Sebagai tambahan kepada fungsi pejabat asas, pembantu pentadbiran dan setiausaha eksekutif juga bertanggungjawab untuk menulis atau menyediakan laporan, mengatur dan menjadualkan mesyuarat, mengkaji semula mesej yang akan datang untuk menentukan kepentingan mereka, menyediakan agenda untuk mesyuarat lembaga, membuat pengaturan perjalanan, menyusun minit mesyuarat, menjalankan penyelidikan, penyediaan surat-menyurat, dan menyelia dan melatih kakitangan pejabat peringkat rendah.
Peranan ini mungkin memerlukan tahap pengalaman yang berbeza dan mempunyai mana-mana tajuk pekerjaan serupa:
- Pembantu Tadbir Pentadbiran Kemasukan
- Pembantu Tadbir
- Pembantu Tadbir Kanan
- Setiausaha Eksekutif
- Setiausaha Eksekutif Kanan
- Pengurus pejabat
- Pengurus Pejabat Kanan
Nota: Kedudukan pembantu perundangan dan perubatan agak berbeza dan memerlukan latihan khas yang diminta dalam profesion di mana mereka bekerja.
Perbezaan Antara Pembantu Tadbir dan Setiausaha Eksekutif
Peranan setiausaha eksekutif dan pembantu pentadbiran mempunyai pertindihan besar, dan perbezaan dalam peranan boleh berubah mengikut organisasi. Dalam beberapa kes, setiausaha eksekutif memfokuskan kepada tugas pentadbiran yang lebih banyak untuk pengurus atau eksekutif, seperti penjadualan mesyuarat, perancangan perjalanan, pengendalian komunikasi bertulis dan juga simpan kira. Pembantu pentadbiran boleh memberi tumpuan kepada lebih banyak tugas operasi perniagaan dan mengambil lebih banyak peranan kepimpinan dalam beberapa kapasiti, mewujudkan agenda untuk mesyuarat atau persidangan, menguruskan belanjawan, dan mengendalikan bil penjual.
Pembantu pentadbiran mungkin dikehendaki mempunyai pendidikan yang lebih khusus dalam beberapa kes di mana menguruskan operasi perniagaan adalah kritikal.
Kemahiran Kerja Teras
Kedua-dua setiausaha eksekutif dan pembantu pentadbiran mempunyai set penting kemahiran kerja yang penting dalam mana-mana peranan. Ini termasuk kemahiran organisasi yang luar biasa, kebolehan komunikasi tertulis dan lisan yang cemerlang, serta perhatian yang kuat terhadap perincian dan profesionalisme.
Mereka mesti mempunyai kecekapan teknikal dengan alat automasi pejabat, termasuk perisian penting seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, serta alat pembukuan seperti QuickBooks .
Pembantu Tadbir atau Setiausaha Eksekutif di Pejabat Kecil
Di pejabat kecil, tanggungjawab pembantu pentadbiran atau setiausaha eksekutif biasanya dijalankan oleh pelbagai kakitangan pejabat. Sesetengah kerja sebenarnya boleh dilakukan oleh eksekutif syarikat itu sendiri, dan pentadbiran pentadbiran atau peranan setiausaha eksekutif mungkin merangkumi pelbagai tanggungjawab yang lebih besar seperti yang diperlukan dalam organisasi yang lebih kecil.
Pembantu Tadbir atau Setiausaha Eksekutif di Pejabat Sederhana
Memandangkan saiz syarikat bertambah, keperluan seseorang yang teratur dan dapat melakukan pelbagai tugas meningkat. Ini adalah benar bagi eksekutif yang menjalankan syarikat-syarikat yang memerlukan tahap kerahsiaan dan integriti yang tinggi untuk perniagaan yang sedang dijalankan.
Pembantu Tadbir atau Setiausaha Eksekutif di Pejabat Besar
Adalah perkara biasa bagi pejabat besar untuk mempunyai beberapa pembantu pentadbiran dan / atau setiausaha eksekutif. Pada saiz syarikat ini, biasanya diperlukan untuk mempunyai pengurus pejabat yang menyelaras staf yang melayani para eksekutif perusahaan.
Dalam sesetengah kes, pembantu pentadbiran akan menemani eksekutif perjalanan perjalanan panjang untuk membantu dengan pengaturan mesyuarat, penjadualan, dan lain-lain tugasan organisasi yang penting.