Organisasi adalah Kunci kepada Persidangan yang Berjaya
Perancangan persidangan berbeza dari perancangan acara jenis lain dan termasuk langkah tambahan.
Konferensi cenderung untuk menjadi peristiwa skala besar yang biasanya mengambil masa setahun atau lebih untuk merancang. Senarai tugasan anda boleh termasuk memilih tempat, menempah bilik hotel, menyediakan pendaftaran dalam talian, mendapatkan pembesar suara, menguruskan suite perhotelan, menganjurkan dewan pameran, mesyuarat penjadualan, pengendalian makanan dan minuman dan banyak lagi. Menyediakan panduan perancangan persidangan yang teratur yang memaparkan langkah-langkah yang mesti ada bagi mana-mana perancang persidangan yang berjaya.
Langkah-langkah berikut akan membantu anda menyediakan panduan perancangan persidangan yang akan berfungsi sebagai pelan tindakan untuk merancang sebarang persidangan. Sesuaikan dan ubah suai panduan berdasarkan acara yang anda sedang perancangan dan simpannya dekat. Apabila disediakan dan digunakan dengan betul, ia akan menjadi alat perancangan persidangan paling berharga anda.
Mulakan Dengan Asas-asasnya
Bahagian pertama panduan perancangan persidangan anda harus memasukkan asas-asas mengenai persidangan tersebut:
- Tarikh dan masa acara
- Lokasi acara (jika diketahui)
- Tujuan acara
Termasuk sebarang unsur lain yang diketahui, seperti tarikh penggantian atau bilangan peserta.
Apa rancangannya?
Sebelum masuk ke dalam merancang pelbagai elemen persidangan, anda perlu memikirkan apa unsur-unsur yang berbeza dan di mana ia sesuai dengan keseluruhan skema acara anda.
Jadi ambil pen dan pad atau duduk di depan komputer dan mula menulis segala-galanya yang masuk ke dalam fikiran. Jangan risau tentang perkara penyenaraian mengikut kepentingan atau dalam apa jua urutan kronologi. Itu akan datang kemudian. Pada masa ini, pada dasarnya anda akan membuat versi senarai tugasan anda yang sangat panjang dan mudah, yang akan dipecahkan kepada komponen berasingan yang berasingan untuk dikendalikan secara individu semasa proses perancangan.
Bahagian ini boleh menyenaraikan mana-mana yang berikut:
- Pemilihan tempat
- Pilihan hotel
- Ruang mesyuarat
- Suite perhotelan
- Dewan pameran persidangan dan gerai
- Majlis pembukaan
- Pendaftaran pembesar suara / peserta pameran
- Pendaftaran peserta
- Pelancongan perjalanan
- Lencana peserta
- Program acara
- Makanan dan minuman
- Audio-visual
- Kakitangan di lokasi
Ambil sedikit masa tambahan dalam menyusun senarai ini supaya anda tidak terlepas pandang apa-apa dan teruskan dan menambah apa-apa yang timbul kemudian. Jangan terlewat oleh banyak bidang tanggungjawab yang disenaraikan; tujuan di sini adalah untuk memikirkan segala-galanya sekarang supaya anda boleh merancang dan menguruskan setiap item dengan cekap.
Pilih Tempat
Sebaik sahaja anda telah menentukan bila persidangan itu akan diadakan dan mempunyai pemahaman tentang keseluruhan skop acara, langkah seterusnya adalah memilih tempat.
Bergantung pada saiz persidangan, anda boleh memilih satu tempat untuk semua keperluan persidangan anda, dari ruang pameran ke bilik mesyuarat, dewan perjamuan, dan bilik hotel. Jika persidangan itu terlalu besar untuk ditempatkan di satu lokasi, dapatkan tempat yang berdekatan dengan hotel di luar atau laman katering supaya para peserta persidangan tidak perlu melakukan perjalanan jauh dari satu acara ke persidangan yang lain.
