Cara membuat sistem pengurusan dokumen untuk perniagaan kecil
Bagi kebanyakan perniagaan, tumpuan pengurusan dokumen adalah pada organisasi dan penyimpanan dokumen. Mereka mahu dapat menyimpan dokumen dengan cara yang teratur dan selamat yang membolehkan dokumen mudah dijumpai.
Artikel ini akan menunjukkan kepada anda cara membuat sistem pengurusan dokumen yang betul-betul tepat.
Sekiranya anda menaip "pengurusan dokumen" ke dalam enjin carian, anda akan mendapat senarai panjang "penyelesaian" pengurusan dokumen, yang memaparkan banyak perisian atau aplikasi yang mengiklankan kebaikan mempunyai pejabat tanpa kertas .
Perisian atau aplikasi pengurusan dokumen, bagaimanapun, direka untuk meningkatkan pengendalian perniagaan anda terhadap fail elektronik . Masalahnya adalah bahawa banyak perniagaan kecil harus berurusan dengan campuran data lama di atas kertas dan fail elektronik - dan dalam beberapa kes, perkadaran data kertas jauh lebih besar.
Satu penyelesaian kepada masalah mempunyai persekitaran data bercampur adalah dengan menggunakan sistem pengimejan dokumen untuk menukarkan semua dokumen perniagaan anda kepada bentuk elektronik. Tetapi ini terlalu mahal dan memakan masa untuk banyak perniagaan kecil.
Berita baiknya ialah anda boleh meletakkan asas-asas sistem pengurusan dokumen di tempat tanpa membeli perisian khas atau melalui pengimejan dokumen borong.
Sistem ini tidak perlu menjadi kompleks; anda hanya perlu meluangkan sedikit masa dalam merancang dan melaksanakannya.
Bagaimana untuk mencipta sistem pengurusan dokumen
Menyediakan sistem pengurusan dokumen melibatkan tiga langkah;
- mewujudkan pelan pengurusan dokumen,
- melaksanakan pelan pengurusan dokumen,
- dan seterusnya.
Langkah pertama, mewujudkan pelan ini, melibatkan menjawab empat soalan berikut:
Apakah peraturan untuk membuat dokumen?
Invois , surat peringatan pembayaran, risalah jualan, e-mel, helaian kira-kira , spreadsheet, laporan - Semua perniagaan membuat pelbagai dokumen semasa melakukan dan menjejaki perniagaan. Dan untuk memastikan perkara teratur, semua perniagaan perlu menetapkan peraturan untuk membuat dokumen.
Sebagai contoh, terdapat templat dalaman untuk beberapa dokumen perniagaan standard anda, seperti surat dan invois, dan di manakah mereka berada?
Adakah terdapat panduan gaya dalaman yang perlu diikuti?
Sekiranya dokumen baru bertarikh dan / atau dicap masa?
Prosedur apa yang harus diikuti untuk berkongsi atau mengkaji dokumen?
Untuk beberapa perniagaan kecil, satu-satunya perkara mengenai penciptaan dokumen yang penting adalah di mana template untuk pelbagai dokumen perniagaan terletak dan bagaimana untuk menggunakannya. Tetapi jika penciptaan dokumen dalam perniagaan anda melibatkan orang yang berlainan, mengkaji atau mengemas kini dokumen, anda perlu meluangkan masa untuk menentukan bagaimana perkara-perkara ini perlu dilakukan untuk memastikan kecekapan dan konsistensi.
Bagaimana kita menyimpan dokumen?
Terdapat dua aspek untuk soalan ini.
Yang pertama melibatkan aspek fizikal penyimpanan. Walaupun perniagaan kecil anda menyimpan dokumen dalam kabinet pemfailan, ada biaya yang berkaitan dengan penyimpanan; bukan hanya kos kabinet pemfailan sendiri, tetapi kos masa apabila anda dan / atau pekerja anda memfailkan dokumen atau pergi untuk mengambilnya. Malah, kos terbesar yang berkaitan dengan storan, untuk kebanyakan perniagaan kecil, mungkin kos masa sia-sia ketika orang mencari dokumen.
Aspek kedua menyimpan dokumen adalah organisasi; bagaimana dokumen akan difailkan? Kunci untuk memfailkan dokumen adalah mengikuti amalan pengurusan fail yang baik.
Anda juga perlu tahu bagaimana anda akan mengarkibkan dokumen. Bagaimanakah anda akan mengendalikan fail yang lapuk atau hanya dapat dipindahkan ke pembakar belakang dalam sistem pengurusan dokumen anda?
Pada permulaan setiap tahun, misalnya, saya melalui pelbagai fail yang berkaitan dengan kerja di komputer saya, merobek yang tidak lagi aktif, dan membuat folder baru yang dilabelkan oleh tahun dan / atau subjek, memindahkan fail yang diperlukan.
Perkara yang sama boleh dilakukan dengan fail kertas; ia tidak sukar untuk mengalih keluar dokumen lama (er) dari folder fail dan label dan buat yang baru dengan "Lama" dalam tajuk. Sesetengah perisian menawarkan pilihan pengarkiban secara automatik. Sebagai contoh, Microsoft Outlook membolehkan anda mengarkibkan e-mel lama.
Bagaimanakah boleh mendapatkan semula dokumen?
