A Lihat Kelebihan dan Kekurangan Pejabat tanpa kertas
Berikut adalah melihat kebaikan dan keburukan pejabat tanpa kertas untuk membantu anda memutuskan sama ada kertas tanpa kertas adalah keputusan yang bijak untuk perniagaan kecil anda.
Kebaikan Pejabat tanpa kertas
1. Mesra Alam - Menurut The Daily Green , kertas mengandungi 25% sisa sampah dan jika Amerika Syarikat memotong kertas pejabat dengan hanya 10% ia akan menghalang pelepasan 1.6 juta tan gas rumah hijau. Dan itu hanya untuk kertas, tidak mengambil kira pengeluaran dan pelupusan kartrij dakwat dan tenaga yang digunakan oleh pencetak. Pergi tanpa kertas adalah keputusan yang sedar tentang alam sekitar.
2. Kos Berkesan - Sama seperti terdapat manfaat pejabat tanpa kertas untuk persekitaran, terdapat juga manfaat untuk belanjawan perniagaan kecil. Fikirkan tentang berapa banyak yang anda belanjakan setiap bulan di atas kertas, dakwat, pos dan bekalan lain yang menyokong pejabat berat kertas. Kemudian, pertimbangkan ruang yang diperlukan untuk menyimpan semua bekalan fizikal anda dan dokumen sebenar. Ia boleh agak mahal. Dari masa ke masa, tanpa kertas boleh menyebabkan penjimatan besar untuk perniagaan kecil anda.
3. Akses Mudah - Menjadikan kertas tanpa kertas bermakna semua dokumen penting anda didigitalkan. Anda boleh menyandarkannya ke Awan atau mengaksesnya menerusi aplikasi desktop jauh, memberikan anda keupayaan untuk bekerja dari pejabat mudah alih , atau mana-mana sahaja untuk perkara itu, dan tetap produktif.
4. Organisasi Fail - Sekiranya anda pernah menyia-nyiakan masa mengosongkan melalui kabinet pemfailan yang tidak teratur atau susunan kertas untuk mencari apa yang anda cari, anda tahu bagaimana dokumen kertas rumit boleh dikendalikan.
Apabila anda membuat pejabat tanpa kertas, anda membuat sistem fail digital yang lebih mudah untuk mengatur, mencari dan tweak dari masa ke masa. Ini menjadikan apa yang pernah menjadi proses yang menyakitkan mencari dokumen semudah melakukan pencarian.
The Cons of a Paperless Office
1. Kegagalan Sistem - Digital mungkin akses cepat, tetapi ia juga bermakna kehilangan cepat. Pertimbangkan apa yang akan berlaku kepada semua dokumen perniagaan anda yang disimpan secara setempat di komputer anda jika sistem anda crash. Anda boleh kehilangan segala-galanya. Adalah penting untuk setiap perniagaan kecil, dan khususnya mereka yang tidak mempunyai kertas, mempunyai sistem untuk membuat sandaran dan melindungi data di luar tapak.
2. Keselamatan - Fail digital tidak boleh dilindungi oleh kunci pada kabinet fail atau pintu pejabat, jadi keselamatan dokumen dan maklumat sensitif adalah kebimbangan yang serius untuk pejabat tanpa kertas. Penyelesaian termasuk penyulitan, pelayan tempatan dan akses terhad, semua yang mempunyai kos dan faedah sendiri. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan sifat sesetengah perniagaan dan kepekaan bahan yang dikendalikan setiap hari (fikirkan akauntan anda) semata-mata tidak meminjamkan diri untuk pergi tanpa kertas.
3. Mengubah Proses - Sebahagian daripada peralihan ke pejabat tanpa kertas melibatkan kajian semula semua proses operasi semasa anda dan mencari alternatif yang mencukupi.
Sebagai contoh, anda mungkin perlu menggunakan perkhidmatan tandatangan elektronik, invois dalam talian dan perkhidmatan pembayaran , dan aplikasi lain yang menggantikan keperluan untuk dokumen fizikal. Semua kakitangan anda juga perlu dilatih dalam sistem baru sebaik sahaja ia selesai.
4. Masa Intensif - Memakai kertas tanpa proses semalaman; terdapat banyak faktor yang harus dipertimbangkan. Memerlukan masa untuk mempertimbangkan semua implikasi meninggalkan dunia kertas di belakang, dan hanya untuk melaksanakan semua perubahan kepada operasi anda yang menyokong menjadi tanpa kertas.
Keputusan untuk pergi tanpa kertas adalah salah satu yang bervariasi dari perniagaan ke perniagaan, dan itu bukan keputusan universal yang tepat untuk setiap syarikat. Bahagian yang paling penting dalam membuat keputusan untuk pergi tanpa kertas adalah membuat penyelidikan anda supaya anda boleh menentukan sama ada manfaat melebihi cabaran.
Kemudian, buat proses yang sistematik yang tidak hanya akan memberi manfaat kepada anda tanpa kertas, tetapi juga membantu meningkatkan produktiviti anda pada masa yang sama.