Bagaimana untuk membuat panggilan telefon keluar anda lebih produktif & kurangkan masa
Tetapi bagaimana jika kita hanya dapat menelefon dan bercakap dengan orang yang ingin kita bicarakan, katakan apa yang ingin kita katakan dan teruskan?
Bayangkan betapa lebih produktif kita boleh dan berapa banyak masa kita perlu melakukan perkara lain.
Nah, kita boleh - dan yang diperlukan hanya sedikit persiapan terlebih dahulu.
Tips Pengurusan Masa untuk Panggilan Keluar
- Sama ada mereka pembekal , pelanggan biasa, atau kontraktor , ramai di antara kita memanggil orang yang sama berulang kali. Pastikan maklumat hubungan anda dikemas kini dengan butiran menjimatkan masa sehingga anda tidak membuang masa untuk mencuba orang yang tidak tersedia.
Sebagai contoh, jika anda tahu bahawa orang tertentu yang anda ingin capai mengambil makan tengah hari dari jam 1 hingga 2 petang setiap hari, mengapa membuang masa saya cuba memanggilnya pada masa ini? - Program nombor untuk orang yang anda panggil secara teratur ke dalam telefon anda. Saya kagum dengan orang yang tidak melakukan ini, kerana masa yang anda simpan ketika anda tidak mencari nombor dan menumbuk mereka sama-sama mengagumkan.
- Rancang panggilan keluar anda. Sebelum anda memanggil, tulis matlamat utama panggilan dan perkara utama yang anda ingin tutupi. Ini akan membantu anda melekat pada ketika anda berada di telefon dan memastikan bahawa anda melindungi semua yang anda ingin tutupi, menjimatkan masa semasa panggilan dan mengelakkan memanggil lagi kerana anda terlupa sesuatu.
- Jika anda memanggil orang yang dimasukkan ke dalam pangkalan data kenalan anda, dapatkan semua maklumat mengenai orang yang anda panggil di hadapan anda semasa anda memanggil. Sama ada anda menggunakan komputer desktop, peranti mudah alih atau Rolodex, ini adalah bantuan memori yang hebat semasa panggilan. Selain itu, jika anda tidak perlu mencari sesuatu seperti nama suami klien, anda akan mempunyai pilihan untuk membuat nota semasa panggilan, menjimatkan lebih banyak masa.
- Sudah tentu, jika anda ingin membuat nota semasa panggilan (atau berbuat apa-apa lagi semasa anda bercakap di telefon), telefon speaker atau alat dengar yang baik adalah penting. Membebaskan tangan anda boleh membebaskan banyak masa.
- Sekiranya anda mencapai mesin penjawab seseorang atau mel suara, tinggalkan mesej lengkap yang memberikan nombor telefon anda dua kali dan nyatakan alasan yang anda panggil . Sebagai contoh, "Ini adalah Susan Ward di (nombor telefon) Saya menyeru untuk membincangkan anggaran untuk projek anda. Anda boleh menghubungi saya di (nombor telefon) petang ini."
Menyatakan nombor anda dua kali memberikan penerima mesej peluang yang lebih baik untuk mendapatkannya dengan betul dan mendapatkannya ditulis tanpa memainkan semula mesej. - Jangan berikan kepada paksaan telefon . Apabila anda cuba untuk mencapai seseorang dan anda tidak mempunyai, ia menggoda untuk memanggil semula - mungkin setiap setengah jam! Tetapi jika anda membiarkan mesej yang betul, tidak perlu membuang masa anda meninggalkan mesej berulang (dan mengisi mesin penjawab atau mel suara). Berikan orang yang anda panggil masa yang munasabah untuk menelefon semula, seperti sehingga hari perniagaan berikutnya.
- Jadualkan panggilan telefon anda dan buat semuanya bersama dalam satu blok masa, jika boleh. Kebanyakan kita tidak begitu baik di multitasking dan kehilangan banyak produktiviti ketika kita membalikkan diri dari satu tugas ke yang lain. Oleh itu, jika anda mempunyai selusin panggilan untuk membuat hari tertentu, lebih baik untuk membuat mereka semua dalam satu jam daripada membuat satu atau dua, dan kemudian membuat panggilan tiga jam sejam kemudian, dan dua lagi 45 minit selepas itu.
- Tempah panggilan telefon keluar anda, jika boleh. Jika ia tidak akan menjadi panggilan cepat, apabila anda mula-mula memanggil seseorang, tunjukkan diri anda, beritahu dia mengapa anda memanggil, dan kemudian bertanya kepadanya jika ia adalah masa yang sesuai untuk bercakap atau jika dia lebih suka menempah masa untuk membincangkannya . Kemudian mengatur bahawa anda akan memanggilnya pada masa itu. Ini bukan sahaja dapat menjimatkan masa anda di tempat tetapi menjimatkan masa apabila anda memanggil orang itu kembali kerana anda berdua akan bersedia membincangkan isu yang anda panggil.
- Sekiranya mungkin, buat panggilan telefon keluar anda dalam "masa utama". Penyelidikan telah menunjukkan bahawa lebih ramai orang berada di pejabat mereka pada awal pagi dan dapat dicapai antara 8 pagi dan 11 pagi