Acara dan perancang mesyuarat dijangka menyumbang atau menulis surat jemputan rasmi dan bahan untuk mesyuarat, perjalanan insentif dan program lain yang mereka sediakan. Ia tidak sepatutnya kelihatan seperti tugas yang sangat menggembirakan, tetapi penting untuk mengikuti langkah-langkah tertentu untuk mengikuti etika undangan yang tepat dan mengelakkan maklumat penting yang tidak diketahui untuk tetamu anda.
Ini caranya:
Buat tema acara. Sebelum menulis surat dan bahan jemputan rasmi, perancang mestilah memastikan mereka mempunyai tema menarik untuk program ini. Soalan-soalan berikut akan membantu memulakan proses brainstorming: Adakah persidangan pendidikan, seminar atau perjalanan insentif? Di mana ia diadakan? Apa yang unik mengenai destinasi atau tempat itu? Apakah jadual yang sukar untuk acara itu? Apakah beberapa matlamat di sebalik program ini? Kenapa hadir untuk hadir? Soalan-soalan ini akan membantu untuk mewujudkan tema acara yang hebat.
Buat jemputan elektronik. Banyak surat jemputan rasmi dan bahan untuk acara utama kini telah dipindahkan ke sistem pendaftaran dalam talian kerana jumlah logistik penting yang mesti ditangkap semasa proses RSVP: ejaan nama, maklumat hubungan, keperluan makanan, akses kecacatan, keperluan pengangkutan, butiran program, maklumat aktiviti dan banyak lagi. Nota: Kegiatan kurang rumit mungkin menggunakan laman web tunggal atau imej reka bentuk grafik dihantar melalui e-mel untuk menyampaikan butiran acara dan kenalan RSVP.
Buat jemputan bercetak. Bergantung pada sifat program atau acara anda, etika undangan mungkin menyarankan bahawa anda harus menulis surat jemputan rasmi dan nota untuk memberitahu tetamu anda bahawa anda benar-benar menghargai kehadiran mereka. Ini berbeza daripada bahan acara; Sebaliknya, pertimbangkan kad jemputan mudah yang menyediakan maklumat berharga kepada tetamu anda, termasuk tuan rumah dan tajuknya, tema acara, tarikh dan / atau masa, dan hubungan RSVP.
Menulis undian acara rasmi. Sebagai sebahagian daripada jemputan elektronik, anda harus menggariskan maklumat peringkat tinggi mengenai program dan acara. Sebagai contoh, jika ini adalah perjalanan insentif atau persidangan berbilang hari, anda perlu memasukkan perkara-perkara berikut: destinasi, hotel / tempat persidangan utama, topik utama, penceramah (termasuk bios), jadual, aktiviti, logistik dan butiran mengenai pendaftaran. Surat jemputan dan bahan hendaklah memberikan tetamu dengan alasan untuk hadir, dan sentiasa menyertakan panggilan untuk bertindak.
Etika jemputan bermula dengan gambaran keseluruhan destinasi / tempat. Apabila menulis surat dan bahan jemputan rasmi, ia adalah paling selamat untuk menganggap bahawa tiada siapa yang berada di lokasi tempat anda menjadi tuan rumah program. Ini bermakna anda perlu menulis gambaran ringkas tentang destinasi dan / atau hotel / kemudahan / tempat di mana program itu diadakan. Jika anda merancang acara berbilang hari, simpan maklumat ini sebagai tahap yang tinggi, tetapi pastikan ada maklumat yang mencukupi untuk memberikan tetamu dengan pandangan yang unik tentang tempat itu, dan mengapa mereka perlu melaburkan masa mereka di sana dengan anda.
Etika jemputan memerlukan jadual acara. Sekiranya anda merancang acara berbilang hari seperti program insentif, bahan-bahan jemputan harus memasukkan seberapa banyak detail yang mungkin supaya tetamu boleh merancang masa mereka dengan sewajarnya. Ini bermakna bahawa jemputan anda harus mengenal pasti kaedah ketibaan dan masa apabila mereka dijangka akan mengambil bahagian, masa untuk mesyuarat dan aktiviti perniagaan (dan pilihan aktiviti), maklumat mengenai makanan dan maklumat berlepas.
Etika jemputan memerlukan penerangan aktiviti. Apabila menulis surat dan bahan jemputan rasmi, beri gambaran keseluruhan pelbagai aktiviti untuk membantu tetamu lebih baik menentukan apa yang sepadan dengan minat mereka. Adakah program golf anda satu atau dua hari atau hari penuh? Apakah "kelas" jeram sungai itu terapung? Apakah ketinggian di mana anda menganjurkan acara itu, dan sejauh manakah program berbasikal gunung akan membawa anda? Berapa lama masa untuk kelas lukisan dan apa yang akan mereka pelajari?
