Jawab Telefon Anda Dengan Ucapan Telefon Perniagaan yang Benar.
Sebagai contoh, apabila menjawab telefon mengatakan sesuatu seperti, "Cypress Technologies, Susan bercakap, Bagaimana saya boleh membantu anda?" Ini bukan sahaja membolehkan pemanggil mengetahui bahawa mereka telah mencapai perniagaan tetapi meletakkan tanggungjawabnya untuk menjawab soalan itu, menjimatkan masa pada soalan-soalan penerokaan seperti, "Adakah ini Teknologi Cypress?", Dan chit-chat yang tidak aktif.
Fikirkan dan Prioritikan Seperti Anda Berbicara.
Adakah panggilan terbaik ditangani sekarang atau lambat? Banyak panggilan telefon yang menerima perniagaan adalah pertanyaan cepat yang mudah dijawab, seperti, "Berapa lamakah anda buka?" Tetapi yang lain melibatkan jawapan yang lebih kompleks dan memakan masa. Sekiranya itu berlaku, beritahu pemanggil itu, dan tanyakan bilakah mudah untuk memanggilnya untuk membincangkannya.
Gunakan Paraphrasing dan Summarizing untuk Simpan Panggilan Telefon di Trek.
Sekiranya anda bercakap dengan seseorang di telefon yang seolah-olah ingin bersembang atau tersesat dari titik, beritahu sesuatu seperti, "Jadi apa yang saya dengar anda katakan adalah ..." atau "Jadi perkara utama adalah ..." atau "Adakah (masukkan ringkasan) ringkasan yang adil tentang apa yang anda katakan?" Sukar untuk bercakap dengan seseorang yang enggan berbual.
Tutup Setiap Panggilan Dengan Ringkasan Tindakan Anda dan Pemanggil Telah Setuju
Walaupun ini hanya akan mengambil beberapa saat dalam kebanyakan kes, ia dapat menjimatkan banyak masa dengan mengelakkan kesalahan dan keperluan untuk diperiksa semula. Misalnya, selepas perbualan di mana anda mengatur pertemuan dengan pelanggan , anda mungkin berkata, "Baik.
Saya akan berjumpa dengan anda di pejabat anda di (masukkan lokasi) pukul 10 pagi esok dan kami akan pergi ke atas sampel bersama-sama. "
Simpan Pad Mesej oleh Telefon, jadi Anda Boleh Memeriksa Butiran Semasa Panggilan.
Ini bukan sahaja pengurusan masa yang baik pada waktu itu, membantu untuk memfokuskan anda pada panggilan, tetapi bantuan untuk pengurusan masa kemudian jika anda perlu mencari dan / atau menyemak butiran perbualan tertentu.
Berikan Pelanggan Anda dan Pelanggan Opsyen E-mel
Ramai daripada mereka akan menggunakan e-mel untuk menghubungi anda daripada menelefon jika mereka tahu apa alamat e-mel anda. Pastikan alamat e-mel syarikat anda menonjol pada kad perniagaan anda dan di laman web anda jika anda mempunyai satu. Sekiranya anda mempunyai alamat e-mel mereka, hantarkan e-mel kepada pelanggan dan pelanggan semasa anda, menyebut pilihan e-mel dan membentangkannya sebagai cara untuk meningkatkan komunikasi.
Gunakan Teknologi untuk Mengurus Masa Anda Belanja Menjawab Telefon
Sebagai minimum, perniagaan anda harus mempunyai mesin penjawab dan mel suara. Tetapkannya dengan skrip perniagaan yang sesuai, dan gunakannya untuk menjawab telefon untuk anda apabila anda berada di luar pejabat atau perlu bekerja pada sesuatu yang tidak terganggu. Kemudian jadilah masa untuk menjawab mesej telefon ini setiap hari. Dari segi pengurusan masa, anda akan mendapat masa yang berharga dengan mengumpulkan panggilan telefon bersama-sama.
Jika Anda Menjalankan Perniagaan Berasaskan Rumah, Dapatkan Telefon atau Barisan Perniagaan Terpisah
Anda perlu mempunyai telefon kedua "perniagaan sahaja" dengan mesin menjawab dan / atau mel suara "perniagaan sahaja" sendiri. Bukan sahaja ini lebih profesional, tetapi ia akan menjimatkan masa yang diperlukan untuk menyebarkan mesej dan menentukan mana yang berkaitan dengan perniagaan.
Sentiasa Terbaik untuk Memiliki Orang Jawab Telefon
Mempunyai mesin mengangkat atau lebih teruk, sistem Sambungan Suara Interaktif automatik (IVR) adalah matlamat sebenar yang akan menelan kos perniagaan apabila orang tidak peduli untuk meninggalkan mesej atau menelefon semula. Sekiranya menjawab panggilan telefon masuk mengambil masa terlalu lama semasa hari anda, pertimbangkan untuk menyewa penyambut tetamu atau perkhidmatan menjawab profesional untuk menjawab telefon untuk anda. Kos untuk memiliki orang lain melakukannya mungkin lebih daripada diimbangi oleh peningkatan produktiviti anda dan jualan yang lebih baik .
Simpan Skrip Tertulis Soalan Lazim Dihantar oleh Telefon Anda.
Ia menjimatkan masa anda dan pekerja anda jika mereka tidak perlu mencari jawapan atau berfikir tentang cara menjawab permintaan tertentu apabila menjawab telefon.
Ringkasan Tips Telefon
Ingat, telefon itu sepatutnya menjadi alat perniagaan, bukan pengganggu masa mengganggu yang memerintah hari kerja anda. Mengendalikan panggilan telefon masuk anda mengikut tip pengurusan masa ini akan membantu anda menguruskan masa anda dengan lebih baik, meningkatkan produktiviti anda, dan meletakkan semula telefon anda di tempat yang sepatutnya - membantu anda menjalankan perniagaan anda dan bukannya mengendalikan anda.