3 Cara Mencuba dan Benar untuk Mendapatkan Perniagaan Kecil Anda

Mendapatkan terorganisir melibatkan lebih daripada sekadar merapikan kertas dan membersihkan kekacauan yang ada pada meja anda. Pertubuhan melibatkan mewujudkan sistem dan prosedur untuk semua bahagian perniagaan anda yang berlainan; ini berpotensi untuk membantu anda menjadi lebih produktif dan menguntungkan. Idea-idea di bawah ini termasuk beberapa cara terbaik yang anda boleh menjadi lebih teratur dalam perniagaan kecil anda. Cuba cuma satu untuk pembaikan yang perlahan dan berterusan atau buat rancangan untuk memasukkan proses organisasi baru setiap bulan dalam perniagaan anda tahun ini.

  • 01 - Mengambil Kawalan Kertas dan Dokumen

    Kami akan bermula dengan kertas kerana ini adalah penyebab utama ketidakseimbangan bagi kebanyakan kita. Apa yang anda lakukan dengan dokumen selepas anda mengambil tindakan terhadapnya? Bagaimana anda menyimpan kertas untuk rujukan masa depan? Sekiranya anda tidak mempunyai sistem pemfailan dan / atau sistem pengarkiban digital, kini adalah masa untuk membina satu. Mula dengan melihat kertas kerja yang anda layari. Buat timbunan yang tetap dan longgokan timbunan, kemudian potong atau kitar semula semua kertas, majalah, surat berita, kad, nota, dan lain-lain yang menjadikannya pada timbunan kedua. Sekiranya anda tidak pasti di mana untuk memulakan, baca artikel ini dari Staples yang memberikan maklumat lengkap mengenai dokumen yang anda mesti simpan, dan yang lain adalah permainan yang adil untuk mesin pencincang.

    Sekarang anda mempunyai idea yang lebih baik mengenai jenis dokumen yang anda bekerjasama, sudah tiba masanya untuk mencipta - atau memperbaiki - sistem pemfailan pejabat anda. Susan Ward menyusun panduan berguna untuk mewujudkan sistem pengurusan dokumen yang dapat membantu anda membuat atau menyempurnakan proses kertas anda dan mendapatkannya teratur.

    Jika anda memutuskan masanya untuk mula bergerak ke pejabat tanpa kertas ( baca kebaikan dan keburukan dahulu ), anda boleh mula dengan mengimbas dan mendigitalkan resit anda, dengan menggunakan invois dalam talian dan perkhidmatan pembayaran seperti FreshBooks, berpindah ke program tandatangan digital seperti DocuSign , dan menggunakan awan untuk sandaran data dan pengarkiban. Jika anda mengumpul kad perniagaan pada acara sepanjang tahun, mungkin juga merupakan idea yang baik untuk melabur dalam pengimbas kad perniagaan supaya anda dapat mendigitalkan maklumat hubungan dengan serta-merta dan merapatkan kad kertas.