Etika jemputan memerlukan maklumat mengenai logistik mesyuarat. Sekali lagi, dengan menganggap anda menjadi tuan rumah program berbilang hari, para tetamu mesti diberikan butiran mengenai setiap perkara berikut:
- Tempahan penerbangan
- Pendaftaran acara
- Tempahan bilik
- Pemindahan lapangan terbang
- Kod pakaian
- Cuaca
- Prosedur daftar masuk
- Item yang tidak dapat dikembalikan
- Kenalan kakitangan tuan rumah
Membangun agenda agenda akhir. Ini akan kelihatan berbeza daripada bahan jemputan awal tetapi harus diberikan kepada tetamu undangan semasa ketibaan atau sebelum menghadiri suatu acara. Ia harus termasuk jam sejam (baik untuk menggabungkan jam) gambaran keseluruhan mengenai apa yang dijadualkan bila dan di mana. Sekiranya anda mempunyai banyak trek pendidikan yang dijadualkan serentak, adalah berguna untuk menggariskan trek tersebut dalam kumpulan supaya para peserta mengetahui topik yang dijadualkan bila dan di mana.
Buat surat selamat datang acara. Ramai perancang berjuang dengan maklumat apa yang mereka harus atau tidak termasuk dalam surat selamat datang. Nasihat terbaik adalah untuk memastikan mesej selamat datang mudah dan biarkan tetamu mengetahui bahawa mereka dialu-alukan dan dihargai. Etika jemputan mencadangkan bahawa surat itu harus ditandatangani oleh tuan rumah rasmi acara tersebut.
Salah satu item jemputan acara paling terlepas ialah notis berlepas. Sebagai sebahagian daripada surat selamat datang dan hadiah ketibaan, penting untuk melampirkan butiran mengenai bagaimana tetamu akan berlepas.
Buat kad menu. Sama ada anda merancang sarapan, makan tengahari atau makan malam, para tetamu sentiasa menghargai melihat kad menu yang menggariskan item menu untuk setiap hidangan. Ia memberi mereka sesuatu untuk dibincangkan apabila berkumpul dengan orang lain di atas meja mereka dan membolehkan kakitangan menunggu dengan cepat mendapatkan pilihan menu dari tetamu, membantu untuk menjaga jadual di trek. Nota: Jika anda merancang kejutan khas semasa makan, seperti pencuci mulut yang bertemakan untuk beberapa hiburan yang unik, sangat membantu untuk menyimpan item tersebut dari kad menu untuk meningkatkan kesan khas.
Buat kad hadiah hadiah penghargaan. Sama ada hadiah ketibaan atau hadiah bantal, setiap hadiah penghargaan harus mempunyai kad nota hadiah. Ini adalah peluang untuk menguatkan mesej "terima kasih" dan membuat tetamu anda merasa istimewa. Ia berguna untuk memasukkan kata-kata dan mesej yang mencerminkan tema acara itu sendiri.
Buat notis berlepas individu.
Pada hari sebelum berlepas, hantar notis kepada bilik tetamu yang mengingatkan mereka apabila mereka akan berlepas, termasuk nombor penerbangan dan masa berlepas. Ia memberikan peluang untuk membetulkan apa-apa kesilapan minit terakhir yang mungkin telah diabaikan semasa penjadualan logistik.
Petua:
- Pastikan anda mempunyai pereka grafik yang hebat dan proses pendaftaran dalam talian. Cabaran masih hari ini adalah bahawa terdapat banyak sistem pendaftaran acara dalam talian yang berlainan , tetapi mereka memerlukan banyak penyesuaian atau penggunaan sistem pihak ketiga masih dianggap agak mahal pada setiap dasar jemputan. Itulah sebabnya banyak perancang masih bergantung pada alat dan sumber mereka yang ditanam di rumah.
- Cari sendiri kedai alat tulis yang hebat. Walaupun organisasi bergerak lebih banyak untuk menggunakan bentuk komunikasi elektronik, namun masih tidak menggantikan impak yang dicetak dan bahan-bahan acara. Cari alat tulis yang akan memuji tema acara anda, dan mengubah gaya kertas dan saiz untuk membuat lebih banyak minat dan drama. Tetamu anda akan melihat usaha itu.
- Buat template dan tiru dari sana. Perancang harus membuat huruf dan bahan jemputan templat, dan hanya mengemas kini peristiwa baru dari templat program dan peristiwa terdahulu. Sudah tentu, alat tulis baru, grafik, teks, dan sebagainya, harus dipilih dan digunakan, jadi terdapat sejumlah penyesuaian yang diperlukan setiap kali.