Bagaimana Proses Kerja
Proses hubungan vendor biasanya bermula dengan penciptaan RFP / RFQ atau dokumen lain yang vendor bertindak balas agar perniagaan dapat menilai keupayaan dan sumber daya vendor secara objektif.
Apabila vendor terbaik untuk tugas dipilih, proses rundingan kontrak bermula yang menggariskan semua garis panduan prestasi dan harapan yang vendor akan terikat secara sah untuk mematuhi.
Apabila terma kontrak telah dipersetujui oleh pembeli dan penjual, satu perjanjian yang diikat dilaksanakan yang meringkaskan jangkaan bersama, terutamanya kerana ia berkaitan dengan pemantauan dan pengukuran yang kerap dilakukan oleh vendor. Komunikasi yang kerap dan kerap diperlukan untuk memastikan proses pengurusan vendor yang berjaya
Memantau Prestasi Penjual
Seperti yang digariskan dalam Panduan Pengamalan Terbaik Pengurusan Vendor , salah satu kriteria prestasi utama adalah satu proses untuk memantau prestasi vendor. Untuk melakukan ini, perlu mempunyai kad skor pengurusan vendor. Tidak kira saiz perniagaan, kad skor pengurusan vendor harus memenuhi kriteria berikut:
- Kad skor mesti mengukur petunjuk prestasi utama (KPI) yang vendor terikat. Cara mudah untuk membangunkan senarai ini ialah menggunakan istilah kontrak penjual sebagai senarai item yang diukur. Dengan kata lain, membina usaha yang digunakan untuk membangunkan terma kontrak untuk membuat senarai barang-barang yang paling penting untuk diukur dengan kad skor.
- Scorecard itu harus mudah digunakan oleh semua pekerja yang perlu berinteraksi dengan alat ini. Tidak kira berapa komprehensif senarai penunjuk prestasi adalah jika alat itu terlalu rumit dan user-tidak ramah. Walaupun kad skor itu akan lengkap dalam takrifnya tentang apa yang harus diukur, jika ia tidak intuitif, tiada siapa yang akan menggunakannya - yang mengalahkan tujuan mempunyai kad skor.
- Kad skor itu sepatutnya mempunyai garis masa yang sepadan dan set tonggak penting yang bersamaan dengan petunjuk prestasi. Iaitu, prestasi adalah fungsi dari kedua-dua masa serta kualiti. Kedua-duanya tidak saling eksklusif, dan kad skor itu perlu masa, serta prestasi berkualiti berdasarkan.
- Kad skor tidak boleh mengejutkan bahawa perniagaan tiba-tiba memutuskan untuk menggunakan dengan vendor jika mereka mendapati bahawa vendor kurang berprestasi. Sebaik-baiknya, penjual telah dimaklumkan bahawa prestasi mereka akan dipantau dan diukur sepanjang tempoh kontrak. Pengukuran akan berdasarkan audit yang teratur dan kerap dijadual atau penilaian yang dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak. Kesedaran ini harus dibuat semasa fasa rundingan kontrak hubungan penjual.
- Data yang dikumpulkan dan dianalisis oleh kad skor harus digunakan untuk menindaklanjuti vendor. Apa yang baik adalah data yang tepat mengenai prestasi vendor jika perniagaan tidak mengambil tindakan dengan vendor berdasarkan kesimpulan tentang prestasi penjual yang dibuat kad skor dan memberikan wawasan tentangnya.
Bergantung pada saiz perniagaan, mungkin spreadsheet kad skor pengurusan vendor mudah, seperti yang satu ini mencukupi untuk tujuan ini. Untuk perniagaan yang lebih besar, terdapat banyak kad skor vendor yang tersedia secara komersial yang tersedia.