Nasib baik untuk perancang acara, terdapat banyak alat yang tersedia untuk membantu pendaftaran acara . Pilihan termasuk platform mudah yang menangani asas-asas pendaftaran acara dan mereka yang lebih maju, menawarkan aplikasi pelbagai fungsi. Beberapa program pendaftaran acara memproses bayaran acara. Sesetengah juga menyediakan bayaran balik automatik jika pendaftaran dibatalkan. Pakej lain membuat tag nama pendaftar. Alat pendaftaran acara juga boleh membolehkan penyepaduan dengan laman web persidangan atau syarikat serta menyambung ke platform media sosial mereka.
Malangnya, dengan begitu banyak pilihan, proses memilih alat pendaftaran acara untuk perniagaan anda boleh menjadi sangat hangat. Berikut adalah cara mudah untuk mengikuti panduan untuk memilih alat pendaftaran acara yang paling sesuai untuk perniagaan perancangan acara anda.
Memilih Perisian Pendaftaran Peristiwa: Di mana Bermula?
Apabila memilih alat pendaftaran acara, sebaiknya bermula dengan menentukan keperluan dan kehendak anda.
Fikirkan melalui keutamaan pendaftaran anda dan perniagaan perancangan acara anda. Tanya soalan anda sendiri:
- Adakah keperluan anda mudah dan hanya memerlukan pemprosesan pendaftaran dan pembayaran?
- Adakah anda menawarkan berbilang sesi dalam acara utama yang memerlukan pendaftaran tambahan?
- Adakah anda perlu menguruskan tempahan hotel atau mengatur perjalanan?
- Adakah anda menyokong laman web persidangan?
- Adakah anda akan memberikan tag nama, menyelaraskan keperluan audio-visual atau menganjurkan sesi menarik khas?
- Adakah anda menguruskan lebih daripada satu acara serentak?
- Adakah acara anda adalah kejadian tahunan atau acara satu masa?
Jawapan kepada soalan ini akan membantu anda mencari perisian pendaftaran acara yang paling sesuai dengan keperluan anda.
Peralatan Pendaftaran Acara
Dengan begitu banyak pilihan dalam perisian pendaftaran acara, mudah untuk mendapatkan terperangkap dalam ciri-ciri mewah dan alat-alat terkini tanpa mengira sama ada mereka bekerja untuk acara anda atau jika mereka juga akan digunakan sama sekali. Jangan terpedaya dengan yang terbaru dan paling hebat. Sebaliknya, buat senarai ciri-ciri yang sedang anda gunakan dalam proses pendaftaran acara anda dan tambahkan apa yang anda ingin sertakan untuk menyelaraskan prosesnya. Beberapa ciri yang tersedia termasuk yang berikut:
- Pendaftaran Online Acara
- Pendaftaran di tapak acara
- Pendaftaran Kumpulan Kehadiran
- Pemeriksaan Sendiri Sendiri
- Pemprosesan Pembayaran Acara
- Pengurusan dan Laporan Peserta
- Penciptaan dan Pengurusan Lencana Attendee
- Pendaftaran untuk Sesi Individu
- Borang Pembangunan
- Pengurusan Bilik Hotel
- Pengurusan pemasaran
- Media Sosial
- Maklum Balas Survei dan Acara
Tidak semua Alat Pendaftaran Acara adalah Mahal
Banyak alat pendaftaran acara menawarkan fungsi standard pada harga yang berpatutan, yang sesuai digunakan semasa mengurus peristiwa lurus.
Program-program ini termasuk borang pendaftaran asas yang boleh dihubungkan ke laman web anda. Mereka boleh mengumpulkan maklumat pendaftaran, termasuk maklumat kad kredit, untuk mendaftar dan memproses pembayaran kad kredit. Di samping itu, senarai pendaftaran peserta boleh disusun atau dieksport. Bergantung kepada jenis peristiwa yang anda merancang dan kekerapan acara, alat mudah ini mungkin sesuai dengan menyediakan apa yang anda perlukan tanpa kesulitan dengan semua jenis ciri tambahan yang tidak berguna kepada anda.
Peralatan Pendaftaran Acara Multi-Faceted Menawarkan Keupayaan Tambahan
Jika kerja perancangan acara anda anda merancang persidangan besar, maka alat pendaftaran acara yang menawarkan fungsi tambahan di luar asas mungkin hanya apa yang anda perlukan. Penyelesaian termasuk yang memproses pendaftaran acara dan menggabungkan ciri tersebut dengan keupayaan untuk mengesan dan melaporkan pelbagai butiran acara yang lebih besar dan lebih kompleks.
Sekiranya peserta acara akan mendaftar untuk persidangan dan kemudian mendaftar untuk bengkel tertentu dalam sesi tertentu, terdapat alat untuk membolehkan fungsi tersebut.
Sesetengah perisian akan membolehkan pemprosesan berbilang peserta dari satu organisasi dengan satu sumber pembayaran serta menawarkan struktur penetapan harga yang berbeza berdasarkan diskaun kumpulan atau yuran pendaftaran awal. Jika anda memerlukan laporan tersuai, kemudian cari pakej pendaftaran acara yang secara automatik akan menghasilkan laporan dengan menyusun senarai kehadiran berdasarkan bengkel individu atau parameter lain yang anda pilih. Persidangan biasanya memanggil nametags dicetak supaya meletakkannya pada senarai "mesti ada" anda supaya ini boleh dibuat secara automatik sebagai sebahagian daripada proses pendaftaran acara dan mencari penyesuaian untuk menggambarkan sama ada peserta didaftarkan untuk keseluruhan persidangan, sebahagian daripada minggu atau hanya hari tertentu.
Alat untuk Mengintegrasikan Pendaftaran
Bagi perancang acara yang menjalankan pelbagai acara, mengintegrasikan data pendaftaran ke dalam pangkalan data anda yang sedia ada mungkin merupakan fungsi penting bagi organisasi anda. Pertimbangkan kaedah semasa untuk menambah pendaftar ke pangkalan data anda dan kenalpasti bidang penambahbaikan. Adalah penting untuk berfikir melalui pelbagai cara maklumat ini dapat disepadukan dengan maklumat yang sedia ada, seperti individu yang telah menjadi sukarelawan atau menderma. Kebanyakan aplikasi pendaftaran acara memberi keupayaan untuk mengeksport data secara manual. Walau bagaimanapun, kaedah ini memakan masa kerana ia memerlukan secara manual mengimport maklumat ke dalam pangkalan data anda sekali lagi. Teroka pakej yang dapat memenuhi bukan sahaja permintaan pendaftaran acara anda tetapi juga menyokong keperluan pengurusan konstituen anda.
Ambil Drive Ujian Sebelum Anda Beli
Sebaik sahaja anda telah mengecilkan pilihan perisian pendaftaran acara anda, tentukan jika mereka menawarkan tempoh percubaan percuma. Ini akan memberi anda peluang untuk bukan sahaja menguji ciri-ciri tetapi untuk melihat apakah ia mempunyai fungsi yang anda perlukan dan jika ia sesuai untuk acara anda. Ia juga peluang untuk mengalami tahap perkhidmatan pelanggan mereka apabila menjawab soalan atau bekerja untuk menyelesaikan masalah yang anda alami.