5 cara untuk mengurangkan pada saat anda menghabiskan pengajuan
Tetapi malangnya, benci atau tidak, apabila anda menjalankan perniagaan kecil, pemfailan perlu dilakukan, atau anda akan mendapati meja anda runtuh di bawah berat semua kertas yang terus menumpuk. Apa yang dimaksudkan untuk membuat pemfailan?
Terdapat dua pendekatan untuk masalah yang mungkin membantu.
Anda boleh cuba membuat pemfailan masa anda sesingkat mungkin (satu kaedah yang saya hampir selesai selama bertahun-tahun menjalankan pejabat) atau membuat masa anda memfailkan seberapa banyak keseronokan yang mungkin (sesuatu yang saya terus mencuba). Mari lihat petua untuk mengurangkan jumlah masa yang sebenarnya anda habiskan untuk memfailkan terlebih dahulu.
Kerosakan dan kitar semula jika mungkin
Persoalan pertama tentang apa-apa sekeping kertas yang menatap anda menunggu untuk difailkan ialah, "Adakah dokumen ini perlu difailkan?"
Banyak dokumen yang datang di dalam surat boleh pergi terus ke mesin pencincang. Apa gunanya memfailkan iklan atau surat maklumat dari syarikat lain, contohnya? Apabila anda berurusan dengan mel, baca sekeping surat sekali, tentukan sama ada anda memerlukannya setahun dari sekarang dan memfailkan atau menghancurkannya dengan sewajarnya.
Kemungkinan baik anda juga memfailkan banyak salinan keras dokumen yang anda tidak perlu memfailkan - dan tidak sepatutnya mencetak di tempat pertama.
Tidak perlu memfailkan salinan kertas invois atau surat, sebagai contoh, jika fail elektronik anda diatur dan anda mengikuti prosedur sandaran yang betul.
Oleh itu, apabila anda menangani tumpukan pemfailan, hancurkan kertas "anda boleh hidup tanpa".
Gunakan sistem pemfailan yang menjadikan tugas pejabat lain lebih mudah, tidak sukar.
Kebanyakan kertas yang saya perlu difailkan berkaitan dengan proses menjalankan perniagaan - dan dokumen-dokumen ini perlu dimasukkan ke dalam sistem perakaunan sebelum apa-apa lagi dilakukan dengan mereka.
Oleh itu, bukannya mengambil resit untuk kartrij toner pencetak dan memfailkannya di bawah "P" dalam sistem pemfailan utama saya, saya memfailkannya dalam sistem pemfailan saya yang pertama, satu siri folder yang dilabelkan oleh bulan dan tahun.
Sebagai contoh, jika saya membeli kartrij toner pada September 2017, itu adalah fail yang dimasukkan, bersama dengan semua bil lain, resit dan dokumen perniagaan lain yang berlaku dalam bulan itu. Maka itu perkara yang mudah untuk berfungsi melalui folder pada akhir bulan dan membuat semua catatan perakaunan yang perlu dibuat (atau jika anda tidak melakukannya sendiri, untuk menyerahkan folder bulanan ke akauntan atau penjaga buku) .
Perhatikan bahawa kami menjalankan perniagaan perkhidmatan , bukan perniagaan runcit, jadi duduk dan bekerja di akaun sekali sebulan berfungsi untuk saya. Anda perlu mengubah suai idea folder bulanan dengan sewajarnya jika anda perlu membawa akaun anda lebih kerap diperkatakan.
Berfikir sebelum anda membuat fail
Apa yang berlaku selepas saya menggunakan folder bulanan untuk melakukan perakaunan? Dokumen perlu dipindahkan ke sistem pemfailan "utama". Tetapi bukannya hanya memfailkan setiap dokumen secara individu bergantung kepada tajuknya, saya memfail secara logik mengikut kumpulan, prosedur pengajuan saya lebih cepat.
Mari lihat lagi contoh kartrij toner pencetak.
