Memutuskan: Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebut Harga
Permintaan Cadangan (RFP)
RFP digunakan untuk perkhidmatan atau produk kompleks di mana kualiti, perkhidmatan atau produk akhir kejuruteraan akan berbeza daripada setiap vendor yang bertindak balas.
Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ)
RFQ digunakan untuk komoditi, perkhidmatan mudah atau bahagian mudah / tidak rumit dengan sedikit atau tidak ada ruang untuk pembezaan produk atau perkhidmatan antara menjawab vendor. Mata rundingan boleh termasuk jadual penghantaran, pilihan pembungkusan, dll.
Objektif RFP atau RFQ
- Dapatkan cadangan terperinci untuk menilai setiap tindak balas vendor supaya kepentingan terbaik syarikat anda dipenuhi di semua bidang
- Leverage sifat persaingan proses pemilihan vendor untuk merundingkan perjanjian terbaik
- Memastikan kepentingan semua pemegang kepentingan dalam syarikat anda akan dipenuhi dan satu konsensus dicapai
- Meletakkan syarikat anda mengendalikan keseluruhan proses pemilihan vendor dan menetapkan peraturan pemilihan di depan
- Bermula membina perkongsian antara anda dan vendor yang betul dari awal
Seksyen Permintaan untuk Cadangan atau Permintaan untuk Sebut Harga
RFP atau RFQ harus mengandungi bahagian berikut. Perlu diingat, bahawa setiap dokumen akan berbeza bergantung kepada jenis syarikat dan produk yang anda cari.
Sediakan setiap bahagian untuk keperluan individu anda.
- Butiran Penyerahan
Tarikh tutup, alamat surat syarikat anda, hubungi orang untuk pertanyaan dan penjelasan - Pengenalan dan Ringkasan Eksekutif
Tulis bahagian ini selepas semua dokumen selesai. Ini digunakan untuk memberi prospek vendor dengan gambaran ringkas mengenai syarikat anda dan keperluan untuk produk atau perkhidmatan anda. - Gambaran Perniagaan & Latar Belakang
Berikan gambaran ringkas tentang perniagaan, produk dan sektor pasaran yang anda tawarkan. Ini akan membantu vendor bakal anda memahami apa keperluan perniagaan yang anda cuba isi dengan proses pemilihan vendor. Juga, berikan maklumat latar belakang yang penting yang akan memberi manfaat kepada vendor semasa bertindak balas. - Spesifikasi Terperinci
Ini harus menjadi bahagian terpanjang dalam dokumen itu. Untuk RFP, ia akan mengandungi langkah-langkah dan keperluan kualitatif yang akan mendorong keputusan pemilihan vendor. Untuk RFQ seksyen ini harus menyediakan langkah-langkah kuantitatif yang anda akan cari dalam tindak balas vendor. Kriteria contoh termasuk:- Lukisan produk
- Toleransi kejuruteraan
- Tahap perkhidmatan
- Pencapaian
- Deliverables & Timeline
- Keperluan Teknikal atau Perniagaan
- Fungsi perisian
- Keperluan perkakasan
- Andaian & Kekangan
Apa-apa anggapan dan / atau kekangan yang perlu diwaspadai oleh bakal penjual mestilah disenaraikan di sini. Kegagalan untuk terus menerus dan berhadapan dengan vendor akan membuka pintu untuk rundingan semula perjanjian itu pada masa akan datang dan menjalankan kemungkinan menangkis hubungan anda dengan penjual anda. Tajuk yang mungkin termasuk perbelanjaan perjalanan, kos peningkatan / pengubahsuaian, hak pelesenan, dan lain-lain. - Terma dan syarat
Sebarang terma dan syarat kontrak mesti disenaraikan agar vendor membuat tindak balas yang adil dan jujur. Ini termasuk pilihan pembiayaan, panjang kontrak, pilihan pembaharuan, jaminan, penalti penghantaran, tahap perkhidmatan, dll. - Kriteria Pemilihan
Bahagian terakhir harus menjadi gambaran keseluruhan kriteria pemilihan yang akan Anda gunakan untuk membuat keputusan Anda. Sesetengah syarikat memilih untuk menyimpan maklumat ini secara rahsia; sementara syarikat lain percaya ini akan membantu prospek vendor memberi tumpuan kepada apa yang penting bagi syarikat anda.
Mengedarkan RFP / RFQ kepada Vendor Terpilih
Akhirnya, tulis surat lamaran dan hantar dua salinan RFP atau RFQ anda kepada setiap vendor yang anda pilih dari proses carian anda. Pastikan maklumat hubungan yang sesuai dimasukkan untuk memberi bantuan kepada mana-mana penjual yang memerlukannya.