Jangan Selesaikan Masa Anda; Menguruskannya!
Dan kemudian mereka berhenti melakukannya kerana mereka tidak menyedari apa-apa perubahan positif. Pasti, mereka telah menghilangkan beberapa acara dan mengutamakan beberapa orang lain. Tetapi mereka tidak menguruskan apa-apa; mereka baru sahaja menyusun semulanya. Pada akhir hari mereka masih frazzled dan kecewa.
Tetapi menjejaki bagaimana anda menghabiskan masa anda bukan pengurusan masa. Pengurusan masa adalah tentang membuat perubahan pada cara anda menghabiskan masa anda.
Untuk pengurusan masa yang berkesan , anda perlu memohon sistem pengurusan masa yang akan membantu anda melihat di mana perubahan boleh dan harus dibuat ... yang bermaksud bahawa langkah pertama pengurusan masa adalah untuk menganalisis bagaimana anda benar-benar menghabiskan masa anda supaya anda boleh menentukan apa perubahan yang anda ingin buat.
Berkategori untuk Pengurusan Masa Berkesan
Bagaimanakah anda menguruskan masa? Rahsia itu ada dalam kategori. Lihat kalendar anda untuk esok. Ia mungkin sudah penuh dengan acara dan aktiviti yang anda harapkan. Semasa anda bekerja atau selepas itu, anda akan mengisi ruang kosong dengan butir-butir mengenai apa yang sebenarnya anda lakukan.
Pada penghujung hari, lihat senarai dan tandakan setiap tugas dan / atau acara dengan salah satu kategori berikut. Berapa banyak masa semasa hari kerja anda sebenarnya anda berbelanja:
1) Membakar kebakaran. Panggilan telefon yang tidak dijangka. Laporan yang diperlukan untuk mesyuarat yang sepatutnya dicetak semalam. Fail yang hilang di meja anda . Berapa banyak hari anda sebenarnya dibelanjakan dalam mod krisis? Bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif yang mengalirkan tenaga mereka dan mengganggu produktiviti mereka.
Bantu Dengan Mengatur Fail
Bagaimana Menyediakan Sistem Pengurusan Dokumen
Menguasai Sistem Pengisian Anda
10 Tips untuk Menguruskan Fail Elektronik
2) Berurusan dengan gangguan. Panggilan telefon dan orang yang dijatuhkan oleh pejabat anda mungkin akan mendahului senarai apabila anda menyerahkan acara ke kategori ini. Sekali lagi, bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif kerana ia mengganggu produktiviti (dan kadang-kadang membunuh).
Bantuan Berurusan Dengan Gangguan
Berurusan Dengan Panggilan Telefon Masuk
Menginap pada Jadual Semasa Bekerja
Menjalankan Perniagaan Berasaskan Rumah yang Berjaya Dengan Kanak-kanak
3) Menjalankan tugas yang dirancang. Ini adalah penggunaan masa yang paling positif semasa hari kerja anda. Anda berada dalam kawalan dan mencapai apa yang anda ingin capai. Tugas yang dirancang boleh merangkumi panggilan telefon , mesyuarat dengan kakitangan, malah menjawab e-mel - jika ini adalah tugas yang telah anda buat pada agenda anda.
4) Kerja tidak terganggu. Anda mungkin tidak menjalankan tugas yang anda telah merancang untuk melakukannya, tetapi anda dapat mencapai sesuatu, dan bagi kebanyakan orang, ini adalah mod kerja yang sangat produktif dan positif .
5) downtime tanpa gangguan. Masa-masa semasa hari kerja yang digunakan untuk memulihkan semula dan berkumpul semula. Makan tengah hari atau rehat tengah hari boleh mengira jika mereka tidak terganggu.
Sekiranya anda bernasib baik untuk bekerjasama dengan syarikat yang menawarkan kemudahan di tempat kerja atau bilik tidur (Fortune), itu juga akan dikira. Setiap orang memerlukan jumlah masa yang tidak terganggu yang dibina pada hari mereka untuk menjadi produktif semasa masa kerja mereka.
Satu Minggu Masa Lalu Anda adalah Kunci Masa Depan
Sekarang bahawa anda memahami kategori sistem pengurusan masa ini, sudah tiba masanya untuk menggunakannya untuk menganalisis minggu kerja "tipikal" anda. Menggunakan apa sahaja sistem kalendar yang anda gunakan untuk membuat pelantikan dan aktiviti penyenaraian dalam kehidupan harian anda, kembali dan pilih minggu biasa yang baru-baru ini. Melalui penyertaan setiap hari bekerja dan mengkategorikannya mengikut kategori pengurusan masa di atas jika anda belum lagi. Mengekalkan jumlah yang berjalan di bahagian bawah setiap hari akan memudahkan anda melihat bagaimana anda menghabiskan masa bekerja anda setiap hari.
Sekarang anda mempunyai data yang anda perlukan untuk membuat perubahan pada cara anda menghabiskan masa anda di tempat kerja. Adakah anda menghabiskan terlalu banyak masa memadamkan kebakaran? Kemudian anda perlu membuat perubahan organisasional atau fizikal untuk mencegah atau menangguhkan krisis malar ini. Bersihkan dan menyusun semula meja anda , sebagai contoh, supaya anda dapat mencari fail yang anda perlukan dengan mudah, dan mewujudkan rutin meletakkan fail yang anda perlukan untuk hari berikutnya di meja anda sebelum anda pergi untuk hari itu.
Tidak mendapat downtime yang tidak terganggu semasa hari bekerja anda? Kemudian anda perlu Jadual Masa untuk Anda . Contohnya, hentikan makan tengahari di meja anda dan biarkanlah bangunan secara fizikal untuk masa makan tengahari yang ditetapkan.
Dengan memohon kategori kerja pengurusan masa saya, dan membuat perubahan yang perlu anda buat untuk menghabiskan lebih banyak masa anda semasa hari kerja anda dalam kategori positif dan kurang masa dalam kategori negatif, anda benar-benar dapat menguruskan masa anda dengan berkesan - dan mencapai matlamat sebenar pengurusan masa, untuk merasa lebih baik.