Tips Pengurusan Fail untuk Fail Digital
Di samping menyimpan dokumen secara tempatan di desktop, komputer riba atau peranti mudah alih, lebih banyak perniagaan menggunakan awan untuk aplikasi perniagaan asas dan penyimpanan fail. (Lihat Mengapa Pengkomputeran Awan Adalah Ideal untuk Perniagaan Kecil dan 5 Kekurangan Pengkomputeran Awan. )
Lebih menyulitkan isu penyimpanan adalah keperluan bagi banyak perniagaan untuk berkongsi dokumen antara pekerja .
Di dalam pejabat ini biasanya dilakukan dengan menggunakan pelayan fail atau peranti simpanan terpasang rangkaian (NAS). Jika akses mudah alih dikehendaki, dokumen boleh disimpan di awan dan dikongsi dengan memberikan kebenaran akses. Hasil dari semua ini boleh menjadi mimpi buruk pengurusan fail dengan beberapa dokumen seseorang yang disimpan di awan dan beberapa tempatan, dan bahkan dokumen individu disimpan hanya di satu tempat atau yang lain.
Organisasi adalah Kunci Pengurusan Fail Elektronik
Di mana sahaja dokumen disimpan, penting untuk memastikan ia teratur dan terkini. Matlamat pengurusan fail elektronik adalah untuk memastikan bahawa anda boleh mencari apa yang anda cari, walaupun anda sedang mencarinya beberapa tahun selepas penciptaannya.
Kebanyakan orang perniagaan pada satu masa atau yang lain berada dalam kedudukan memalukan untuk mempunyai panggilan pelanggan dan tidak dapat dengan cepat mencari invois yang berkaitan atau dokumen pelanggan penting yang lain.
Sama-sama menjengkelkan sedang berlaku pada akhir tahun yang cuba mencari dokumen yang berkaitan dengan akaun syarikat untuk akauntan atau lebih buruk, pengusaha .
Organisasi dokumen digital yang betul sangat kritikal dalam persekitaran yang dikongsi - jika salah seorang pekerja anda tidak hadir (buat sementara waktu atau secara tetap!), Anda sepatutnya dapat dengan mudah mencari sebarang dokumen yang dibuat atau diuruskan oleh orang itu.
(Perhatikan bahawa potensi kehilangan masalah data dengan pekerja yang tidak puas hati, berlepas adalah satu lagi sebab untuk melindungi data perniagaan anda. Lihat 6 Peraturan Perlindungan Data Perniagaan ).
Petua pengurusan fail ini akan membantu anda menyimpan fail anda:
1. Gunakan folder pemasangan lalai untuk fail program.
Gunakan lokasi fail lalai apabila memasang aplikasi aplikasi. Di bawah Windows, fail program aplikasi konvensyen berada di bawah direktori (Drive Letter:) -> Program Files. Memasang aplikasi di tempat lain mengelirukan dan tidak perlu.
2. Satu tempat untuk semua dokumen.
Letakkan semua dokumen di bawah satu folder "root". Untuk pengguna tunggal dalam persekitaran Windows, lokasi lalai ialah folder My Documents.
Dalam persekitaran perkongsian fail cuba untuk melakukan perkara yang sama. Buat folder root tunggal (dipanggil "Dokumen Dikongsi" sebagai contoh) dan simpan semua dokumen dalam folder kecil di dalam folder root. Mempunyai satu lokasi untuk semua dokumen elektronik memudahkan untuk mencari sesuatu dan menjalankan sandaran dan arkib.
3. Buat folder dalam hierarki logik.
Ini adalah laci kabinet pemfailan komputer anda, jadi untuk bercakap. Gunakan bahasa biasa untuk menamakan folder anda; anda tidak mahu melihat senarai folder ini pada masa akan datang dan bertanya-tanya apa "TFK" atau apa-apa singkatan menarik lain yang anda cipta bermakna.
4. Folder sarang dalam folder.
Buat folder lain dalam folder utama ini apabila timbul keperluan. Sebagai contoh, folder yang dipanggil " Invois " mungkin mengandungi folder yang dipanggil "2018", "2017" dan "2016". Folder yang dinamakan untuk klien mungkin termasuk folder "data pelanggan" dan "surat-menyurat". Matlamatnya ialah untuk mempunyai setiap fail dalam folder dan bukannya mempunyai sekumpulan file yatim yang disenaraikan.
Walau bagaimanapun, jangan membuat struktur folder kompleks yang berlapis-lapis. Di mana sahaja mungkin gunakan nama fail deskriptif.