  • 02 - Gunakan Alat Produktiviti Kanan

    Kita semua mempunyai aplikasi dan alat kegemaran kita yang kita gunakan setiap hari, walaupun ada yang lebih berguna daripada yang lain. Sebenarnya, untuk setiap aplikasi peningkatan produktiviti yang anda gunakan, saya yakin terdapat satu lagi yang tidak sesuai, tetapi anda tetap menggunakannya kerana anda telah menggunakannya untuk masa yang lama dan anda digunakan untuk itu. Inilah sebabnya mengapa ia sangat penting - sekurang-kurangnya sekali setahun - ambil stok aplikasi dan alat yang anda gunakan dalam perniagaan kecil anda dan tentukan apakah mereka masih memenuhi keperluan anda. Ini juga merupakan masa yang baik untuk dipertimbangkan jika anda mempunyai beberapa jurang dan mencari alat yang tepat untuk mengisinya. Berikut adalah beberapa bahagian teratas di mana banyak pemilik perniagaan kecil mencari alat produktiviti yang berguna. Ini sepatutnya memberikan anda titik permulaan yang mantap untuk mendapatkan alat produktiviti anda dianjurkan pada tahun ini:
    • Pengurusan kenalan. Daripada menjejaki pelanggan anda untuk mengingati orang yang anda temui semasa rangkaian, setiap pemilik perniagaan kecil memerlukan sistem untuk menguruskan maklumat hubungan. Anda boleh memilih sistem pengurusan hubungan pelanggan (CRM) yang komprehensif seperti Salesforce, atau untuk pengurusan skala yang lebih kecil, anda boleh menyediakan aplikasi Kenalan yang sedia ada untuk berfungsi untuk perniagaan anda.
    • Mesyuarat dan komunikasi. Sama ada anda melakukan pertemuan secara bersemuka, melalui telefon atau melalui perkhidmatan sembang video, ada cara untuk membuat proses lebih teratur. Anda boleh menggunakan perkhidmatan seperti Do untuk mendapatkan mesyuarat anda lebih teratur - sebelum, semasa dan selepas.
    • Perakaunan dan simpan kira. Atur dan selaraskan cara anda membuat invois, mengambil pembayaran, dan urus aliran tunai dengan alat seperti Quickbooks Online, Xero dan Wave.
    • Penjejakan perjalanan dan perbelanjaan. Anda boleh menggunakan aplikasi seperti Expedia dan TripAdvisor untuk membuat pelan perjalanan lebih mudah. Kemudian, sekali di jalan raya, aplikasi seperti Expensify membantu anda mengesan perbelanjaan dan membuat laporan apabila anda pulang ke rumah lebih teratur.
    • Pengurusan media sosial. Kita semua tahu berapa banyak masa yang boleh dibazirkan di media sosial jika anda tidak menghampirinya dengan cara yang sistematik dan teratur. Inilah sebabnya mengapa alat seperti Hootsuite dan Buffer boleh menjadi tidak ternilai bagi pemilik perniagaan kecil.
    • Pengurusan e-mel. Jika anda menggunakan Gmail dalam perniagaan kecil anda, anda mempunyai akses kepada beberapa pelanjutan Google yang dapat dengan cepat mendapatkan peti masuk anda. Jika anda menggunakan aplikasi e-mel lain, cuba SaneBox untuk penapisan automatik, peringatan dan banyak lagi.
    • Pengurusan projek. Aplikasi pengurusan projek yang baik akan membantu anda menjejaki tugas, berkongsi fail dan bekerjasama dengan rakan sepasukan dalam satu tempat dan ia boleh menjadi salah satu alat terbaik yang boleh anda gunakan untuk mendapatkan kerja anda teratur. Cuba Basecamp atau Asana untuk penyelesaian pengurusan projek semua-dalam-satu.

    Produktiviti adalah proses yang sangat peribadi dan aplikasi yang anda perlukan akan menjadi khusus bagi anda kerja yang anda lakukan dan cara anda cenderung untuk bekerja. Luangkan masa untuk meneroka keperluan anda sebelum menggabungkan alat baru dalam proses anda. Anda mungkin tidak memerlukan seberapa banyak yang anda fikirkan. Untuk lebih banyak inspirasi alat produktiviti, baca artikel ini dengan 101 aplikasi produktiviti perniagaan kecil dan terokai 27 aplikasi menjimatkan masa ini .

  • 03 - Dapatkan Komputer Anda Dianjurkan

    Ini adalah yang besar bagi mana-mana pemilik perniagaan kecil yang melakukan sebahagian besar kerja mereka di komputer. Anda mungkin tahu bahawa ia tidak mengambil masa yang lama untuk desktop anda menjadi berantakan dengan ikon, folder Muat Turun anda untuk mendapatkan begitu banyak dokumen aneh yang dinamakan tidak mustahil untuk mencari apa-apa, atau peti masuk e-mel anda supaya tidak dapat mengawal anda mula untuk berfikir ia mungkin meletup. Bukan sahaja ini mengerikan untuk produktiviti anda, tetapi ia juga boleh melambatkan prestasi komputer anda dengan ketara.

