Pengurusan Rekod Perniagaan Baik Bermakna Kurang Tekanan Masa Cukai
Tetapi, walaupun sebahagian besar daripada kita pasti menganggap pengurusan rekod perniagaan untuk menjadi pekerjaan scut dan cenderung memberikan keutamaan yang rendah, pengurusan rekod yang baik bukan sahaja menjadikan kehidupan kerja kita lebih mudah tetapi dapat memberi kita tekanan yang nyata pada masa cukai.
Inilah yang anda boleh lakukan untuk membuat pengurusan rekod mudah:
1. Simpan Perniagaan dan Perbelanjaan Peribadi Anda
Bunyi mudah, bukan? Tetapi ini adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang mengendalikan kebanyakan orang. Jika anda mengambil klien yang berpotensi untuk golf, contohnya, apakah perbelanjaan peribadi atau perbelanjaan perniagaan? (Jawapannya adalah peribadi kerana yuran hijau bukan perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak.) Kenderaan yang anda gunakan untuk kedua-dua sebab peribadi dan perniagaan adalah satu lagi masalah lama. Anda perlu tahu apa yang layak sebagai perbelanjaan perniagaan yang sah dan apa yang tidak dan pastikan rekod perniagaan anda mencerminkan dengan tepat.
2. Dapatkan Dokumentasi Cukup untuk Perbelanjaan Semua Perniagaan
Banyak orang perniagaan membuat kesilapan berfikir bahawa "senarai" cukup baik untuk tujuan pengurusan rekod. Sebagai contoh, mereka mempunyai senarai pembelian pada penyata kad kredit mereka dan berfikir bahawa itu cukup baik dari segi menuntut pembelian tersebut sebagai perbelanjaan perniagaan.
Malangnya, CRA (Agensi Pendapatan Kanada) lebih mencabar. Mereka tidak menerima penyata kad kredit atau cek yang dibatalkan sebagai dokumentasi yang mencukupi untuk perbelanjaan apabila invois atau resit biasanya dikeluarkan. IRS lebih memaafkan dan ketiadaan resit pada umumnya akan menerima penyata kad kredit dan cek yang dibatalkan sebagai bukti tuntutan perbelanjaan.
Dari segi menyimpan rekod, terdapat dua perkara yang harus diingat:
a) Sentiasa dapatkan resit . Dapatkan kebiasaan meminta resit setiap kali anda membuat pembelian - tidak kira betapa kecilnya. Perbelanjaan kecil juga menambah, dan anda memerlukan dokumentasi untuk rekod perniagaan anda.
b) Labelkan resit anda, jika perlu . Masih terdapat perniagaan di sekitar resit tangan yang tidak mempunyai apa-apa pada mereka kecuali tarikh item itu dibeli dan berapa banyak kosnya - yang tidak begitu berguna apabila anda merenung resit yang cuba mencari tahu apa yang perkara yang dipersoalkan dan kategori perbelanjaan perniagaan yang sesuai.
Apabila anda menerima resit , lihat dan tulis maklumat yang hilang / relevan di atasnya, seperti apa resit untuk dan kategori perbelanjaan.
3. Dapatkan Akaun Bank Terpisah untuk Perniagaan Anda
Walaupun bayaran untuk akaun bank perniagaan sangat tinggi berbanding dengan akaun peribadi, akaun bank perniagaan sememangnya diperlukan untuk pengurusan rekod perniagaan yang baik. Akaun bank perniagaan membantu anda memisahkan perbelanjaan perniagaan dan peribadi anda. Anda akan mendepositkan semua pendapatan perniagaan anda ke dalam akaun perniagaan, dan menarik balik sebarang perbelanjaan atau pembayaran berkaitan perniagaan dari akaun perniagaan sahaja.
Apa jenis akaun bank perniagaan yang perlu anda dapatkan? Akaun chequing - sebaik-baiknya yang menyampaikan penyata bulanan dan mengembalikan cek anda yang dibatalkan kepada anda.
Pemeriksaan perniagaan membantu membuat pengurusan rekod anda mudah kerana anda boleh menggunakan garis memo di hadapan setiap cek untuk mendokumenkan tujuan perniagaan perbelanjaan.
