Lebih penting lagi, adalah perlu untuk memberi maklumat tentang cara menghubungi seseorang dalam perniagaan semasa pergi.
Ia akan menjadi sangat mengecewakan untuk pelanggan berpaling dan tidak tahu bagaimana untuk menghubungi anda. Tidak kira jika kedudukan anda dalam jualan, perkhidmatan atau bahkan pembangunan produk. Semua panggilan pelanggan adalah penting dan perlu diikuti secara profesional.
Kandungan e-mel yang menyiarkan pelanggan dan rakan sekerja yang cuba berkomunikasi dengan anda melalui e-mel harus konsisten dengan isi pesan suara yang akan menyapa pemanggil. Jika anda menggunakan Outlook 2010 dan disambungkan melalui pelayan Microsoft Exchange, klik pertama pada tab Fail, kemudian klik ikon Balasan automatik.
Ini kemudian akan memulakan proses penciptaan e-mel sementara yang dihantar kepada semua yang telah menghantar e-mel semasa anda berada di luar pejabat. Jawapan automatik dihantar kerana anda telah membolehkan mesej sementara ini. Senarai langkah demi langkah arahan untuk membuat e-mel ini boleh dilihat di sini: E-mel Keluar dari Pejabat untuk Outlook Exchange
Jika anda tidak disambungkan melalui pelayan Microsoft Exchange, prosesnya sedikit berbeza kerana tidak terdapat ikon "Balasan Automatik" pada jenis akaun e-mel ini. Panduan langkah demi langkah untuk mencipta e-mel jenis yang sama untuk pengguna bukan Exchange boleh dilihat di sini: Out of Office untuk semua yang lain
Langkah seterusnya adalah untuk mencipta kandungan e-mel yang akan dihantar kepada semua yang menghantar e-mel kepada anda semasa anda berada jauh dari pejabat. E-mel ini hendaklah menyampaikan berapa lama anda akan keluar dari pejabat, bagaimana anda boleh dicapai semasa ketidakhadiran anda (jika sesuai) dan siapa yang berada dalam perniagaan untuk menghubungi anda jika anda tidak mahu dihubungi semasa anda jauh dari pejabat.
Contoh:
Halo,
Terima kasih atas emel anda. Saya kini keluar dari pejabat dan akan kembali pada hari Isnin, 1 Disember. Saya akan mempunyai akses terhad untuk e-mel pada masa ini, oleh itu respons saya mungkin agak lambat. Jika anda memerlukan bantuan segera, sila hantar e-mel kepada pembantu saya, Barbara Colson. Alamat e-melnya adalah bcolson@xyz.com.
Selamat bercuti!
Shahira
Microsoft menawarkan templat dan contoh lain yang boleh didapati di sini: Daripada template Office dan contoh. Jangan lupa untuk mematikan mesej sementara ini apabila anda kembali ke pejabat, jika tidak sesiapa yang menghantar e-mel kepada anda selepas anda kembali ke pejabat akan terus menerima mesej yang sama.
Sekarang bahawa anda telah mencipta e-mel yang keluar, penciptaan mesej suara yang sama dan konsisten yang menyerupai semua pemanggil anda adalah mudah. Gunakan perkataan yang sama dari e-mel, rujukan yang harus dihubungi semasa ketiadaan anda dan nyatakan apabila anda akan kembali.
Untuk mesej suara, adalah perlu untuk memberikan nombor telefon seseorang, bukannya alamat e-mel mereka.
Contoh:
Halo,
Anda telah sampai di meja Shahira Raineri. Sila dengarkan seluruh mesej ini. Saya akan keluar dari pejabat sehingga Isnin, 5 Januari. Jika anda memerlukan bantuan segera, sila hubungi pembantu saya, Barb Colson. Nombor telefonnya ialah 212-555-xxxx.
Saya berharap dapat bercakap dengan anda apabila saya kembali. Terima kasih.