Cara Memastikan Pelaksanaan Peristiwa Anda berjalan dengan lancar
Menjadi tetamu, dan bukannya perancang acara, memberi anda peluang untuk melihat kakitangan operasi acara dalam tindakan, perspektif dari mana ia sering lebih mudah untuk melihat apa yang berfungsi dengan baik - dan apa yang tidak.
Berikut adalah tiga kesilapan yang mungkin anda lihat pada acara-acara yang tidak diuruskan dengan baik, bersama-sama dengan tip untuk mengelakkan kesilapan-kesilapan anda pada acara anda.
Jadual Pendaftaran Mismanaged
Apabila tetamu berjalan ke meja pendaftaran , kakitangan acara harus bersahabat dan bersedia membantu para tetamu - tidak kira keadaannya.
Ia bukan berorientasikan perkhidmatan atau juga sopan untuk menganggap bahawa seseorang yang berjalan ke meja pendaftaran tidak berada di acara tersebut. Namun, ini adalah apa yang boleh berlaku jika kakitangan tidak disiapkan dengan baik atau diberi taklimat. Ingatkan kakitangan acara bahawa jadual pendaftaran mewakili imej tuan rumah dan organisasi di belakang acara tersebut. Kakitangan harus menyambut semua tetamu di meja pendaftaran dan bertanya sama ada mereka berada di sana untuk masuk untuk acara itu oleh acara atau nama tuan rumah. Jika kesilapan telah dibuat, kebanyakan tetamu akan membetulkan diri sendiri dan membiarkan diri mereka sendiri. Sekiranya tidak, kakitangan harus diberi arahan tentang cara terbaik untuk mendekati keadaan.
Kebaikan pergi jauh dalam operasi peristiwa.
Persediaan Acara Messy
Di kebanyakan tempat, kerja rumah membersihkan ruang acara, dan kakitangan operasi jamuan selesai penyiapan. Jika operasi jamuan menjatuhkan gelas dan gagal membersihkan alat pengecas, oleh itu, shards kekal di atas lantai - kecuali kakitangan acara membersihkan.
Kotak kaca pecah dan serpihan lain bukan hanya meninggalkan imej yang mengerikan, tetapi mereka juga boleh membuat bahaya keselamatan. Oleh itu, perancang acara terbaik akan sentiasa tiba 1-2 jam sebelum waktu permulaan untuk memerhatikan persediaan dan melaksanakan siri walkthroughs di kawasan itu dan mencari barangan kaca dan lain-lain 30 minit dan sekali lagi 15 minit sebelum acara itu. Jika ada sesuatu yang tidak dapat dilakukan, perancang acara boleh membawanya ke perhatian kakitangan jamuan.
Bersihkan Masa Berlaku
Dengan sebarang acara, terdapat dua (kadang kala bersaing) jadual: agenda penganjur dan jadual kerja kakitangan operasi tempat. Ia adalah tanggungjawab perancang acara untuk memastikan kedua-duanya sesuai selaras.
Penyampaian atau intipati program biasanya akan berlaku selepas beberapa jenis penerimaan ketibaan yang mungkin termasuk jadual pendaftaran, makanan, dan minuman. Oleh itu, masa membersihkan dan meruntuhkan aktiviti mesti dirancang dengan teliti supaya tidak mengganggu atau mengganggu agenda program. Apabila bersih dan merobohkan tidak dibincangkan dengan staf operasi acara sebelum waktu, perancang acara mungkin mendapati bahawa jadual dan item lain mungkin dikeluarkan terus di hadapan tuan rumah atau penceramah tetamu, mengganggu semua orang di dalam bilik.
Sekiranya perancang acara perlu mengingatkan pengurus jamuan apabila mempunyai kakitangan mereka bekerja dan ketika mereka sepi? Jawapannya adalah ya.
Garisan bawah
Sementara tempat-tempat yang diurus dengan baik dengan pengurus operasi dan kakitangan operasi yang rajin perlu membuat kerja perancang acara dengan lebih mudah, pelaksanaan acara sempurna seperti ini tidak selalu berlaku. Perancang acara yang hebat membuat setiap perincian pelaksanaan acara perniagaan mereka. Mereka meluangkan masa untuk membincangkan semua aspek persediaan, perkhidmatan acara, dan meruntuhkan dengan pengurus jamuan sebelum acara itu sendiri dan mengawasi operasi acara sebelum, semasa, dan selepas untuk memastikan acara yang terbaik untuk pelanggan.