Mengapa Mengambil Minit Mesyuarat Lembaga Korporat?
Terdapat beberapa sebab untuk mengambil dan merakam minit mesyuarat korporat anda.
Alasan pertama dan paling penting untuk mengambil minit mesyuarat adalah untuk mempunyai rekod mengenai apa yang anda memutuskan. Saya telah duduk di dalam mesyuarat lembaga di mana tidak ada yang dapat mengingat keputusan yang dibuat oleh lembaga beberapa bulan lalu. Mempunyai sesuatu secara bertulis untuk perniagaan anda,
Sebab kedua bagi minit lembaga korporat adalah untuk tujuan fidusiari dan liabiliti. Ahli-ahli lembaga berada dalam kedudukan amanah. Mereka membuat keputusan tentang wang yang dilaburkan oleh pemegang saham korporat, dan mereka perlu membuktikan bahawa mereka bertindak dengan bijak, demi kepentingan korporat, dan tanpa konflik kepentingan . Mempunyai minit mesyuarat lembaga membantu lembaga membuktikan mereka bertindak dengan suci hati dan menghindari tanggungjawab peribadi atas tindakan mereka.
Alasan ketiga adalah untuk tujuan cukai. Sebuah syarikat adalah entiti yang berasingan dari pemegang saham individu. Pastikan anda memisahkan pemisahan itu, minit mesyuarat lembaga menyediakan rekod.
Tanpa mereka, IRS atau agensi negeri boleh menafikan status cukai perniagaan. Sebuah perbadanan yang tidak menunjukkan ia berfungsi sebagai entiti yang terpisah dari pemilik boleh membuat keadaan cukai yang sukar.
Ada keseimbangan bagi perniagaan untuk berusaha untuk memastikan anggota dewan melakukan tugas mereka dan dilindungi, daripada pertemuan dewan yang tidak lama dan tanpa tujuan yang membuang masa ahli.
Kami akan menangani keseimbangan dalam artikel ini.
Sekarang kita telah membincangkan sebab-sebab untuk mengambil minit mesyuarat, ada beberapa kesilapan yang dibuat oleh perniagaan, dan beberapa pemikiran tentang cara membetulkannya.
Tidak Mencipta dan Mengedarkan Agenda Sebelum Mesyuarat
Satu lagi kesilapan besar yang dibuat oleh perbadanan dalam mesyuarat lembaga mereka tidak menetapkan agenda sebelum mesyuarat dan tidak mengedarkan agenda, dan dokumen yang berkaitan sebelum mesyuarat. Agenda itu harus merangkumi jumlah masa tertentu bagi setiap item dalam agenda. Mempunyai agenda tertentu bukan sahaja membuat mesyuarat berjalan lancar, tetapi ia membolehkan lembaga (dan sesiapa sahaja membaca minit kemudian) mengetahui kepentingan relatif setiap item dalam agenda.
Itu tidak bermakna sesuatu tidak boleh dicapai dalam agenda jika penting dan mendesak, tetapi item boleh ditambah kepada agenda dengan mengundi. Dan banyak perkara itu perlu ditangani oleh para eksekutif, bukan lembaga.
Kehilangan Bahagian Penting Minit Mesyuarat Lembaga
Templat untuk minit mesyuarat lembaga hendaklah termasuk:
- The tarikh, masa, dan lokasi mesyuarat
- Masa permulaan dan akhir, dan masa yang diperuntukkan kepada item tertentu dalam agenda
- Apakah jenis mesyuarat lembaga - biasa, khas atau tahunan (semua negeri memerlukan perbadanan untuk mengadakan mesyuarat tahunan)
- Siapa hadir, mencatatkan pengarah, tetamu, dan kakitangan, dan ahli lembaga mana yang tidak hadir. Nama-nama orang yang terlambat atau meninggalkan awal haruslah diperhatikan.
- Menentukan sama ada kuorum hadir. Kuorum biasanya diperlukan oleh undang-undang kecil korporat untuk sebarang undi yang akan diambil. Keperluan kuorum biasanya lebih dari separuh daripada anggota. (Untuk lembaga sembilan ahli, contohnya, lima ahli mesti hadir untuk kuorum).
- Jika pembentangan diberikan oleh jawatankuasa atau orang lain, masukkan nama dan tajuk penyampai.
