Bagaimana Menyediakan Pelan Kesinambungan Perniagaan untuk Perniagaan Kecil Anda
Pelan yang mengawasi gangguan perniagaan sekiranya berlaku kejadian yang tak terduga. Atau, jika anda suka, "... tatacara yang digunakan untuk memastikan kitar semula perniagaan organisasi yang tepat pada masanya dan teratur melalui kemampuannya untuk melaksanakan rancangan dengan gangguan minimum atau tidak untuk operasi perniagaan atau perkhidmatan sensitif masa" ( Journal Management Facility).
Objektif perancangan kesinambungan perniagaan termasuk:
- Memastikan kesihatan dan keselamatan semua kakitangan
- Meminimumkan gangguan terhadap keupayaan perniagaan untuk menyediakan produk dan / atau perkhidmatannya
- Meminimumkan kerugian kewangan
- Mampu meneruskan operasi kritikal dalam masa yang ditetapkan selepas bencana
Pelan kesinambungan perniagaan yang dipikirkan dengan baik boleh bermakna perbezaan antara kelangsungan hidup dan kegagalan perniagaan anda jika berlaku bencana. Kebakaran, banjir, kegagalan cakera keras atau kecurian data - mana-mana atau semua ini boleh meletakkan perniagaan anda daripada komisen. Mengambil masa untuk menyusun pelan kesinambungan perniagaan akan membantu memastikan perniagaan anda dapat menyambung semula operasi dalam masa yang sesingkat mungkin.
Untuk Mencipta Pelan Kontingensi Perniagaan:
1) Tentukan apa risiko utama untuk perniagaan kecil anda.
Adakah kecurian data? Banjir? Gempa bumi? Memikirkan apa jenis bencana kemungkinan besar akan membantu anda memfokuskan pelan kesinambungan anda dan tidak membuang masa dan wang untuk menyediakan sesuatu yang tidak mungkin berlaku.
Tidak ada gunanya merancang bagaimana untuk pulih dari gempa bumi, misalnya, jika perniagaan anda tidak terletak di zona gempa bumi. Tetapi jangan lupa tentang risiko yang semakin sering diabaikan oleh perniagaan kecil seperti serangan siber, aktiviti penggodam dan sabotaj.
2) Tentukan apa yang akan menjadi sangat penting untuk perniagaan kecil anda untuk mula beroperasi semula jika bencana perniagaan menutup anda dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahawa barang-barang penting akan tersedia dengan cepat.
Keperluan penting ini termasuk personil, data, peralatan, peruntukan kewangan dan perlindungan infrastruktur.
Manakah yang menjadi kunci kepada operasi anda? Peralatan apa yang anda perlukan untuk terus menghasilkan dan menyampaikan produk dan / atau perkhidmatan kritikal anda? Mungkin perkiraan boleh dilakukan dengan perniagaan lain yang mempunyai peralatan yang anda perlukan. Pembekalan apa yang diperlukan? Ketahui terlebih dahulu siapa pembekal atau penghantar ganti alternatif jika pengaturan anda mungkin tidak berfungsi. Berapa lamakah fungsi perniagaan anda jika aliran pendapatannya dimatikan? Di manakah anda akan mendapat wang untuk meneruskannya?
2) Sediakan pelan pemindahan sekiranya berlaku bencana fizikal.
Teruskan dengan kakitangan dan menyiarkannya dengan jelas di seluruh premis perniagaan anda. Bagaimanakah kakitangan tahu bahawa mereka perlu untuk berpindah? Apa yang perlu mereka lakukan apabila mereka diberitahu tentang pemindahan? Laluan apa yang boleh didapati dari bangunan? Di manakah orang harus berjumpa di luar bangunan? Siapa yang bertanggungjawab untuk memeriksa untuk memastikan semua orang keluar dengan selamat?
3) Buat sistem peminat komunikasi.
Sekiranya ada sesuatu yang berlaku pada perniagaan anda, siapa yang akan bertanggungjawab untuk memberitahu setiap orang yang bekerja di sana? Memastikan senarai kenalan telefon dan e-mel adalah terkini dan orang yang bertanggungjawab untuk menghubungi orang lain mempunyai senarai dicetak kerana semua teknologi gagal lambat laun dan biasanya pada masa yang paling tidak menyenangkan.
Juga memutuskan siapa yang bertanggungjawab untuk berkomunikasi dengan orang awam dan bagaimana (mengemas kini laman web perniagaan , menyiarkan di media sosial , siaran akhbar, tanda di tingkap, pengumuman radio dan sebagainya)
4) Pastikan kit kecemasan di tapak lengkap dan terkini.
Senarai Semak Kit Tempat Kerja Pertolongan Tempat Kerja dari St John Ambulance menunjukkan dengan tepat apa kit pertolongan pertama untuk pelbagai perniagaan berukuran perlu mengandungi berdasarkan jumlah pekerja. Bergantung kepada jenis bencana yang mungkin berlaku di kawasan anda, anda mungkin mahu menambah bekalan lain. Sebagai contoh, satu gelen air setiap orang sehari adalah salah satu bekalan yang disyorkan pada senarai ini Bekalan Kecemasan untuk Kedai Runcit.