Daripada memfailkan resit ini di bawah "P" untuk kartrij toner pencetak, saya akan memfailkan satu ini di bawah Pejabat Supplies - Resit, tempat yang sama yang saya akan memfailkan dokumen seperti resit untuk koleksi nota pos atau resit untuk pencetak kertas. Ini bukan sahaja membuat pemfailan lebih cepat tetapi menjadikannya lebih mudah untuk mencari dokumen selepas itu.
Gunakan perkataan dan frasa keseluruhan pada label folder fail anda, bukan hanya huruf
Tiada peraturan yang mengatakan bahawa anda hanya terhad kepada huruf tunggal apabila membuat bahagian sistem pengajuan anda. Dan jika anda berbuat demikian, anda membuat pemfailan anda tidak perlahan dan rumit. Sesuaikan sistem pemfailan anda supaya anda boleh mendapat manfaat daripada pemfailan oleh kumpulan dan mencari lokasi yang tepat untuk meletakkan dokumen dengan lebih cepat.
Contohnya, bukan hanya seksyen sistem pemfailan saya yang berlabel "C", saya juga mempunyai seksyen berlabel "Fail Klien".
Fail dalam "Fail Klien" diatur mengikut abjad. Keindahan menyesuaikan sistem pemfailan anda dengan cara ini adalah bahawa ia sentiasa boleh dibahagikan dan teratur lagi jika anda perlu. Jadi, pelanggan utama boleh mempunyai pembahagi sistem fail yang dilabelkan namanya dalam bahagian "Klien Klien" untuk membuat dokumen yang berkaitan dengannya lebih mudah.
Dalam contoh ini, maka, label pada sistem pemfailan akan membaca "B", "C", "Fail Klien", "D" ... Lihatlah betapa mudahnya pengajuan anda menjadi?
Petua pemfailan lain untuk mempercepat pengajuan anda: Jangan lupa untuk menyesuaikan abjad juga. Daripada hanya mempunyai bahagian "M", labelkan satu "Mc" juga.
Pastikan sistem pemfailan "pertama" anda dekat dan mudah
Perkara lain yang hebat tentang penggunaan sistem pemfailan dua peringkat seperti yang saya telah jelaskan di atas adalah bahawa ia menjadi lebih mudah untuk memastikan peringkat pertama sistem pemfailan anda (folder bulanan) secara fizikal dekat dengan ruang kerja anda. Anda akan lebih cenderung untuk memfailkan kertas dengan segera dan bukannya membiarkan mereka menumpuk jika anda mempunyai tempat yang rapat dan teratur untuk memfailkannya.
Oleh itu letakkan folder bulanan anda yang terakhir, semasa dan bulan bulanan dalam dulang atau gunakan fail concertina dan letakkan di dalam lengan panjang di ruang kerja anda. Sebahagian besar sistem pemfailan anda (sistem pemfailan "utama", seperti yang kita panggil di atas, boleh berada di seberang ruangan atau di dalam bilik yang berbeza sepenuhnya, tetapi demi kepentingan menjimatkan masa , anda tidak perlu bangun buat pemfailan peringkat pertama anda.
Cara Membuat Filing Fun
Petua pemfailan yang saya berikan kepada anda setakat ini akan membantu anda mengurangkan masa yang anda habiskan untuk memfailkan dan mencegah pembekuan otak. Tetapi bagaimana pula dengan membuat masa pengajuan masa anda lebih seronok?
Sebenarnya, satu-satunya strategi yang saya tunjukkan di sini ialah rasuah secara terang-terangan, memberi ganjaran kepada saya dengan cookie jika saya memfailkan masa tertentu. Ini akan berfungsi tetapi boleh menyebabkan banyak pound jika anda mempunyai banyak pemfailan untuk dilakukan.
Atau anda boleh mengambil pendekatan yang lebih artistik, menggunakan semua warna yang berbeza untuk folder fail anda dan menggunakan fon atau kaligrafi yang luar biasa untuk label. Sama ada atau tidak, ini membuat pemfailan anda lebih seronok, pastinya akan menjadikannya lebih menarik.
Dan siapa tahu? Mungkin hanya fakta bahawa pemfailan anda jauh lebih pantas sekarang bahawa ia begitu teratur akan menjadikannya lebih menyeronokkan untuk dilakukan.