Penutupan Percutian Pejabat: Memberitahu Kakitangan, Pelanggan, dan Penjual
Pastikan anda memberitahu pihak berkepentingan utama di syarikat anda sekurang-kurangnya dua hingga empat minggu lebih awal daripada masa. Pekerja boleh dimaklumkan / diingatkan menggunakan sisipan gaji mereka. Pelanggan boleh dimaklumkan di laman web anda dan melalui mesej atendan automatik anda pada sistem telefon anda. Vendor (terutama yang mempunyai jadual penghantaran semula) boleh dimaklumkan melalui e-mel atau pos pos biasa.
Beritahu Kakitangan / Perkhidmatan Keselamatan
Hantar memo kepada kakitangan keselamatan atau perkhidmatan keselamatan anda yang memberitahu mereka tarikh tutup. Pastikan senarai kenalan kecemasan anda adalah terkini dengan nombor telefon pekerja utama.
Ubah Gantian Atendan Automatik
Jadualkan ucapan atendan automatik anda pada sistem telefon anda untuk mencerminkan pejabat ditutup. Pastikan anda juga menyatakan bila pejabat akan dibuka semula. Jika anda menyediakan perkhidmatan kecemasan (iaitu pemanasan dan penyejukan, paip, dan lain-lain) pastikan anda memberitahu penelepon anda bagaimana untuk mencapai perkhidmatan menjawab atau telefon bimbit anda semasa penutupan.
Maklumkan Perkhidmatan Menjawab
Jika anda menggunakan perkhidmatan menjawab pastikan anda memberitahu mereka mengenai tarikh pejabat itu akan ditutup dan pastikan senarai kenalan anda dikemas kini dengan nombor telefon pekerja yang akan dipanggil.
Tukar Salam Voicemail dan Buat Email Balas Auto
Sekiranya sistem telefon anda membenarkan panggilan luaran untuk berdering terus ke meja pekerja anda, maka anda perlu memastikan bahawa mereka menggunakan ucapan mel suara sementara atau "Keluar dari Pejabat" yang membolehkan pemanggil tahu bahawa mereka tidak berada di pejabat.
Kakitangan anda juga harus membiarkan pemanggil mengetahui bila mereka akan kembali dan apa yang perlu dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera sementara pejabat ditutup untuk cuti. Di samping itu, pastikan anda mencipta e-mel Daripada Pejabat secara automatik .
Kurangkan Thermostat
Jimat tenaga dan wang dengan menetapkan (atau reprogramming) termostat pejabat anda semasa penutupan.
Backup Pelayan
Sekiranya anda mempunyai komputer dan pelayan kritikal, pastikan kitaran sandaran berjalan dengan betul sebelum dan selepas penutupan. Kurangkan pendedahan anda kepada bencana dengan menjadualkan sandaran di luar tapak anda untuk pickup awal dan bukannya menunggu selepas penutupan percutian berakhir.
Hidupkan Peralatan Pejabat
- Lampu meja
- Copiers
- Kalkulator
- Lampu atas
- Shredders
Matikan Komputer & Peranti
- Komputer
- Memantau
- Pengimbas
- Mesin pencetak
TIDAK MENGHINDARI
- Mesin faks
- Sistem Telefon
- Komputer pelayan
- Pemanas / Lampu untuk Tangki Ikan Tropika