4. Memiliki dan Menggunakan Kad Kredit Terhad untuk Perbelanjaan Perniagaan
Menggunakan kad kredit peribadi anda untuk tujuan perniagaan akan menjatuhkan anda ke dalam rekod pengurusan rekod. Kad kredit perniagaan sangat memudahkan pengurusan rekod perniagaan anda dengan membantu menjaga perbelanjaan peribadi dan perniagaan anda berasingan. (Ia juga membantu menjadikan perniagaan anda kelihatan lebih profesional.)
5. Simpan Log Mileage Perjalanan Perniagaan Anda
Jika anda menggunakan mana-mana kenderaan anda untuk tujuan perniagaan , log perbatuan akan membantu dalam pengurusan rekod.
Perhatikan bacaan perbatuan (atau kilometer) pada odometer pada awal tahun dan kemudian masukkan perbatuan mengikut tarikh setiap kali anda menggunakan kenderaan untuk tujuan perniagaan. Menjaga log perbatuan anda di dalam kotak sarung tangan kenderaan anda akan memudahkan ini. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu kenderaan yang anda gunakan untuk tujuan perniagaan, pastikan log masuk perbatuan.
6. Simpan Semua Rekod Perniagaan Anda untuk Tahun Cukai Tertentu Bersama
Mempunyai rekod perniagaan anda yang tersebar di seluruh tempat itu adalah pembaziran masa nyata apabila merujuk kepada perakaunan atau menyediakan cukai anda , dan mengatur sistem pengurusan rekod perniagaan anda pada tahun fiskal akan menjadikan lebih mudah untuk mencari rekod perniagaan yang anda perlukan apabila anda memerlukan mereka.
7. Simpan Rekod Perniagaan anda untuk Tempoh Masa yang Betul
Untuk sebab tertentu, nampaknya banyak kekeliruan tentang berapa lama anda perlu menyimpan rekod perniagaan anda . Untuk tujuan percukaian, "jika anda memfailkan penyata anda tepat pada waktunya, simpan rekod anda untuk sekurang-kurangnya enam tahun selepas berakhirnya tahun perpajakan yang berkaitan dengannya". Masa enam tahun ini bermula dari kali terakhir anda menggunakan rekod perniagaan, bukan dari masa transaksi berlaku.
Untuk pulangan cukai AS, "simpan rekod selama 3 tahun dari tarikh anda memfailkan pulangan asal anda atau 2 tahun dari tarikh anda membayar cukai, yang mana kemudian jika anda mengajukan tuntutan untuk kredit atau pengembalian dana setelah anda memfailkan pulangan anda. selama 7 tahun jika anda memfailkan tuntutan untuk kerugian daripada sekuriti yang tidak berharga atau potongan hutang buruk ".
8. Perisian Perakaunan Membuatnya Mudah
Dengan kemudahan penggunaannya, aksesibiliti dari peranti mudah alih, dan kos rendah, pakej perisian perakaunan perniagaan berasaskan awan hari ini dapat mempermudah pengurusan rekod . Untuk sekitar $ 10 / bulan perisian vendor seperti FreshBooks dan Zoho menawarkan pakej permulaan asas yang sesuai untuk freelancers dan pemilik tunggal , termasuk invois , penjejakan perbelanjaan, dan laporan mudah. Fikirkan kelebihan yang dapat, sebagai contoh, menghantar invois terus dari telefon pintar anda, mengambil gambar resit makan tengah hari dengan pelanggan dan merekodkannya sebagai perbelanjaan, atau menjejaki masa yang boleh dibeli dengan pemasa terbina dalam.
Ini lapan perkara yang boleh anda lakukan untuk memudahkan pengurusan rakaman anda tidak sukar. Seperti banyak urusan pentadbiran yang berkaitan dengan menjalankan perniagaan, mereka hanya memerlukan kebiasaan dan ketekunan yang baik. Tetapi jika anda menggunakan peraturan ini sekarang dan teruskan, anda akan melihat perbezaan besar masa cukai seterusnya dan perakaunan anda akan lebih mudah sepanjang tahun.