Pendaftaran adalah titik pertama hubungan dengan tetamu anda, dan proses daftar masuk yang lancar mengekalkan tahap keseronokan yang tinggi dan menetapkan nada untuk acara yang hebat. Di sisi lain, pengalaman yang tidak teratur dan memakan masa boleh meninggalkan orang ramai yang menggerutu sepanjang perjalanan sehingga acara anda bermula. Dengan begitu banyak menunggang meja pendaftaran, anda pasti ingin mendapatkannya tepat pada masanya. Ikutilah senarai semak ini penting untuk memastikan anda mendapat permulaan yang baik.
Lebih besar lebih baik
Matematik mudah memberitahu kami bahawa ramai yang besar akan memerlukan lebih banyak tenaga kerja jika anda ingin mengelakkan garis panjang. Saya mengesyorkan seorang atendan untuk setiap seratus tetamu, dan satu floater untuk setiap dua ratus tetamu. Setakat keperluan meja , anggap dua atendan setiap meja lapan kaki dan tambah jadual tambahan untuk pengiraan ini untuk bekalan dan ruang kerja.
Sentiasa berhubung
Anda tidak mahu berjalan melalui dewan mencari saluran keluar kuasa atau sambungan internet, jadi pastikan untuk meneruskan saluran ini ke meja anda terlebih dahulu. Anda juga akan mahu membawa komputer riba walaupun anda tidak merancang untuk menggunakannya. Akses dalam talian boleh berguna jika anda perlu menyemak e-mel atau membantu tetamu yang hilang mencari jalan ke dan dari tempat tersebut. Akhir sekali, semak keadaan pencahayaan. Sekiranya lorongnya tidak terang, anda mungkin mahu menambah beberapa lampu meja untuk membantu membaca senarai anda.
Jangan Lupa Bekalan Pejabat
Setiap perancang harus mempunyai kotak mengatasi dengan keperluan pejabat seperti pita, gunting dan pelbagai penanda.
Item penting lain untuk senarai pembungkusan anda termasuk nametags kosong, nombor jadual dan tanda rizab untuk digunakan seperti yang diperlukan. Ya, tempat anda akan mempunyai akses kepada kebanyakan perkara ini, tetapi masa dan frustrasi yang anda simpan dengan menjadikannya di sebelah anda tidak ternilai.
Jawapan Ekspedan
Salah satu pengganggu paling besar kepada "irama pendaftaran" anda akan menjadi pertanyaan sederhana yang datang dari kedua-dua sukarelawan dan peserta.
Anda boleh menghalang pertanyaan ini daripada melambatkan garis pendaftaran dengan menyediakan jadual bantuan. Anda akan kagum melihat jadual daftar masuk yang lebih cekap dapat dijalankan apabila anda mempunyai orang yang berdedikasi yang menjawab pertanyaan seperti "di mana bilik mandi?"
Tinggal Terbuka
Adalah penting untuk memastikan sekurang-kurangnya seorang di meja pendaftaran sepanjang acara tersebut. Anda tidak mahu masalah kecil untuk bola salji menjadi sesuatu yang lebih besar kerana tiada siapa yang boleh membantu. Ini biasanya berlaku apabila tetamu terpaksa mencari tempat lain apabila pasukan anda tidak dapat ditemui. Ia hanya memerlukan satu masa lapang bilik mandi yang kurang baik untuk menghantar tetamu yang tidak sabar ke arah kawasan dapur untuk meminta salad tanpa bawang!
Pastikan Rakan Anda Tutup
Terdapat beberapa nombor kenalan yang anda ingin sembuh sebelum acara bermula. Yang pertama adalah nombor mudah alih untuk penyelaras tempat anda. Tidak akan ada masa untuk menjejaki bangunan apabila tuala kertas habis di bilik mandi, jadi nombor ini mestilah mutlak. Nombor lain yang baik untuk mempunyai isu berkaitan makanan ialah pengurus katering. Akhirnya, sahkan nombor kecemasan terbaik untuk jabatan polis dan bomba. Sesetengah hotel mempunyai kakitangan keselamatan mereka sendiri yang sering menjadi titik hubungan terbaik dalam situasi ini.
Jadual pendaftaran harus memberikan lebih daripada sekadar tanda selamat datang dan tag nama. Dari perspektif tetamu, mereka mewakili pusat khidmat pelanggan untuk acara anda. Tetapi untuk memenuhi harapan ini, anda perlu bersedia. Lagipun, jika tetamu tidak boleh membuat pendaftaran masa lalu, maka usaha perancangan anda yang lain akan tidak disedari.