Menganalisis Keperluan Perniagaan
Sebelum anda mula mengumpul data atau membuat wawancara, berhimpun dengan sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan dalam proses pemilihan vendor tertentu ini. Tugas pertama yang diperlukan oleh pasukan pemilihan vendor adalah untuk menentukan, secara bertulis, produk, bahan atau perkhidmatan yang anda cari penjual. Seterusnya, tentukan keperluan teknikal dan perniagaan. Juga, tentukan keperluan vendor. Akhirnya, siarkan dokumen anda ke kawasan yang berkaitan dengan proses pemilihan vendor ini dan dapatkan input mereka. Adakah pasukan menganalisis komen dan membuat dokumen akhir. Ringkasnya:
- Kumpulkan Pasukan Penilaian
- Tentukan Produk, Bahan atau Perkhidmatan
- Tentukan Keperluan Teknikal dan Perniagaan
- Tentukan Keperluan Penjual
- Terbitkan Dokumen Keperluan untuk Kelulusan
Carian Penjual
Sekarang bahawa anda mempunyai persetujuan mengenai keperluan perniagaan dan vendor, pasukan sekarang harus mulai mencari kemungkinan vendor yang dapat menyampaikan bahan, produk atau layanan.
Lebih besar skop proses pemilihan vendor semakin banyak vendor yang harus diletakkan di atas meja. Sudah tentu, tidak semua vendor akan memenuhi keperluan minimum anda dan pasukan harus memutuskan mana vendor anda akan mencari lebih banyak maklumat dari. Seterusnya, tulis Permintaan Maklumat (RFI) dan hantar ke vendor yang dipilih.
Akhirnya, menilai tindak balas mereka dan pilih sebilangan kecil vendor yang akan membuat "Senarai Pendek" dan beralih ke pusingan seterusnya. Ringkasnya:
- Menyusun Senarai Vendor Yang Mungkin
- Pilih Vendor untuk Meminta Lebih Banyak Maklumat Dari
- Tulis Permintaan Maklumat (RFI)
- Menilai Respons dan Buat "Senarai Pendek" Vendor
Permintaan untuk Cadangan (RFP) dan Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ)
Keperluan perniagaan ditakrifkan dan anda mempunyai senarai pendek vendor yang ingin anda menilai. Kini sudah tiba masa untuk menulis Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebut Harga . Format mana pun yang anda memutuskan, RFP atau RFQ anda harus mengandungi bahagian berikut:
- Butiran Penyerahan
- Pengenalan dan Ringkasan Eksekutif
- Gambaran Perniagaan dan Latar Belakang
- Spesifikasi Terperinci
- Andaian dan Kendala
- Terma dan syarat
- Kriteria Pemilihan
Penilaian Cadangan dan Pemilihan Vendor
Objektif utama fasa ini adalah untuk meminimumkan emosi manusia dan kedudukan politik untuk mencapai keputusan yang merupakan kepentingan terbaik syarikat. Berhati-hati dalam penyiasatan anda, dapatkan masukan dari semua pemegang kepentingan dan gunakan kaedah berikut untuk memimpin pasukan ke keputusan pemilihan vendor bersatu:
- Tinjauan Awal Semua Cadangan Vendor
- Rekod Keperluan Perniagaan dan Keperluan Penjual
- Menetapkan Nilai Penting untuk Setiap Keperluan
- Berikan Nilai Prestasi untuk Setiap Keperluan
- Kirakan Skor Prestasi Keseluruhan
- Pilih Vendor Pemenang
Strategi Rundingan Kontrak
Peringkat terakhir dalam proses pemilihan vendor sedang mengembangkan strategi negosiasi kontrak . Ingat, anda mahu "kongsi" dengan vendor anda dan tidak "bawa mereka ke pembersih." Mengkaji objektif anda untuk rundingan kontrak anda dan merancang rundingan meliputi perkara-perkara berikut:
- Senaraikan Kedudukan Keutamaan Anda Bersama Alternatif
- Ketahui Perbezaan Antara Apa yang Anda Perlu dan Apa Yang Anda Ingin
- Ketahui Barisan Bawah Anda Jadi Anda Tahu Bila Pergi Away
- Tentukan Kendala Masa Had Masa dan Penanda Aras
- Menilai Liabiliti dan Risiko Potensial
- Kerahsiaan, tidak bersaing, penyelesaian pertikaian , perubahan dalam keperluan
- Lakukan Sama untuk Vendor Anda (iaitu Berjalan Batu di Sepatu mereka)
Kesalahan Rundingan Kontrak
Kesilapan kecil boleh membunuh proses perundingan kontrak yang sebaliknya. Elakkan kesilapan rundingan kontrak dan elakkan menjejaskan proses perundingan kontrak yang sebaliknya