Pikirkan Pendaftaran Peserta
Bagaimana peserta mendaftar untuk persidangan ini? Bagaimanakah mereka akan menerima pengesahan pendaftaran? Bagaimanakah tag nama dijana dan diedarkan pada persidangan? Panduan perancang persidangan anda akan menyertakan jawapan kepada semua soalan ini dan harus dikemas kini sebaik sahaja pendaftaran persidangan dijalankan.
Sekiranya acara dijangka menarik orang ramai, maka sistem pendaftaran persidangan dalam talian adalah cara untuk pergi.
Sistem ini dapat memproses pembayaran , melacak pendaftaran dan menyusun maklumat lain yang relevan dan membantu dalam menghasilkan laporan.
Dewan Pameran dan Persidangan
Kawasan pameran adalah ciri umum di persidangan, memberi peluang kepada penaja dan vendor untuk menyewa ruang untuk mempromosikan produk dan perkhidmatan mereka. Ini juga merupakan peluang untuk tuan rumah persidangan untuk membawa pendapatan sekiranya ciri pameran itu dipromosikan dengan berkesan dan diterima dengan baik. Bergantung pada saiz persidangan anda, menguruskan pameran dan dewan pameran akan memerlukan masa tambahan dan sumber jadi pelan sewajarnya.
Seperti yang dinyatakan di atas, sistem pendaftaran persidangan dalam talian adalah cara terbaik untuk mengesan pendaftaran supaya jika anda menjangkakan sejumlah besar peserta pameran, maka pertimbangkan untuk memasukkan pendaftaran peserta pameran ke dalam sistem pendaftaran peserta anda. Peserta juga perlu yang berikut:
- Lencana pameran
- Peta dewan pameran persidangan dengan nombor gerai yang disenaraikan
- Manual untuk gerai pameran yang ditubuhkan dan merosot
- Kontrak pameran gerai
- Senarai vendor di tempat yang tersedia untuk membantu penyewaan dan perkhidmatan pameran
Sebagai perancang persidangan , anda bertanggungjawab untuk mengupah keselamatan untuk memastikan keselamatan bahan yang terletak di dewan pameran.
Rancang Butiran Persidangan
Dengan beberapa tanggungjawab yang lebih besar ditangani, seperti pemilihan tempat persidangan dan pendaftaran peserta, anda boleh beralih tumpuan anda untuk merancang butir-butir persidangan. Begitu juga dengan merancang sesuatu peristiwa, organisasi adalah sangat penting kerana perhatian terhadap perincian.
Sekarang adalah waktunya untuk mengeluarkan senarai cucian panjang yang perlu dilakukan untuk melakukan perkara-perkara yang anda buat pada awal proses perancangan persidangan. Lihat senarai dan buat perubahan atau penambahan yang diperlukan untuk mencerminkan tugas dan tanggungjawab terkini. Seterusnya meletakkan item ini dalam susunan kronologi, bermula dengan barang-barang yang boleh atau mesti diselesaikan jauh lebih awal. Sebagai contoh:
- Buku blok bilik hotel
- Ruang pameran cadangan ruang
- Penyelidikan sistem pendaftaran persidangan dalam talian
- Rancang rancangan pemasaran persidangan
Mula di awal dan pergi dari situ. Untuk setiap butir-butir yang perlu dicuba, sertakan tindak lanjut untuk memastikan bahawa kontrak ditandatangani dan diterima. Apabila tarikh persidangan berlaku, barangan tindakan anda akan termasuk tugas jangka pendek seperti:
- Pilih skema warna dan hiasan
- Membuat perkakas bunga
- Pilih menu
- Mengatur pengangkutan lapangan terbang untuk penceramah atau VIP
Pertimbangkan panduan perancangan persidangan anda sebagai panduan untuk semua yang termasuk dalam merancang persidangan, tidak kira betapa kecilnya. Panduan ini dengan cepat akan menjadi alat yang tidak ternilai yang bukan sahaja akan membuat anda teratur dan mengikut jadual tetapi akan menenangkan saraf sebagai tarikh yang besar dan anda mempersoalkan sama ada anda terlupa sesuatu.