Akhirnya, kontrak itu akan menjadi dokumen yang menggariskan semua peraturan yang akan mengawal perhubungan anda ke depan dan semakin jelas dan ke titik, semakin baik ia dapat dilaksanakan dan dipatuhi. Matlamatnya adalah untuk menyeimbangkan dengan vendor dan melihatnya sebagai rakan supaya kedua-duanya akan memenuhi matlamat dan matlamat korporat anda dengan menandatangani kontrak.
Rundingan kontrak yang berjaya bermakna bahawa kedua-dua pihak mencari positif yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak dalam setiap bidang sambil mencapai kesepakatan yang adil dan saksama. Kontrak yang ditandatangani yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak akan memberikan asas kukuh untuk membina hubungan yang kekal dengan vendor anda. Di bawah adalah mudah, mudah untuk melaksanakan objektif dan strategi untuk rundingan kontrak yang berjaya.
Objektif Rundingan Kontrak
Objektif perundingan kontrak boleh digunakan untuk menilai kontrak berdasarkan setiap kriteria berikut:
- Terangkan dengan jelas semua prasyarat, terma dan syarat penting.
- Barangan atau perkhidmatan yang disediakan adalah terperinci dan ditentukan.
- Pampasan dinyatakan dengan jelas, termasuk jumlah kos, jadual pembayaran, dan terma pembiayaan.
- Menggariskan semua tonggak penting seperti tarikh berkuat kuasa, tarikh penyelesaian / penamatan dan tarikh pembaharuan yang mungkin.
- Mengenal pasti dan menangani potensi risiko dan liabiliti.
- Menentukan dan menetapkan jangkaan munasabah untuk perkongsian termasuk strategi komunikasi dan garis masa.
Strategi Rundingan Kontrak
1. Senarai keutamaan pangkat serta alternatif: Memiliki senarai item yang paling penting berbanding item yang mungkin tidak begitu penting membolehkan anda peluang untuk melakukan tradeoff jika perlu. Senarai ini sepatutnya menjadi senarai dinamik yang disimpan segar berdasarkan keperluan perniagaan berkenaan dengan bekerja dengan vendor ini. Ia tidak praktikal untuk mengandaikan bahawa anda akan dapat berunding dengan berkesan semua bidang kontrak sekaligus. Oleh itu, anda ingin memastikan bahawa apa yang paling penting kepada anda dibincangkan dan dipersetujui sebelum anda beralih kepada item yang kurang penting.
2. Mengenal pasti perbezaan antara apa yang anda perlukan dan apa yang anda mahukan: Semakan keutamaan anda secara kerap sepanjang proses perundingan rundingan kontrak dan satu kali terakhir pada akhir. Pastikan untuk bertanya soalan-soalan yang sukar: "Adakah ini benar-benar menjadi keutamaan bagi syarikat kami, atau adakah ia 'bagus untuk mempunyai'?" "Adakah keutamaan ini hasil daripada beberapa joki politik dalaman, atau adakah ia benar?" "Jika kita terpaksa mengorbankan perkara ini, bolehkah perjanjian ini masih menjadi kemenangan bagi kedua-dua belah pihak?"
3. Ketahui Barisan Bawah anda supaya anda tahu bila berjalan pergi: Adakah kos atau bayaran setiap jam yang syarikat anda tidak boleh melebihi?
Pernahkah anda menyedari bahawa satu atau dua keutamaan teratas benar-benar tidak boleh dirunding dan anda akan lebih baik untuk pergi keluar dari kontrak ini jika vendor tidak bersetuju dengannya? Senaraikan ini bersama-sama dengan rasional supaya anda boleh menggunakannya untuk merundingkan perjanjian optimum.
4. Tentukan sebarang kekangan dan tanda aras masa: Tetapkan piawaian pengukuran prestasi yang anda harapkan daripada vendor anda. Ini akan menjadi kaedah utama untuk memantau prestasi vendor. Kejayaan vendor adalah penting untuk mendapatkan nilai yang baik dari kontrak ini. Oleh itu, anda ingin merundingkan penalti yang adil dan saksama apabila petunjuk prestasi utama (KPI) tidak dipenuhi.
5. Menilai liabiliti dan risiko yang berpotensi : Memahami potensi sesuatu yang salah atau tidak dilaksanakan seperti yang dibayangkan apabila kontrak itu ditubuhkan.
Bagaimana jika kos tidak dijangka dihadapi? Siapa yang akan bertanggungjawab jika peraturan kerajaan dilanggar? Insurans siapa yang akan meliputi pekerja kontrak? Ini adalah hanya beberapa soalan yang lebih biasa yang mesti ditangani dalam mana-mana kontrak. Sama seperti penting untuk memahami keutamaan, sama pentingnya untuk tidak hanya mengetahui kemungkinan sesuatu yang salah, tetapi menjadi proaktif mengenai apa yang perlu dilakukan sekiranya ia berlaku.
6. Kerahsiaan, tidak bersaing, penyelesaian pertikaian , dan perubahan dalam keperluan: Untuk melengkapkan senarai, butiran ini mewakili hanya beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan semasa anda merundingkan kontrak penjual. Apabila didekati secara proaktif, senarai ini boleh menjadi tempat yang baik untuk mewujudkan persamaan bersama dengan vendor, dan bukannya perkara yang boleh menjadi potensi rundingan yang menghalangi blok. Sebagai contoh, jika vendor atau wakil untuk vendor mempunyai kemungkinan terdedah kepada maklumat sulit syarikat, maka harus ada klausul kerahasiaan yang akan membatasi liabiliti untuk anda dan vendor. Adalah penting untuk mengambil semua langkah berjaga-jaga untuk melindungi semua harta intelek dan paten, sebagai tambahan kepada data kewangan yang sensitif.
Akhir sekali, sebelum kedua-dua pihak duduk untuk meninjau, membincangkan dan merundingkan syarat-syarat kontrak, pastikan anda juga mempertimbangkan beberapa kriteria utama lain yang boleh dibuat untuk proses yang lancar.
7. Tentukan sama ada kepentingan syarikat anda terlindung dengan sebaik mungkin melalui penggunaan peguam: Memeterai kontrak selama satu tahun perkhidmatan jaga pejabat di sebuah pejabat kecil adalah sangat berbeza daripada merundingkan kontrak untuk mengeluarkan sumber pusat panggilan yang cukup besar. Sekiranya anda merasakan kontrak semakan tidak sah yang kurang selesa, janganlah teragak-agak untuk mengekalkan seorang peguam yang mengkhusus dalam rundingan kontrak.
8. Tentukan sama ada kontrak itu memerlukan pengawasan oleh atau melalui seorang akauntan atau ahli kewangan yang lain: Sama pentingnya dengan mengekalkan nasihat undang-undang yang sesuai, mungkin juga mengekalkan, atau menyerahkan dari dalam pakar yang boleh menguruskan terma kewangan kontrak pada permulaan rundingan, serta sepanjang proses. Melakukan pro forma untuk transaksi itu sendiri, serta pelaporan kewangan yang berterusan dapat menjadi tugas yang kompleks namun penting. Luangkan masa untuk memahami bagaimana proses ini dapat diuruskan di rumah oleh akauntan, atau jika perlu disalurkan ke firma perakaunan.
Satu lagi kelebihan memantau secara teliti kewangan untuk kontrak tertentu adalah bahawa ini boleh digunakan sebagai KPI, dan bermaksud objektif untuk memantau prestasi.