Ini adalah satu pelajaran yang saya pelajari dengan cepat sebagai penyelaras tempat, dan kemudian saya membuat senarai semak persediaan untuk memastikan pelanggan berpuas hati (dan diduduki) semasa tempoh persediaan yang penuh tekanan.
Sedia Ada Kereta Anda
Perkara pertama yang ingin anda lakukan ialah membongkar semua bekalan acara mereka dari kenderaan mereka. Ini boleh jadi tugas yang sukar, terutamanya jika keadaan tempat letak kereta sukar dilayari. Bayangkan seseorang berjalan ke tempat anda dengan beban kotak berat - apakah perkara pertama yang mereka cari? Jawapannya, tentu saja, kereta, atau apa pun yang akan meringankan beban mereka dan membuat kerja membongkar yang lebih pantas lebih mudah. Memiliki keranjang yang betul ketika mereka berjalan di tempat itu adalah cara mudah untuk membuat mereka merasa "lega" hanya dengan muncul.
Sediakan Jadual Pendaftaran
Seterusnya dalam senarai perkara-perkara yang perlu dilakukan untuk kebanyakan pelanggan adalah mendapatkan pendaftaran pendaftaran. Ini bermakna tempat anda lebih baik mempunyai semua komponen pendaftaran di tempat sebelum mereka tiba.
Ini termasuk semua meja, kerusi, elektrik dan skirting. Mengatur tag nama dan bahan daftar masuk akan mengambil banyak masa untuk perancang acara, dan mereka tidak sepatutnya menunggu anda untuk mendapatkan perkara mudah ini bagi mereka untuk bermula.
Mempunyai Set Meja Semua Bilik dan Linen
Menetapkan semua jadual dan kerusi di ruang acara jelas dapat mengambil sedikit masa.
Mudah-mudahan, jika anda datang dari acara sebelumnya, anda telah memberitahu pelanggan terlebih dahulu apabila mengharapkan semua komponen bilik ditetapkan. Sekiranya pelanggan anda masuk ke dalam bilik dengan berpuluh-puluh pekerja bergegas ke meja dan kerusi tanpa keraguan, mereka mungkin akan panik. Sebaik-baiknya, pasukan operasi anda akan mempunyai semua yang ditetapkan dengan linen meja di tempat supaya perancang dapat memulakan meletakkan pusat, barang lelongan, dll.
Dapatkan Semua Daftar Keluar Awal
Hanya kerana perancang utama tahu bagaimana menavigasi bangunan itu tidak bermakna anak kapal sokongannya. Anda boleh menyimpan semua orang banyak kerumitan yang tidak perlu dengan mengemas kini papan tanda dalam bangunan anda sebaik sahaja tempoh persediaan akan bermula. Perlu diingat bahawa vendor seperti kedai bunga dan DJ juga perlu tahu ke mana hendak pergi. Ini adalah semua perkara yang perlu dikaji semula dengan pelanggan anda sebelum hari acara, tetapi mereka juga perlu melihat pada hari besar.
Tinjau BEO dan Invois
Sekali lagi, anda mungkin menghantar e-mel ke beberapa kali dokumen ini pada hari-hari yang sampai ke acara itu, tetapi tidak pernah menyakitkan untuk mengkaji semula mereka kali terakhir. Walaupun masa persediaan sibuk, anda perlu mengukir 15 minit untuk melihat dokumen-dokumen ini bersama-sama. Penyelaras tempat harus mempunyai paket yang siap untuk pelanggan mereka yang termasuk BEO, rajah bilik, dan prospek invois.
Sangat sedikit perancang yang berpengalaman akan berpeluang untuk mengkaji semula kertas kritikal ini.
Pengenalan
Pastikan anda membawa ahli utama pasukan anda kepada pelanggan anda untuk pengenalan rasmi. Senarai ini termasuk pengurus katering , kapten perjamuan, penyelia operasi dan penyelaras audio / visual. Berpikir bagi pihak pelanggan anda apabila memperkenalkan pasukan - apakah ada butiran yang perlu dibincangkan bersemuka dengan pasukan pengurusan anda? Memulakan perbualan ringkas adalah cara yang berkesan untuk menyerlahkan siapa yang menjaga setiap kawasan.
Senarai semak ini bagi item penyediaan acara akan pergi jauh ke arah menjaga pelanggan anda gembira semasa ketibaan. Sebagai wakil utama untuk tempat anda, selalu ada yang terbaik untuk memberikan pelanggan nombor telefon bimbit anda sekiranya ada masalah semasa anda bekerja di kantor anda.
Ingat, mereka mungkin kecewa jika mereka memerlukan sesuatu, tetapi mereka akan menjadi lebih kecewa jika mereka tidak dapat mencari sesiapa sahaja untuk membantu mereka!