Mesyuarat Minit Terlalu Tertentu
Mungkin papan papan kesilapan terbesar adalah memerlukan maklumat terperinci tentang perbincangan (kadang-kadang argumen) dan proses. Mesyuarat harus mencerminkan keputusan keputusan, bukan siapa yang mengatakan dalam perbincangan. Katakan lembaga anda mengundi pada gerakan untuk menjual barisan produk baru.
Minit mesyuarat harus mengatakan: "Gerak untuk menambah rempah baru. Gerakan yang dipertahankan dan diluluskan, dengan begitu banyak dan sebaliknya." Sekiranya kumpulan itu mempunyai perbincangan, anda harus merakamkan panjang perbincangan dan meringkaskannya, tetapi anda tidak perlu menerangkan tentang perbincangan.
Minit Itu Tidak Cukup Tertentu
Di hujung spektrum yang lain, beberapa minit tidak cukup spesifik untuk memberi maklumat dan memelihara ahli keluar dari masalah. Sekiranya keputusan itu tidak sebulat suara, rekod yang mana ahli lembaga itu membantah, yang menafikan (dan nota jika tanggungan itu disebabkan oleh potensi konflik kepentingan).
Walaupun anda tidak perlu merekodkan setiap tamparan, atau siapa yang mengatakan apa. Tetapi harus ada maklumat yang cukup dalam beberapa minit untuk mencerminkan semangat perbincangan.
Mesyuarat Lembaga Terlalu Panjang
Tiada siapa yang suka mesyuarat lama, tetapi ada beberapa cara untuk memendekkan mesyuarat dan minit. Anda mungkin mahu menjimatkan masa mesyuarat lembaga dengan membuat agenda persetujuan. Pada asasnya, agenda ini adalah senarai isu-isu yang boleh ditangani dengan cepat tanpa perbincangan. Senarai itu mungkin termasuk minit dari mesyuarat sebelumnya, kewangan, dan laporan dari jawatankuasa atau CEO.
Agenda persetujuan, dan laporan dan maklumat lain, mestilah diedarkan sebelum mesyuarat supaya ahli-ahli mempunyai peluang untuk membacanya. Kemudian, pada mesyuarat, agenda persetujuan adalah sebahagian daripada proses mesyuarat. Mana-mana ahli lembaga boleh menimbulkan persoalan atau keprihatinan mengenai agenda persetujuan, tetapi jika tidak ada masalah, agenda persetujuan keseluruhan boleh diundi pada satu masa.
Jenis Keputusan Yang Salah
Lembaga korporat membuat keputusan mengenai dasar keseluruhan. Keputusan sehari-hari dibuat oleh eksekutif perbadanan berdasarkan dasar itu. Kadang-kadang papan melampaui batas dan cuba membuat keputusan yang paling baik untuk pengurusan.
Tidak meluluskan minit
Ia menggoda, dalam keramaian dan kesibukan mesyuarat lembaga, lupa meluluskan minit. Tetapi, penting untuk memastikan minit itu betul-betul mencerminkan kedua-dua surat dan semangat mesyuarat. Minit dianggap "draf" sehingga diluluskan.
Tidak Menyimpan Rekod Minutes Mesyuarat
Setelah semua masalah anda pergi untuk memastikan minit yang baik untuk perbadanan anda, jangan lupa untuk menyimpan minit mesyuarat korporat anda di tempat yang selamat dan mudah diakses. Sediakan proses untuk menyimpan minit dalam buku rekod korporat, atau "di awan," dalam fail yang dilindungi kata laluan.
Lupa untuk Mengakui Peranan Setiausaha Syarikat
Kebanyakan tugas yang berkaitan dengan minit korporat datang di bawah domain setiausaha syarikat itu. Menjadi setiausaha korporat yang baik adalah seni, dan individu-individu ini sering tidak diakui cukup. Katakan "terima kasih" kepada orang ini dengan kerap.
Tidak termasuk Peguam sebagai Penasihat kepada Lembaga Pengarah anda
Maklumat dalam artikel ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat cukai atau undang-undang, dan pengarang bukanlah seorang pengacara. Sama ada perbadanan anda adalah peribadi atau awam (dengan saham awam yang didagangkan), anda harus mempunyai seorang peguam menasihati anda tentang cara mengambil minit korporat, dan menghadiri mesyuarat penting lembaga untuk memastikan anda dan lembaga anda dilindungi.