5) Lakukan langkah sekarang untuk melindungi data perniagaan anda.
Data perniagaan anda adalah aset anda yang paling berharga. Jika ia dicuri atau dimusnahkan, adakah perniagaan anda dapat dengan cepat bangun dan berlari kembali atau terus berjalan sama sekali?
3 Langkah ke Backup Data yang berjaya menerangkan bagaimana anda boleh mendapatkan ketenangan fikiran untuk mengetahui data perniagaan anda dilindungi dan akan dapat diakses lagi dengan cepat. Perlindungan data adalah salah satu daripada banyak kelebihan beralih perniagaan anda kepada pengkomputeran awan .
6) Memastikan perniagaan anda mempunyai insurans yang mencukupi.
Insurans kebakaran adalah jenis yang memikirkan, tetapi kebakaran pastinya bukan satu-satunya bencana yang mungkin dapat anda alami. Selain bencana fizikal yang lain seperti banjir atau kerosakan angin, pertimbangkan kerosakan yang boleh mengakibatkan kecurian, contohnya. Dan kemudian ada potensi faktor liabiliti jika perniagaan kecil anda terlibat dalam aktiviti yang mungkin membukanya kepada tuntutan undang-undang.
Memilih jenis insurans yang sepatutnya untuk melindungi risiko anda dan mempunyai liputan insurans yang baik, up-to-date akan menjadi jalan panjang untuk mendapatkan perniagaan kecil anda dan berlari kembali jika serangan bencana.
8) Dapatkan tahu jiran anda.
Membuka barisan komunikasi dengan pemilik perniagaan di sekeliling anda benar-benar boleh memberi manfaat kepada perancangan kesinambungan perniagaan anda. Biarkan mereka tahu apa yang anda ingin lakukan dan lihat jika anda boleh mendapatkannya. Anda mungkin dapat berkongsi kos beberapa perbelanjaan yang berkaitan dengan perancangan kesinambungan atau membuat perkiraan untuk membantu satu sama lain dalam kes bencana. Pelan kecemasan yang diselaraskan sangat penting untuk perniagaan yang berkongsi ruang bersebelahan seperti di pusat membeli-belah atau di sepanjang jalan-jalan bandar.
9) Semak program dan sumber tempatan.
Jawatankuasa bandar, bandar atau Perniagaan dalam Tindakan mungkin mempunyai rancangan kontingensi / rancangan tindak balas bencana di tempat atau menyediakan sumber yang akan memudahkan anda untuk meletakkan pelan anda sendiri bersama-sama. Sebagai contoh, bandar Ottawa menawarkan maklumat mengenai kesediaan kecemasan untuk perniagaan Ottawa di laman webnya, dan menawarkan bengkel latihan mengenai topik itu. Lihat apa yang ada di bandar anda sebelum anda memulakan rancangan perniagaan anda sendiri.
10) Masukkan semuanya.
Semasa anda bekerja melalui pelan kesinambungan anda, letakkan semua bahagian bersama dalam bentuk cetakan. (Salinan digital bagus tetapi tidak sangat berguna jika kuasa keluar dan / atau peranti digital tidak boleh digunakan.) Pengikat tiga cincin berfungsi dengan baik. Sertakan pelan pemindahan, pelan komunikasi, maklumat tentang kit kecemasan dan dasar insurans, langkah-langkah perlindungan data dan keperluan operasi, serta butir-butir mengenai sebarang pengaturan yang telah anda buat untuk menyimpan atau mendapatkan perkara dan berlari semula.
11) Pastikan pelan kontinjen perniagaan anda berguna.
Akhir sekali, anda ingin pastikan anda menyimpan pelan bencana anda di tempat yang mudah diakses dan pastikan semua orang yang perlu tahu di mana ia mengetahui lokasinya. Anda juga perlu menetapkan satu orang dan satu saat untuk merebut pelan kontinjen perniagaan dalam perjalanan keluar jika bencana perniagaan memerlukan meninggalkan premis.
12) Gunakan Laman Web Perniagaan dan Media Sosial Anda
Laman web perniagaan dan platform media sosial seperti Facebook , LinkedIn , dan Twitter adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan rakan perniagaan dalam kes kecemasan. Jangan biarkan pelanggan anda tertanya-tanya jika anda terbuka atau tidak apabila berlaku bencana - jawatan yang cepat di Facebook boleh membuat mereka tetap terkini.
Perancangan Kesinambungan Perniagaan Membayar Off
Mudah untuk menanggalkan perancangan kesinambungan perniagaan. Selalu ada "krisis" segera yang menuntut perhatian kita. Tetapi, berapa ketara mereka benar-benar dibandingkan dengan peristiwa yang menutup perniagaan anda selama berjam-jam, hari atau minggu? Mengambil masa untuk menyediakan pelan kesinambungan perniagaan akan mendapat ganjaran yang besar sekiranya bencana berlaku.