Persoalan ini adalah jantung sistem pengurusan dokumen anda. Dalam kaji selidik yang dijalankan oleh Leger Marketing untuk Xerox Canada, pemilik SMB Kanada dan pengurus secara rata-rata mengatakan ia harganya $ 2,152 setahun untuk mengurus dan menyimpan dokumen dan kira-kira satu jam sehari untuk mencari dokumen-dokumen ini (globeandmail.com).
Sekali lagi, amalan pemfailan yang baik boleh pergi jauh untuk menyelesaikan masalah ini. Melayari artikel Pengurusan Data di laman web ini akan membuat anda bermula. Jika anda melakukan perkara-perkara seperti konsisten menamakan konvensyen penamaan yang ketat, contohnya, dokumen akan lebih mudah dicari.
Dan sama ada anda pemilik tunggal yang bekerja solo atau pemilik perniagaan dengan pekerja , saya cadangkan membuat Senarai Lokasi Fail , yang akan mengingatkan pengguna di mana jenis fail tertentu - dan di mana untuk mencari dokumen tertentu. Sekiranya perniagaan anda seperti kebanyakan, ingatlah untuk memasukkan sama ada atau tidak file itu berada pada sistem komputer anda, pelayan dalam rumah, dalam awan , atau jika dalam borang kertas difailkan di lokasi fizikal seperti kabinet pemfailan. Misalnya, andaikan menggunakan gambar, video atau foto kertas dalam perniagaan saya. Kemasukan dalam Senarai Lokasi Fail anda mungkin:
Imej / video digital: komputer (atau pelayan) - pemacu E: / foto - fail dalam folder subjek yang bersesuaian
Foto kertas: kabinet fail 3 - Foto - alpha mengikut subjek
Rangkaian atau pemacu awan yang dikongsi hendaklah dilabelkan mengikut kandungan yang sepatutnya memfailkan laci kabinet.
Bagaimanakah kita boleh membuat / memastikan dokumen kita selamat?
Barisan pertahanan pertama untuk keselamatan dokumen secara fizikal mendapatkan premis perniagaan itu sendiri. Semua perniagaan perlu mempunyai sistem keselamatan, seperti sistem penggera, dipasang - bahkan perniagaan berasaskan rumah .
Perniagaan juga mungkin memerlukan atau ingin melabur dalam peranti keselamatan lain, seperti bar tingkap / gril, kamera keselamatan dan / atau perkhidmatan rondaan. Anda boleh menghabiskan sepanjang masa yang anda ingin cipta kata laluan dan menyulitkan fail dalam usaha untuk melindungi fail elektronik anda, tetapi tidak masalah jika seseorang hanya dapat mengembara dan mencuri komputer anda dan mengiringi cakera keras.
Semua kabinet pemfailan perlu dikunci dan disimpan dikunci selepas waktu perniagaan (dan dikunci pada waktu makan tengahari jika tiada siapa yang boleh dipercayai berada dalam jarak dekat).
Prosedur keselamatan umum untuk dokumen elektronik melibatkan cadangan dokumen secara berkala dan menyimpan dokumen di suatu tempat selain daripada pemacu keras yang sama di mana dokumen asal berada. Off-site adalah yang terbaik untuk menjaga agar data perniagaan anda dihapuskan oleh bencana alam - namun satu lagi sebab mengapa awan sesuai untuk perniagaan .
Perniagaan kecil dengan rakan sekerja atau pekerja yang berkongsi rangkaian komputer yang sama mungkin juga mahu menyekat akses pengguna supaya mereka hanya boleh menggunakan atau melihat beberapa sumber rangkaian. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai direktori rangkaian atau direktori saham bernama "Perakaunan" yang mempunyai akses terhad kepada pengurusan sahaja Walaupun pengguna dibenarkan mengakses sumber, seperti aplikasi, dokumen tertentu boleh dilindungi kata laluan. Kandungan dokumen juga boleh disulitkan, menjadikannya hanya boleh diakses oleh mereka yang mempunyai kunci penyulitan yang diperlukan.
Kecurian pekerja adalah satu lagi ancaman kepada keselamatan data. Perniagaan kecil dengan pekerja sepatutnya membuat pemeriksaan hak résumé dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang pekerja mengenai dasar.
Melaksanakan Sistem Pengurusan Dokumen Anda
Sebaik sahaja anda telah membuat pelan pengurusan dokumen anda dengan menjawab soalan-soalan di atas, anda sudah bersedia untuk melaksanakannya, memastikan bahawa semua kakitangan anda mengetahui butiran sistem pengurusan dokumen perniagaan anda dan mengikuti prosedur yang sesuai apabila membuat, menyimpan dan mengambil semula dokumen.
Anda juga perlu memastikan semua orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi anda mengikuti, melakukan perkara-perkara seperti menamakan dan menyimpan dokumen dengan sewajarnya. Semak secara teratur untuk menguji sama ada fail tertentu boleh dengan mudah dijumpai dan untuk menjaga terhadap kesalahan penyalahgunaan.
Anda boleh menyediakan sistem pengurusan dokumen dalam sehari tetapi melaksanakan secara konsisten dari masa ke masa akan menjadi kunci kejayaannya. Ganjaran yang besar - dapat mencari apa yang anda ingin cari apabila anda menginginkannya dan ketenangan pikiran.