Pejabat Acara Khas Datuk Bandar di Chicago dan Persatuan Restoran Illinois bekerjasama untuk merancang dan melaksanakan perayaan makanan tahunan ini.
Merancang Festival Makanan Komuniti
Sama ada festival makanan yang besar seperti Taste of Chicago atau versi yang lebih kecil daripada perayaan komuniti perancangan yang sama, adalah tanggungjawab yang besar untuk perancang acara kerajaan dan perbandaran tempatan. Rasa Chicago berfungsi sebagai kajian kes yang hebat untuk mana-mana komuniti mengingat program yang sama. Kawasan fungsional utama mana-mana festival makanan komuniti akan termasuk yang berikut:
- Operasi
- Vendor Makanan
- Pengaturcaraan
- Penajaan
- Pemasaran / Hubungan Awam
- Pengurusan Perakaunan / Kontrak
Kami akan menggali lebih mendalam ke dalam setiap kawasan, tetapi terlebih dahulu, mari kita merasakan garis masa dan pengurusan umum acara sedemikian menggunakan perancangan sebenar Rasa Chicago.
Masa Perancangan Festival Makanan Masyarakat
Bagi sesiapa yang menghampiri acara jenis ini untuk kali pertama atau mereka yang mempertimbangkan perkembangan pada perayaan yang ada, penting untuk memulakan perancangan sekurang-kurangnya satu tahun sebelum acara anda.
Sebagai contoh yang ketara, Pejabat Peristiwa Khas Datuk Bandar berikut jadual yang kasar untuk setiap Tahun Rasa Chicago:
- 12 Bulan : Kenal pasti lokasi, tarikh, dan lakaran kasar peta perayaan. Melibatkan agensi bandar yang relevan setiap langkah
- 9 Bulan : Kemas kini peta festival dan mulakan RFP kawasan fungsional
- 6 Bulan : Sahkan vendor, penaja, pengaturcara, dan pembekal
- 4 Bulan : Menyelesaikan hiburan dan mengesahkan semula kawasan berfungsi
- 3 Bulan : Menghasilkan bahan pemasaran festival
- 1 Minggu : Urus beban operasi
- 1 hari : Urus beban vendor
- Kesimpulan Acara : Menguruskan beban operasi
- 1 Minggu Selepas : Tunggu mesyuarat bungkus dan buat cadangan
Pengurusan Pesta Komuniti Umum
Sebagai agensi kerajaan, Pejabat Peristiwa Khas Datuk Bandar bertanggungjawab ke atas Rasa Chicago dan senarai panjang acara lain di sepanjang tasik di Chicago, festival kejiranan, dan kawasan lain. Rasa ini unik di Chicago kerana ia adalah acara percuma, tetapi pendapatan dari Rasa membayar untuk majoriti semua acara lain yang diuruskan oleh pejabat.
Dengan pengalaman pengurusan perayaan makanan yang bermula pada tahun 1980, kebanyakan pasukan fungsional di Pejabat Acara Acara Khas dan Persatuan Restoran Illinois yang berpengalaman sangat berpengalaman di kawasan mereka. Ini membolehkan pengurus umum untuk Rasa Chicago memberi tumpuan kepada usaha perancangan dan pelaksanaan semua pihak yang terlibat dan mengekalkan acara tersebut di landasan yang betul.
Sebagai tambahan kepada anggota pejabat, pengurus umum bekerja dengan sekurang-kurangnya 20 pejabat dan agensi bandar yang berlainan, termasuk (tetapi tidak terhad kepada) yang berikut:
- Jabatan Polis
- Jabatan Bomba
- Jabatan Kesihatan
- Jalan dan Sanitasi
- Daerah Park
- Pejabat Komunikasi Pengurusan Kecemasan
Satu lagi bahagian penting kawasan pejabat Pejabat Acara Khas merupakan perakaunan / pengurusan kontrak. Sebagai acara kerajaan, proses perolehan berstruktur sangat berstruktur dan semua perjanjian mesti mengikut garis panduan bandar.
Dengan garis masa perancangan acara di tempat dan pengurusan acara am dijamin, kini kita boleh melihat setiap bahagian fungsi utama acara tersebut.
Setelah diperkenalkan kepada sejarah acara Rasa Chicago dan menggunakan perancangan dan pelaksanaannya sebagai kajian kes, kami bersedia untuk menggali lebih mendalam ke dalam setiap bahagian fungsi utama acara tersebut.
Operasi
Kawasan operasi bertanggungjawab untuk penyediaan tapak, peringkat dan pengeluaran, sokongan acara, keselamatan, dan banyak lagi.
Operasi memerlukan banyak mesyuarat pra-acara, dan pasukan operasi berkait rapat dengan tata letak peta acara.
Ia menjadikan perbezaan besar untuk melibatkan semua agensi bandar awal dalam proses, menurut pengurus operasi untuk Rasa Chicago. Pasukan operasi menguruskan proses untuk perkara berikut:
- Beban pra-peristiwa (persediaan)
- Operasi semasa acara tersebut
- Beban selepas peristiwa (meruntuhkan)
Proses ini termasuk penutupan jalan, khemah bangunan, pengendali forklift, tukang kayu, juruelektrik, peralatan penyelenggaraan dan kakitangan, keselamatan, logistik untuk trak pembekal, treler pengurusan dan banyak lagi. Pertimbangkan apa pasukan operasi anda akan mengendalikan diri mereka dan apa yang akan mereka kontrak untuk acara anda. Apa agensi lain yang perlu pasukan anda bekerjasama? Hubungi mereka secepat mungkin.
