Apa Yang Anda Perlu Simpan dan Atur
Setakat tertentu, perkara yang anda perlukan untuk membangunkan sistem pemfailan akan bergantung pada perniagaan anda.
Contohnya, jika anda menjual produk yang ketara, anda memerlukan sesuatu yang menjejaki inventori anda. Walau bagaimanapun, di sini adalah senarai umum item yang perlu anda lawati dalam perniagaan rumah anda:
- Pelan perniagaan dan pemasaran.
- Dokumen undang-undang (iaitu kertas kerja LLC, lesen perniagaan, dan pendaftaran harta intelek, kontrak)
- Kenalan (profesional, pelanggan, vendor, pembekal perkhidmatan, dll)
- Maklumat Kewangan (Penyata Keuntungan / Rugi, kunci kira-kira, akaun belum bayar / boleh diterima)
- Cukai
- Perbelanjaan perniagaan (resit)
- Projek-projek
Bersama dengan senarai ini, anda akan mahu menambah item yang khusus untuk perniagaan anda.
Sistem untuk Mengurus Perniagaan Rumah Anda
Kemungkinan besar anda akan menggunakan pelbagai kaedah untuk menyimpan dan mengendalikan kertas dan maklumat penting anda. Faktor utama ialah memilih kaedah yang paling sesuai untuk anda. Setiap orang mempunyai cara pemikiran dan penganjuran yang berbeza. Sebagai contoh, bagi sesetengah orang, ia lebih masuk akal untuk mengatur fail mengikut abjad, tetapi bagi yang lain, mereka mendapati lebih mudah untuk disusun mengikut tarikh.
Jika anda tidak pasti apa yang akan menjadi yang terbaik untuk anda, mencuba satu, dan jika anda berjuang untuk mengekalkannya, mengamalkan sistem yang berbeza. Berikut adalah tiga cara untuk menyusun fail dan maklumat anda:
Sistem Pengedaran Mudah Binder
Untuk perniagaan kecil yang tidak menghasilkan terlalu banyak kertas kerja, sistem pengikat adalah pilihan yang baik.
Ia juga sesuai untuk orang yang suka mempunyai segala-galanya di satu tempat atau yang memerlukan maklumat mereka untuk bergerak. Sistem pengikat menggunakan pengikat tiga cincin besar, pelindung lembaran, dan pembahagi seksyen.
Gunakan pembahagi seksyen untuk menganjurkan kategori perniagaan anda seperti pesanan yang belum selesai, pesanan selesai, salinan induk pelbagai bentuk ... dan sebagainya. Dari situ, anda akan mula mengumpulkan fail-fail di pelindung lembaran. Apabila pengikat menjadi penuh - pada akhir minggu, bulan atau tiga bulan - ia akan menjadi masa untuk membersihkan. Anda hanya akan memindahkan fail pesanan pelanggan dan rekod sejarah lain ke sistem pemfailan tradisional yang mencerminkan organisasi pengikat anda.
Sistem Pengajian Tradisional
Sistem pemfailan tradisional menggunakan kabinet fail, menggantung fail dan folder manila. Hampir setiap perniagaan akhirnya memerlukan jenis pengajuan seperti perniagaan mereka berkembang. Terdapat terlalu banyak dokumen yang dihasilkan dari masa ke masa untuk tidak mempunyai satu. Dan kerana rekod cukai perlu dikekalkan selama tujuh tahun, anda memerlukan tempat menyimpan semua rekod ini. Sistem pemfailan tradisional adalah sesuai untuk item yang perlu disimpan, tetapi tidak diakses secara tetap, seperti cukai tahun dan lesen perniagaan tahun sebelumnya. Berikut adalah beberapa tip untuk mendapatkan sistem pemfailan tradisional anda dari tanah dan berjaya:
- Fikirkan tentang jenis sistem yang sebenarnya anda gunakan. Anda boleh pergi membeli kacang-kacangan membeli bekalan pejabat yang sejuk dan merangka sistem pengajuan yang paling rumit dan berwarna-warni di dunia, tetapi jika ia tidak sesuai dengan gaya kerja anda, ia akan membuang masa dan wang yang ditetapkan.
- Buat sistem untuk menguruskan kertas anda yang membolehkan jumlah "sentuhan." Anda ingin mengelakkan tumpukan kertas, dan berurusan dengan setiap potongan beberapa kali. Sebaliknya, berusahalah untuk membuat keputusan tentang tempat sekeping kertas perlu pertama kali anda sentuh.
- Mengetepikan masa untuk memfailkan . Adalah mudah untuk mengelakkan tugas ini seperti wabak, tetapi diperlukan dan akan membantu perniagaan anda berjalan lancar. Terutama penerimaan dan barangan lain yang digunakan pada masa cukai, memastikan perkara ini dianjurkan membuat pemfailan cukai anda yang lebih mudah.
Sistem Penyampaian Elektronik
Dunia digital tidak sepenuhnya menghapuskan keperluan penyimpanan kertas, tetapi ia telah menjadikan maklumat penyimpanan lebih mudah. Sistem digital boleh membuat, menghantar dan menguruskan invois, dan ia boleh menjejaki kewangan perniagaan rumah anda dan kemudian diimport ke dalam perisian cukai untuk e-filing. Anda boleh mengimbas resit dan menyimpannya dalam fail pada komputer anda (walaupun anda mungkin juga menyimpan versi kertas juga). Sistem elektronik boleh menyimpan maklumat pelanggan, pelanggan dan prospek anda dalam sistem pengurusan hubungan pelanggan untuk akses mudah, menghantar e-mel, bil dan banyak lagi. Sistem dalam talian boleh digunakan untuk menyimpan idea anda, membantu anda menguruskan projek, menyusun maklumat atau penyelidikan.
Tetapi seperti sistem fail kertas, sistem pemfailan digital anda perlu mempunyai struktur organisasi, menggunakan folder dan fail yang disimpan di komputer anda, atau di awan . Untuk pengurusan yang paling mudah, gunakan struktur dan nama fail yang sama dalam sistem digital anda seperti yang anda lakukan dalam sistem kertas anda. Untuk melindungi fail digital anda, sandarkannya ke hard drive yang berasingan atau ke sistem storan dalam talian.
Gabungan Semua Di Atas
Kemungkinan anda perlu menggunakan lebih daripada satu sistem untuk menguruskan semua data dan bahan yang perlu anda simpan di dalam perniagaan anda. Pertama, anda perlu memutuskan apa yang paling sesuai untuk anda, dan kemudian melaksanakannya. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai sistem pengikat untuk membantu anda mengatur pengurusan harian perniagaan anda seperti jadual, pemasaran, dan salinan borang anda.
Sistem tradisional anda boleh memegang semua dokumen jangka panjang seperti cukai, izin dan izin perniagaan tahun lalu, dan pendaftaran harta intelektual. Anda boleh menggunakan sistem digital untuk menyimpan idea anda, seperti Evernote , dan projek trek.
Sebaliknya, anda mungkin ingin menjadi digital yang mungkin, menggunakan senarai tugasan dan kalendar dalam talian , mengimbas semua resit ke dalam komputer anda, dan menggunakan perisian atau perkhidmatan dalam talian untuk semua keperluan pengurusan perniagaan anda yang lain. Walaupun begitu, anda masih mahu sistem menguruskan kertas yang dihasilkan. Kuncinya ialah untuk mencari sistem yang mudah untuk anda patuhi dan mencari maklumat yang anda perlukan apabila anda memerlukannya.
Dikemaskini September 2016 Leslie Truex