Cara Menjawab Telefon dengan Betul di Perniagaan Anda

Tips Menjawab Telefon untuk Memenangi Perniagaan

Kemahiran menjawab telefon adalah penting untuk perniagaan. Walaupun pada hari-hari teks dan e-mel, telefon masih merupakan titik utama hubungan perniagaan dengan pelanggan . Dan cara telefon syarikat anda dijawab akan membentuk kesan pertama pelanggan anda mengenai perniagaan anda. Inilah cara menjawab telefon dengan betul dan memenangi perniagaan:

1) Jawab semua panggilan masuk sebelum cincin ketiga.

2) Apabila anda menjawab telefon, hangat, bersemangat, dan profesional .

Suara anda di telefon kadang-kadang satu-satunya kesan syarikat anda akan mendapat panggilan.

3) Apabila menjawab telefon, selamat menyambut penelepon dan tentukan diri anda dan organisasi anda dengan serta-merta. Contohnya, "Selamat pagi, Cypress Technologies, Susan bercakap, bagaimana saya dapat membantu anda?" Tiada siapa yang perlu bertanya sama ada mereka telah mencapai apa-apa dan perniagaan sedemikian.

4) Mengunci dengan jelas, pastikan suara anda bersaiz sederhana, dan berucap dengan perlahan dan jelas apabila menjawab telefon supaya pemanggil anda dapat memahami anda dengan mudah.

( Pembicaraan percuma saya untuk ecourse online akan mengajar anda bagaimana untuk bercakap lebih profesional.)

5) Mengawal bahasa anda apabila menjawab telefon. Jangan gunakan slang atau buzzwords . Daripada berkata, "OK", atau "Tidak ada masalah", sebagai contoh, katakan "Sudah tentu", "Sangat baik", atau "Baiklah". Jika anda seorang yang menggunakan pengisi apabila anda bercakap, seperti "uh huh", "um", atau frasa seperti "suka" atau "anda tahu", melatih diri anda dengan teliti agar tidak menggunakan ini apabila anda bercakap di telefon .

( Ketahui lebih lanjut mengenai masalah ucapan menggunakan pengisi dan cara menyelesaikan masalah .)

6) Latih suara dan perbendaharaan kata anda menjadi positif apabila menjawab telefon, walaupun pada hari "turun". Sebagai contoh, daripada berkata, "Saya tidak tahu", katakan, "Izinkan saya mengetahui tentang itu untuk anda."

7) Mengambil mesej telefon sepenuhnya dan tepat.

Sekiranya ada sesuatu yang anda tidak faham atau tidak dapat mengeja, seperti nama keluarga seseorang, minta penelepon untuk mengulanginya atau mengeja ia untuk anda. Kemudian pastikan mesej mendapat kepada penerima yang dimaksudkan.

8) Jawab semua panggilan telefon anda dalam satu hari perniagaan. Saya tidak boleh menekankan perkara ini dengan cukup. Ingat burung awal? Penelepon awal dapat memperoleh kontrak , penjualan , masalah diselesaikan ... dan memperkuat kesan positif bisnis Anda yang Anda ingin beredar. Beberapa perkara yang mengganggu penuntut cuba untuk mencapai perniagaan anda lebih daripada panggilan tidak ditarik balik.

9) Sentiasa tanya kepada penelepon jika ada hak untuk menahannya apabila menjawab telefon, dan jangan tinggalkan orang yang ditahan. Sediakan penelepon yang ditahan dengan laporan kemajuan setiap 30 hingga 45 saat. Tawarkan mereka pilihan jika boleh, seperti "Barisan itu masih sibuk. Adakah anda terus memegang atau saya harus ________ memanggil anda kembali?"

10) Jangan gunakan telefon pembesar suara melainkan jika perlu. Telefon pembesar suara memberikan pemanggil kesan bahawa anda tidak sepenuhnya menumpukan perhatian pada panggilannya, dan membuatnya berfikir bahawa panggilannya tidak bersifat peribadi. Satu-satunya masa untuk menggunakan telefon pembesar suara adalah apabila anda memerlukan lebih daripada satu orang untuk berada di perbualan di hujung anda. Tanya pemanggil jika anda boleh meletakkannya di telefon pembesar suara sebelum anda melakukannya.

11) Jika anda menggunakan mel suara atau mesin penjawab untuk menjawab panggilan apabila anda tidak boleh, pastikan anda mempunyai mesej profesional yang direkodkan, yang melakukan perkara yang sama seperti tip # 3, dan memberikan pemanggil apa-apa maklumat lain yang berkaitan sebelum merekod mesej mereka. Kemas kini mesej mel suara anda seperti yang diperlukan. Sebagai contoh, jika perniagaan anda ditutup untuk percutian, mengemas kini mesej mel suara anda untuk mengatakannya dan untuk mengatakan bila perniagaan anda dibuka semula.

12) Melatih orang lain yang menjawab telefon untuk menjawab dengan cara yang sama, termasuk ahli keluarga lain jika anda menjalankan perniagaan berasaskan rumah . Semak bagaimana telefon perniagaan anda dijawab dengan memanggil dan melihat sama ada telefon dijawab secara profesional. Jika mereka tidak lulus ujian, pergi ke senarai ini "bagaimana untuk menjawab telefon" dengan mereka untuk memastikan semua orang di perniagaan anda mengetahui cara menjawab panggilan telefon dengan betul.

Lihat juga:

Tips Pengurusan Masa untuk Panggilan Telefon Masuk

8 Peraturan untuk Perkhidmatan Pelanggan yang Baik

10 Cara Mendapatkan Positif Mulut untuk Perniagaan Anda

10 Cara Kos Rendah untuk Menggalakkan Perniagaan Anda