    Berikut adalah senarai perkara yang boleh anda lakukan sekarang untuk mendapatkan komputer anda teratur dan kembali ke bentuk kerja:

    • Bersihkan desktop anda. Terdapat beberapa cara anda boleh pergi ke sini, dan semuanya bergantung kepada gaya kerja anda dan bagaimana anda menggunakan komputer anda. Anda boleh menyingkirkan segala-galanya dari desktop anda kecuali untuk tong sampah anda (ingat bahawa ikon aplikasi pada desktop anda hanya pintasan - semua aplikasi sebenar anda biasanya hidup dalam folder Aplikasi anda). Atau anda boleh menambah beberapa jalan pintas ke aplikasi dan fail paling kerap digunakan anda. Saya cenderung untuk menyesatkan ke arah pilihan pertama, akan menjadi lebih efisien, tetapi sering menggunakan desktop saya untuk akses mudah ke fail yang sedang saya kerjakan. Kemudian saya memindahkan mereka ke rumah tetap mereka apabila saya selesai.
    • Sediakan sistem pemfailan digital. Bercakap tentang memberikan dokumen anda sebagai rumah tetap, inilah tempat anda membuat sistem pemfailan yang masuk akal bagi anda supaya anda dapat mencari dokumen yang anda perlukan apabila anda memerlukannya. Panduan ini untuk organisasi fail dan folder menyediakan beberapa petua yang sangat baik untuk membantu anda memulakan.
    • Kemas kini perisian. Jika komputer anda ditetapkan untuk memasang kemas kini aplikasi dan sistem operasi secara automatik, hebat. Sekiranya ia merupakan proses manual untuk anda, anda harus menyemak kemas kini sekurang-kurangnya dua bulan sekali kerana banyak termasuk patch keselamatan. Kemudian, sekali setahun, semak versi perisian terkini yang anda gunakan dan buat keputusan jika masa untuk naik taraf.
    • Imbas virus dan isu prestasi. Terlepas dari apa jenis komputer yang anda miliki, semuanya boleh mendapatkan virus atau malware (ya, bahkan Mac!). Jika anda mempunyai komputer berasaskan Windows, petua penyelenggaraan PC dari PCWorld akan membantu anda memastikan komputer anda sihat dan berjalan dengan lancar.
    • Sahkan integriti sandaran data anda. Anda mencadangkan data anda, bukan? Jika tidak, langkau segala-galanya buat masa ini dan buat yang pertama terlebih dahulu. Anda boleh menggunakan perkhidmatan sandaran data berasaskan Awan seperti Carbonite, Backblaze atau CrashPlan atau anda boleh menggunakan pemacu keras luaran yang anda pasangkan ke komputer anda (saya berdua). Dengan pilihan sama ada, konfigurasikan perkhidmatan atau pemacu untuk menjalankan sandaran automatik yang berterusan supaya anda tidak perlu melakukan apa-apa secara manual. Kemudian, sekali atau dua kali setahun, pergi ke perkhidmatan sandaran atau memandu dan mencubit untuk memastikan semuanya ada dan boleh diakses sekiranya anda perlu menarik salinan ke komputer tempatan anda.
    • Berkelahi peti masuk anda. Banyak pemilik perniagaan kecil mempunyai hubungan cinta-benci dengan peti masuk e-mel mereka. Mereka suka kerana ia adalah alat komunikasi yang sangat produktif dan cekap; namun mereka membencinya kerana ia dapat dengan cepat dapat mengawal tekanan yang tidak perlu . Terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk menyimpan peti masuk anda selaras, seperti menggunakan automasi, memperkemaskan apa yang anda terima setiap hari, dan mengehadkan seberapa sering anda menyemak e-mel pada hari anda. Baca artikel ini untuk petua pengurusan e - mel yang akan menjadikan peti masuk anda sebagai alat produktiviti yang kuat dan bukan masa utama menyedut.

    Petua di atas akan membantu anda mendapatkan perniagaan kecil anda dengan lebih teratur dengan serta-merta, tetapi ingat betapa cepatnya perkara yang dapat dikendalikan. Sepasang aktiviti ini dengan resolusi untuk melakukan tinjauan cepat dan mudah dari kertas, alat produktiviti dan status komputer anda beberapa kali dalam sebulan supaya anda dapat tetap teratur dan mencegah hal-hal daripada mencapai tahap ketidakstabilan yang luar biasa.