksi," anda akan mendapati yang lain akan datang bersamanya.
Ingat, CCRRA - Tangkap maklumat kewangan untuk perniagaan anda, Semak setiap minggu lain, Rakam dan Semak maklumat setiap bulan, kemudian Akta yang diperlukan untuk memastikan keadaan kewangan anda lancar. Sekiranya anda mengikuti sistem lima langkah mudah ini, anda akan meminimumkan "sampah" dan masalah yang datang dengannya dan anda akan memaksimumkan keadaan kewangan anda.
Sistem kewangan yang teratur dapat mengekalkan perniagaan anda secara kewangan untuk tahun-tahun mendatang.