5. Ikuti konvensyen penamaan fail.
Sesetengah sistem operasi (seperti Unix) tidak membenarkan ruang dalam nama fail atau folder, jadi elakkan perkara ini jika persekitaran pengkomputeran anda bercampur. Sebaliknya gunakan garis bawah sebagai pembatas (mis. Doe_John_Proposal.doc.) Huruf lain seperti /? <> \: * | "^ juga dilarang dalam nama fail atau folder di bawah Windows.
Gunakan nama fail deskriptif untuk pengenalpastian dan pengambilan mudah tetapi jangan pergi ke laut - nama fail / laluan mempunyai had panjang yang berbeza antara sistem operasi. Di bawah Windows panjang laluan penuh maksimum untuk fail (mis. Huruf pemacu + nama folder + nama fail) adalah 260 aksara. Gunakan singkatan biasa di mana mungkin, seperti Jan untuk Januari atau Corp for Corporation.
6. Jadilah khusus.
Berikan fail elektronik logik, nama khusus dan sertakan tarikh dalam nama fail jika boleh. Matlamat apabila menamakan fail adalah untuk dapat memberitahu apa yang fail tersebut tidak perlu membuka dan melihatnya. Jadi jika dokumen itu adalah surat kepada pelanggan yang mengingatkannya bahawa pembayaran terlambat, panggilnya seperti "overdue_20180115"; bukannya seperti "surat". Bagaimanakah anda tahu siapa surat tersebut tanpa membukanya?
Jika anda berkongsi fail melalui e - mel atau peranti mudah alih anda mungkin ingin mempunyai nama fail termasuk maklumat yang lebih spesifik, kerana maklumat folder tidak akan disertakan dengan fail yang dikongsi. Sebagai contoh, jika dokumen anda berada dalam My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc dan fail itu dikongsi atau diemail semua penerima akan melihat adalah Doe_John_20170416.doc dan mungkin tidak dapat memberitahu bahawa fail itu adalah pelanggan invois tanpa membukanya.
7. Fail seperti yang anda pergi.
Masa terbaik untuk memfailkan dokumen adalah apabila anda mula-mula membuatnya. Oleh itu, gunakan tab dialog "Simpan Sebagai" untuk memfailkan dokumen anda dan namakannya, meletakkannya di tempat yang betul di tempat pertama.
8. Perintahkan fail anda untuk kemudahan anda.
Jika terdapat folder atau fail yang anda gunakan banyak, paksa mereka ke bahagian atas senarai fail dengan menamakan semula mereka dengan! atau AA pada permulaan nama fail.
9. Cull fail anda dengan kerap.
Kadang-kadang apa yang sudah lama jelas seperti dalam contoh folder bernama "Invois" di atas. Sekiranya tidak, simpan folder anda tanpa renggang dengan membersihkan fail lama.
Jangan padam fail berkaitan perniagaan melainkan anda pasti yakin bahawa anda tidak akan memerlukan fail lagi. Sebaliknya, dalam koleksi folder utama anda di bawah folder root anda, buat folder bernama "Lama" atau "Tidak aktif" dan pindahkan fail lama ke dalamnya apabila anda jumpa mereka.
( Berapa Lama Anda Mesti Simpan Rekod Perniagaan untuk CRA atau IRS? Menerangkan berapa lama anda mesti menyimpan rekod perniagaan untuk memenuhi kewajipan cukai anda.)
10. Sandarkan fail anda dengan kerap.
Sama ada anda menyalin fail anda ke pemacu lain atau ke pita, penting untuk membuat dan mengikuti rejimen sandaran biasa. Lihat 3 Langkah ke Sistem Cadangan yang berjaya .
Pengurusan Fail Baik Membuat Mencari Apa yang Anda Ingin Mudah
Menguruskan dokumen elektronik harus menjadi sebahagian daripada strategi pengurusan dokumen keseluruhan untuk perniagaan anda. Pelan pengurusan dokumen yang betul harus merangkumi semua aspek pengendalian dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, sandaran, dan keselamatan.
Fungsi carian adalah satu perkara yang menarik tetapi ia tidak akan sepadan dengan kemudahan untuk dapat terus ke folder atau fail. Sekiranya anda mengikuti petua pengurusan fail secara konsisten, walaupun anda tidak tahu di mana ada sesuatu, anda tahu di mana ia sepatutnya - kelebihan yang besar apabila anda mencari apa yang anda cari. Amalan pengurusan fail yang baik akan menjimatkan masa dan wang perniagaan anda .