Restoran / Vendor
Memandangkan kerumitan dan saiz perayaan makanan seperti Rasa Chicago, Persatuan Restoran Illinois memimpin menguruskan vendor makanan yang mengambil bahagian dalam acara tahunan. Untuk Rasa 2015 Chicago, acara itu bekerjasama dengan 60 + vendor makanan, termasuk 19 + restoran baru yang mewakili banyak kejiranan Chicago yang berbeza. Sudah tentu, di Chicago, barang-barang tertentu akan sentiasa ditemui di vendor makanan yang dipilih untuk acara itu, termasuk pizza, tulang rusuk, ais krim, dan kek keju. Festival makanan masyarakat anda mungkin akan mempunyai makanan tradisionalnya juga.
Ia adalah tempat yang didambakan untuk dipilih sebagai vendor restoran yang mengambil bahagian dalam perayaan dan kriteria makanan tertentu yang memerlukan peserta menjadi restoran tempatan yang mencerminkan kejiranan Chicago. Di samping itu, mereka mesti dapat mengendalikan jumlah dan mempunyai status yang sama sekali bersih dengan bandar. Restoran yang mengambil bahagian menjalani kursus dan pemeriksaan berikut:
- Lengkapkan Kursus Sijil Sanitasi Festival Musim Panas Persatuan Restoran Illinois
- Jabatan Kesihatan Awam Chicago melawat gerai tiga kali sehari
- Urus aliran inventori antara gerai mereka dan trak yang disejukkan
Apabila datang kepada acara komuniti anda, fikirkan tentang kriteria apa yang anda perlukan daripada vendor makanan yang mengambil bahagian dan berapa banyak yang anda ingin mempunyai. Tahun pertama boleh menjadi sukar, tetapi dengan kejayaan setiap tahun, anda mungkin akan mendapati bahawa anda mempunyai lebih ramai peserta yang lebih bersedia.
Pengaturcaraan
Rasa Chicago adalah acara komuniti umum. Ini bermakna bahawa sementara "makanan" adalah apa yang menarik orang ramai, itu adalah aktiviti lain yang menyimpan orang di sana. Selama bertahun-tahun, pasukan pengaturcaraan telah memasukkan banyak unsur berikut ke dalam keseluruhan program:
- Konsert percuma di pelbagai peringkat (penghibur kebangsaan dan tempatan)
- Memasak pavilion demonstrasi dengan koki teratas dan penulis buku masak
- Kampung keluarga termasuk pentas kanak-kanak
- Khemah alam sekitar untuk pendidikan "hijau"
- Pavilion sukan dengan tip kecergasan
- Pavilion antarabangsa (membeli-belah)
- Berjalan kaki 2 batu
- Pembekal makanan
- Budweiser Clydesdales dan sahabat Dalmatian mereka
- Menaiki hiburan
- Program bunga api
- Majlis pembukaan
Pertimbangkan apa program dan aktiviti lain yang mungkin anda sertakan dalam festival makanan anda.
Penajaan
Rasa Chicago melibatkan beberapa kategori untuk tajaan , yang merupakan sumber pembiayaan utama dan sokongan dalam bentuk. Pemasar korporat dan perancang acara korporat cenderung untuk mengambil bahagian dalam acara masyarakat seperti Rasa untuk mengukuhkan jenama mereka dan mendapat pendedahan.
Hospitaliti adalah elemen yang sebahagian daripada penaja termasuk dalam pakej mereka, membolehkan penaja untuk mendapat akses yang baik ke beberapa kawasan tempat duduk dan khemah swasta untuk menjadi tuan rumah acara klien mereka sendiri.
Jenis penaja di Rasa termasuk yang berikut:
- Komunikasi selular
- Rantaian kedai runcit
- Syarikat minuman
- Kedai runcit dan bank
- Syarikat penerbangan dan hotel
- Media
- Pembuat kereta
- Pembekal makanan
- Restoran
- Pertubuhan kesihatan dan kesihatan
- City Park District dan Pengangkutan Awam
Pertimbangkan penaja korporat tempatan yang mungkin berminat untuk membiayai acara komuniti anda, dan fikirkan tentang jenis pakej dan tawaran yang mungkin anda berikan kepada penaja tersebut.
Pemasaran / Hubungan Awam
Pemasar yang bekerja di Rasa Chicago berada dalam kedudukan yang mengasyikkan kerana ia adalah jenis acara yang secara automatik menarik perhatian media di Chicago dan di tempat lain. Lebih baik lagi, penaja media juga membantu mempromosikan Rasa. Itu bererti bahawa Pejabat Peristiwa Khas Walikota tidak perlu terlalu banyak berbentuk bentuk pengiklanan tradisional untuk menyebarkan perkataan dan mempromosikan acara tersebut .
Pemasar mempromosikan acara dengan menulis siaran akhbar berdedikasi kepada setiap kawasan acara, mengekalkan laman web acara, dan menghasilkan risalah acara. Perkara-perkara ini memerlukan bekerja rapat dengan semua bidang fungsional lain untuk mendokumentasikan penjadualan dan perubahan kandungan apabila ia berlaku.
Pada awalnya, sukar untuk perayaan makanan komuniti untuk mendapatkan jenis pendedahan yang besar dan terkenal acara seperti Rasa Chicago. Tetapi pertimbangkan apa saluran media yang anda mungkin dapat menjangkau untuk akhbar percuma dan mula merancang bahan-bahan pemasaran mereka pasukan pemasaran anda akan mengendalikan seperti laman web, risalah, dan brosur.