Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Anda Meninggalkan Cuti
Menyediakan pejabat anda sebelum anda menutup cuti memerlukan persiapan yang teliti. Pemesejan yang betul akan memastikan bahawa pelanggan, vendor, dan pekerja anda boleh merancang sekitar penutupan, dan itu bermakna anda tidak perlu menghadapi banyak aduan yang marah sebelum dan selepas rehat. Itu patut dibuat untuk percutian yang riang dan rehat yang sewajarnya.
Berikut adalah senarai semak langkah yang mudah, dari menetapkan mesej yang hilang untuk cuti untuk menetapkan semula termostat, yang akan menjadikan percutian anda ditutup lancar dan menguntungkan.
01 - Memberitahu Kakitangan, Pelanggan, dan Penjual
Anda boleh memberitahu pelanggan melalui laman web anda dan mesej atendan automatik pada sistem telefon anda.
Vendor (terutama yang mempunyai jadual penghantaran semula) perlu diberitahu melalui e-mel, telefon, atau pos pos biasa.
02 - Memberitahu Kakitangan atau Perkhidmatan Keselamatan
Beritahu kakitangan keselamatan atau perkhidmatan keselamatan anda mengenai tarikh tutup akan datang anda. Pastikan penyedia keselamatan anda mempunyai senarai kenalan kecemasan yang dikemas kini yang mengandungi maklumat hubungan, termasuk nombor telefon, untuk anda dan pekerja kunci anda. Mereka perlu tahu siapa yang perlu dihubungi sekiranya berlaku masalah keselamatan walaupun pejabat ditutup untuk perniagaan, dan yang diberi kuasa untuk berada di dalam bangunan semasa penutupan.
03 - Ubah Gantian Atendan Automatik
Satu atau dua minggu sebelum penutupan, rekod khidmat jurulatih automatik pada sistem telefon anda yang menjelaskan bahawa pejabat akan ditutup untuk tempoh yang lama. Termasuk tarikh yang anda akan tutup dan apabila anda mengharapkan untuk dibuka semula. Sebelum anda pergi, rekod ucapan automatik kedua yang menekankan apabila anda akan kembali dan, apabila sesuai, kepada siapa penelepon harus mengarahkan sebarang pertanyaan jika anda tidak hadir.
Jika anda menyediakan perkhidmatan kecemasan, seperti pemanasan dan penyejukan, paip, atau perkhidmatan pelanggan penting lain, pastikan anda memberitahu penelepon anda bagaimana untuk mencapai perkhidmatan menjawab atau telefon bimbit anda sekiranya berlaku kecemasan.
04 - Maklumkan Perkhidmatan Penjawab Anda
Maklumkan perkhidmatan penjawab anda tentang tarikh pejabat akan ditutup, dan kemas kini senarai kenalan anda dengan nombor telefon pekerja yang akan ditelpon. Pastikan mereka tahu siapa yang perlu dihubungi dalam situasi tertentu; anda tidak mahu pengurus peringkat teratas dimaklumkan sekiranya terdapat masalah penghantaran.
05 - Tukar Salam Voicemail
Sekiranya sistem telefon anda membolehkan pekerja menerima panggilan luaran di meja mereka, mengarahkan mereka untuk merakam ucapan "ditutup untuk cuti" atau "keluar dari pejabat" ucapan mel suara yang memberikan butiran penting tentang penutupan. Pekerja harus membiarkan pemanggil tahu bila mereka akan kembali ke pejabat dan apa yang perlu dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera sementara pejabat ditutup. Dalam kebanyakan kes, anda tidak mahu pekerja memberi maklumat hubungan peribadi.
06 - Mengurangkan Thermostats, Mematikan Peralatan Pejabat
Hemat tenaga dan wang dengan menetapkan atau memprogram ulang termostat pejabat anda semasa penutupan. Anda akan terkejut dengan penjimatan kos yang boleh anda peroleh, dan mungkin peluang PR yang baik; menunjukkan bahawa syarikat anda komited untuk memelihara sumber.
Anda juga boleh menjimatkan tenaga dan wang dengan mematikan semua peralatan pejabat yang tidak penting, termasuk lampu meja, penyalin, pencetak, dan komputer.
07 - Backup Servers
Sekiranya anda mempunyai komputer dan pelayan, pastikan kitaran sandaran berjalan dengan betul sebelum dan selepas penutupan. Kurangkan pendedahan anda kepada bencana dengan menjadualkan sandaran tapak anda untuk pickup awal, bukannya menunggu perniagaan dibuka semula. Ini adalah kawasan di mana anda ingin mempunyai arahan yang jelas untuk siapa yang perlu dihubungi sekiranya ada masalah, jadi pastikan perkhidmatan menjawab anda dengan betul dimaklumkan.
08 - TIDAK MENGHINDARI
Terdapat beberapa peralatan pejabat yang tidak boleh dimatikan, termasuk:
- Mesin faks
- Sistem telefon
- Pelayan dan sistem sandaran
- Unit penyejukan
- Sistem keselamatan